2. Identifica el estado futuro ideal
Una vez que tengas el panorama general y comprendas cómo funciona actualmente tu equipo u organización, debes ser idealista. ¿Dónde te gustaría estar? ¿Qué debería suceder, pero no es así? No te preocupes todavía por cómo lo lograrás. Ese es el siguiente paso. En este momento, el cielo es el límite, y deberías soñar a lo grande.
Tal vez tengas un equipo de marketing excepcional que subcontrata todo el contenido, pero después de realizar una auditoría de contenido, te das cuenta de que tu marca ya no es cohesiva porque la maneja un grupo diverso de trabajadores externos. Tu sueño podría ser retomar el control del proceso de creación de contenido para recuperar la identidad de tu marca.
Otro ejemplo podría ser el de un almacén que necesita cumplir con ciertas normas de seguridad, pero los gerentes de producción y de recursos humanos deciden que quieren hacer más que cumplirlas. Su ideal sería superar las normas establecidas para poder atraer y retener a trabajadores más talentosos y dedicados.
En ambos casos, el desempeño actual claramente se queda corto o debe cambiarse. Pero, en lugar de avanzar a ciegas o dar una solución provisional, imaginar la situación ideal te ayudará a alcanzar un potencial superior. Una buena herramienta de análisis de deficiencias en este caso sería un tablero de lluvia de ideas o un mapa mental para capitalizar realmente la creatividad de tu equipo.
Pero ¿cómo llegas realmente al ideal? Ahí es donde entra en acción el trabajo arduo.
3. Encuentra la deficiencia y analiza las soluciones
Si realizas los dos primeros pasos de forma aislada, no obtendrás grandes resultados: la situación actual puede parecer ineludible, y los objetivos pueden parecer muy altos e inalcanzables. Sin embargo, al juntarlos, se pone en evidencia lo que falta entre tu rendimiento y tu potencial. También debes decidir qué soluciones resolverán la deficiencia con mayor eficacia.
Regresando a nuestro ejemplo anterior sobre un equipo de marketing (paso 2), un análisis de deficiencias plantearía la siguiente pregunta: ¿Cómo pasamos de una voz de marca desordenada a una unificada y que esté bajo nuestro control?
Se presentan varias soluciones para resolver esta deficiencia, pero no todas se realizan de la misma manera:
- Podrías volver a incorporar la creación de contenido contratando a más redactores de tiempo completo, lo que sería más costoso que emplear trabajadores independientes.
- Podrías reevaluar a todos tus trabajadores independientes para determinar a quiénes vale la pena mantener y quiénes no cumplen con tus estándares. Esta opción requeriría algo de tiempo y podrías quedarte con una cantidad de trabajadores independientes que no sea suficiente para atender tus necesidades.
- Podrías ajustar las pautas de creación de tu marca y volver a capacitar a tus trabajadores independientes. Esta opción también requeriría tiempo y no garantiza que mejore el contenido creado por ellos.
Si el control garantizado es lo más importante, la primera solución es la mejor. Por otro lado, si el costo encabeza la lista, la primera solución quedará descartada y tu equipo podría elegir la segunda o la tercera. En este caso, una herramienta de análisis de deficiencias útil sería un árbol de decisiones, ya que calcula los costos y los beneficios en función de la probabilidad condicional.
Al final, la forma de corregir la deficiencia dependerá de las prioridades organizativas y de equipo. Trabajen juntos para encontrar lo que funcione mejor.
4. Elabora y pon en marcha un plan para corregir la deficiencia
Después de revisar las posibles formas de corregir la deficiencia y decidir cuál sería mejor, es probable que también debas convencer a otras personas de tu organización al respecto. Los cambios que implementarás también pueden afectar a otros equipos y departamentos, por lo que es importante elaborar un plan.
Establece una estrategia clara y objetivos que puedan lograrse para ayudarte a actualizar tu transición y que todos participen.
Por ejemplo, cuando la presentes ante la dirección o los ejecutivos, ten un cronograma o un calendario para implementar los cambios previstos. También puedes crear un plan de acción más completo que asigne tareas específicas a equipos o personas.
Sigue leyendo acerca de la administración de cambios organizacionales o utiliza las herramientas descritas a continuación para ayudarte durante este proceso de análisis de deficiencias.
¿Cuáles son las herramientas de análisis de deficiencias
Existen muchas herramientas que te ayudarán a corregir la deficiencia. Sea cual sea la herramienta que elijas, visualiza y documenta cada paso de tu análisis de deficiencias para que tu organización siga avanzando.
Análisis FODA
El análisis DAFO es quizás uno de los activos de marketing de libros de texto más antiguos. DAFO significa debilidades, amenazas fortalezas y oportunidades. Puedes realizar un análisis DAFO tanto cuantitativa como cualitativamente. Este proceso te ayudará a determinar las amenazas internas y externas que tiene tu organización, y ver dónde y cómo te destaca frente a la competencia.
