Heb je je ooit afgevraagd waarom project management belangrijk is?

Als je nog nooit met een projectmanager gewerkt hebt, kun je snel in de verleiding komen om op die kosten te besparen en een project zelf te managen. Projectmanagement kan tenslotte een flinke financiële kostenpost zijn, dus waarom zou je het niet zelf doen?

Maar daarmee zou je een fout begaan.

Een goede projectmanager is het cement dat een project bij elkaar houdt en zorgt dat op tijd en binnen het budget aan de kwaliteitseisen en doelstellingen voldaan wordt. Volgens het Project Management Institute (PMI) melden organisaties die projectmanagement onderschatten dat gemiddeld 50% meer van hun projecten compleet mislukken. Vijftig procent.

Mislukte projecten kunnen je initiatieven snel laten ontsporen en de groei van je bedrijf vertragen of zelfs onmogelijk maken.

Project management is meer dan alleen deadlines bijhouden en een budget vaststellen. Een goede project manager houdt een project van begin tot eind onder controle door te zorgen dat initiatieven en doelen strategisch op elkaar afgestemd zijn, het project de steun van stakeholders heeft en iedereen op dezelfde lijn zit.

Er zijn veel tools die helpen bij het effectief managen van producten. Lucidchart helpt je om visueel te werk te gaan tijdens alle fases van het project. Breng stakeholders in kaart, werk uitgebreide projectplanningen uit en visualiseer je organisatiestructuur zodat je de juiste mensen kun inzetten voor elk project. Ontdek meer over de project management software van Lucidchart.

Wat is project management?

Om te kunnen begrijpen waarom projectmanagement belangrijk is, moeten we eerst definiëren wat het precies is.

PMI definieert projectmanagement als 'het toepassen van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken op projectactiviteiten om aan de projectvereisten te voldoen'. Een eenvoudige projectmanagementcyclus omvat vier fasen:

• Beginfase
• Planning
• Uitvoering
• Afsluiting

Met andere woorden: projectmanagement heeft als doel een project zodanig te plannen en te beheren dat de vereiste doelen en resultaten behaald worden. Daarbij gaat het onder andere om het identificeren en managen van risico's, het zorgvuldig beheren van resources, slim budgetteren en duidelijk communiceren tussen diverse teams en stakeholders.

Waarom is project management belangrijk?

Omdat projecten vaak complex zijn en er veel stakeholders bij betrokken zijn, is een projectmanager die het initiatief leidt en iedereen op dezelfde lijn houdt essentieel voor het slagen van het project.

Sterker nog: PMI ontdekte dat organisaties die gebruikmaken van welke projectmanagementmethodologie dan ook, beter in staat zijn binnen het budget te blijven, deadlines te halen en te voldoen aan de verwachtingen op het gebied van reikwijdte, kwaliteitsnormen en voordelen.

Nog niet overtuigd?

Lees dan deze zes redenen waarom je aan projectmanagement zou moeten doen.

1. Realistische projectplanning

Het belang van projectplanning kan niet genoeg benadrukt worden. Organisaties overschatten vaak hoe snel ze resultaten kunnen behalen en/of onderschatten de kosten, waardoor het risico toeneemt dat een project mislukt.

Een goede projectmanager kijkt naar het grote plaatje en stelt realistische en haalbare doelen, budgetten en tijdlijnen. Zonder zorgvuldig management kan een project al snel ontsporen nog voordat het van start gegaan is.

Om realistische doelen, budgetten en tijdlijnen te kunnen stellen, communiceert de projectmanager met diverse stakeholders om inzicht te krijgen in de strategische prioriteiten en de zakelijke doelen van het initiatief. Aan de hand van die research stelt de projectmanager vervolgens een projectplan op dat rekening houdt met deze prioriteiten, de beschikbare tijd en het budget. Dit proces omvat kostenraming, resourcebeheer en risicobeoordeling.

2. Duidelijke focus en doelen

Een gebrek aan duidelijke doelen was in 2017 de meest voorkomende reden voor het mislukken van projecten. Projectmanagers helpen organisaties om duidelijke prioriteiten te stellen en projectdoelstellingen te definiëren.

Als het projectmanagement aan het team zelf overgelaten wordt, kunnen reikwijdte en doelen gemakkelijk uit het zicht raken. Gebrek aan focus kan leiden tot verwaterde scope, gemiste deadlines en budgetoverschrijdingen.

Zonder projectmanager die de projectplannen en deeltaken overziet, worden potentiële risicofactoren door veel teams over het hoofd gezien. Als teams projectrisico's niet direct aanpakken, kan dat ertoe leiden dat ze prioriteit geven aan de verkeerde taken.

Een goede projectmanager houdt al deze factoren in de gaten, zodat het team zich op het juiste moment op de juiste taken kan concentreren en de koers eventueel kan aanpassen.

3. Strategische afstemming

Een van de belangrijkste redenen voor het gebruik van projectmanagement, is het afstemmen van projecten op de bedrijfsstrategie. Mark Langley, directeur en CEO van PMI, waarschuwt: "Als je organisatie niet goed is in projectmanagement, loop je uiteindelijk een te groot risico dat je je strategie niet kunt realiseren."

Met andere woorden: projectmanagement is een facilitator van je bedrijfsstrategie. Dus als je het niet toepast op je initiatieven, loop je een essentiële groeimogelijkheid mis.

Doordat projectmanagers de planning en uitvoering van een project overzien, zorgen ze dat alle doelen, taken en mijlpalen van het project overeenstemmen met de strategie van de organisatie. Met strategische afstemming op elk niveau van het project houd je alle stakeholders op een lijn en zorg je dat je initiatieven bijdragen aan de ontwikkeling van de organisatie.

4. Beheerd proces

Projectmanagement is een proactief proces dat erop gericht is de juiste mensen de juiste taken op het juiste moment te laten uitvoeren. Zonder vaste projectmanagementmethode werken veel teams reactief door problemen aan te pakken als die zich voordoen, in plaats van meteen vanaf het begin proactief rekening te houden met bekende risico's en de doelen en parameters van het project te bepalen.

Projectmanagers kunnen projecten opdelen in beter behapbare onderdelen voor teams. Door het project in een helder proces van toegewezen taken, mijlpalen en deadlines op te splitsen, kunnen projectmanagers hun teams efficiënter aansturen en flexibeler op problemen reageren.

5. Kwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole is een essentieel onderdeel van projectmanagement. Je kunt je project op tijd en binnen het budget afronden, maar het wordt toch als mislukt beschouwd wanneer het niet aan de kwaliteitsnormen voldoet.

Helaas is dit een al te vaak voorkomende valkuil. Teams staan onder grote druk om een project op tijd en binnen het budget af te ronden. En dat kan leiden tot slordig haastwerk.

Daar kunnen projectmanagers bij helpen. Ze houden niet alleen deadlines en doelen in de gaten, maar letten ook op of projecttaken goed uitgevoerd worden. Projectmanagers helpen bij het definiëren van uitkomsten en kwaliteitsnormen, zodat iedereen precies weet wat de bedoeling is.   

6. Lagere kosten

In 2018 werd volgens PMI 9,9% van elke geïnvesteerde dollar verspild door slechte projectprestaties, oftewel 99 miljoen van elke geïnvesteerde miljard dollar.

Projectmanagement verlaagt de projectkosten door de efficiëntie te verbeteren, risico's te beperken en resources te optimaliseren. Zelfs ondanks de extra kosten van een projectmanager valt er dus voor organisaties veel winst te behalen.

Blijf op koers met project management templates van Lucidchart

Voor het succes van een project kunnen de juiste tools een groot verschil maken. Lucidchart is een diagramoplossing in de cloud waarmee projectmanagers en hun teams hun projecten kunnen plannen, volgen en uitvoeren.

Je kunt Lucidchart gebruiken om verschillende te maken voor elke fase van je project, zoals:

• Projectchecklists
• Projecttijdlijnen
• Gantt-diagrammen
• Processtroomdiagrammen
• Sprint-tijdlijnen
• Dashboards voor projecten

Je kunt je eigen dashboards en diagrammen gemakkelijk aanpassen met kant-en-klare sjablonen en uitgebreide vormbibliotheken. Pas voorwaardelijke opmaak toe en koppel gegevens rechtstreeks aan je document, zodat je de projectvoortgang in real time kunt volgen.

Met het juiste projectmanagement en de juiste resources maak je van elk project een succes.