Cómo dominar las actas de las reuniones

Las actas de reuniones, a veces denominadas MoM por sus siglas en inglés (Minutes of the meeting) o simplemente "actas", documentan lo que ocurre durante una reunión: decisiones, próximos pasos, resultados y más. Son resúmenes importantes para consultar más adelante y recordar lo sucedido durante una reunión en particular.

Curiosamente, el término “actas de reuniones” no se llama así por la medida del tiempo a la que se refiere. En realidad, la frase probablemente deriva del término latino “minuta scriptura”, que literalmente se traduce como “escritura pequeña” y podría referirse a la naturaleza sucinta de las actas de las reuniones. Pueden ser “pequeñas”, pero pueden afectar considerablemente la efectividad de tus reuniones.

El impacto de las actas de reuniones

Con demasiada frecuencia, las actas de las reuniones se registran como una formalidad, sin un enfoque intencional. En realidad, documentar estratégicamente las actas de cada reunión ofrece muchos beneficios. A continuación, verás algunas razones:

1. Las actas de reuniones aumentan la confianza del equipo y fomentan la credibilidad

Compartir las actas de una reunión importante es una forma de inclusión para quienes no pudieron asistir. Esta práctica fomenta la confianza y permite que todos participen, lo que inspira credibilidad en el equipo y permite que los miembros trabajen juntos con confianza.

2. Las actas de reuniones promueven la rendición de cuentas

¿Alguna vez saliste de una reunión y te diste cuenta de que las conclusiones no fueron tan claras como creías inicialmente? Quizás tienes dudas sobre si eres responsable de alguna acción o si no estás seguro de los pasos a seguir. Unas actas exhaustivas eliminan este tipo de incertidumbre. Garantizan que todos sepan de qué son responsables, reducen la falta de comunicación y, en última instancia, promueven la rendición de cuentas entre las partes interesadas.

3. Las actas de reuniones ofrecen protección legal

En caso de una auditoría o investigación imprevista, las actas de las reuniones pueden servir como documentación vital para aclarar los hechos ocurridos durante una sesión. Actúan como registro de lo sucedido, y resuelven cualquier posible discrepancia que pueda surgir.

Actas de reuniones vs. notas de reuniones vs. agendas de reuniones

Es fácil sentirse confundido por los diferentes tipos de documentación de la reunión. Puedes sentir que una agenda puede servir inherentemente como un acta de la reunión. O puedes confundir las actas de las reuniones con las notas. En realidad, las actas, las agendas y las notas son tres formas distintas de documentar reuniones que sirven para diferentes propósitos.

Una agenda ofrece un esquema de temas antes de una reunión. Las agendas preparan a los participantes y guían el desarrollo de la sesión una vez que comienza, para no olvidarse de los puntos clave. Sin embargo, las actas de las reuniones no se registran hasta que la reunión realmente comienza. Documentan los puntos clave y las decisiones que se tomaron. Las actas también se organizan tradicionalmente por importancia o relevancia, mientras que las agendas se organizan cronológicamente.

Las notas de la reunión son similares a las actas de reuniones, pero la diferencia más significativa es el enfoque. Las notas son más informales y, con frecuencia, se toman para uso personal. Por otro lado, las actas de reuniones están organizadas de manera más formal y estratégica con la intención de que se compartan con los demás.

Actas de reuniones en un entorno híbrido

Las actas de las reuniones son esenciales tanto para las reuniones de equipo presenciales como para las virtuales. Aquí hay un par de aspectos a tener en cuenta sobre las diferencias:

• Si bien grabar la reunión puede ser beneficioso en ambos sentidos, es fundamental para las reuniones remotas, con el objetivo de llenar los vacíos causados por problemas técnicos inesperados, como si tu pantalla se congela o se corta Internet.

• Recuerda probar la tecnología antes de que comience la reunión. Necesitarás altavoces y una buena conexión a Internet para seguir y tomar notas precisas. Verifica la calidad del audio y de Internet con tiempo suficiente para solucionar cualquier problema. 

Los entornos de trabajo híbridos imposibilitan las reuniones presenciales fuera de línea. Pero aunque algunos puedan dudar en organizar una reunión importante en línea, ¡su calidad y eficacia pueden ser igual de importantes! Considera una solución de colaboración visual como Lucid para ayudarte con las actas de las reuniones. El lienzo flexible de Lucid te permite documentar una reunión sin problemas, organizar notas, asignar los pasos a seguir y las acciones, y compartir las actas posteriormente.

Estilos de actas de reuniones

Hay diferentes formas de abordar la toma de actas de reuniones. Aquí hay tres estilos para considerar:

• Actas de acción: Las actas de acción se centran en los puntos más críticos de las reuniones, como las decisiones tomadas y las acciones que se tomaron. Este estilo generalmente omite muchos detalles para que las actas se puedan revisar y comprender con rapidez. Con frecuencia, verás este estilo en reuniones de juntas o consejos.

• Actas de discusión: En lugar de solo los puntos clave, las actas de discusión atribuyen ideas a individuos específicos e incluyen notas sobre la deliberación para una documentación más completa. Las actas de discusión son generalmente el estilo que se utiliza en una reunión de negocios promedio.

• Actas textuales: Las actas textuales no se utilizan tradicionalmente en un entorno profesional y es más probable que se vean en procedimientos legales o audiencias públicas. Son una transcripción palabra por palabra de la reunión, típicamente tomada por un profesional designado que puede escribir en taquigrafía para capturar todo.

Cómo redactar actas de reuniones

Siéntete libre de adoptar tu propio proceso y estilo al redactar las actas de las reuniones. Aquí tienes algunos pasos básicos para empezar.

1. Decide cómo vas a organizar tus notas 

Piensa en cómo organizar tus notas. Se trata de encontrar el mejor método y estilo para ti y para tu equipo. Empezar con una plantilla de actas de reunión puede facilitar este primer paso.

2. Empieza con lo básico

Para empezar, anota los detalles al inicio de la reunión. Incluye la fecha, la hora y el lugar. Agrega los asistentes y anota si hay alguna ausencia. Si la reunión es grande o no estás seguro de los nombres de todos, considera distribuir una hoja de asistencia.

3. Documenta las actas de reuniones

¡A escribir! Anota cualquier dato importante para recordar después, como las decisiones tomadas, los próximos pasos asignados y las acciones realizadas. Incluye detalles como fechas clave, temas de seguimiento o conclusiones de la sesión en general. No olvides incluir cualquier tema de discusión pendiente que debas abordar posteriormente.

Si se presentan recursos (documentos, presentaciones u otros enlaces pertinentes) durante la reunión, toma nota para recordar solicitarlos y adjuntarlos a tus actas más adelante. 

4. Edita las actas de las reuniones

Independientemente de lo estratégico que hayas sido al tomar las actas de la reunión, tendrás que hacer algunas ediciones después. Revisa tus notas. Deben ser claras, fáciles de seguir y estar bien organizadas. Agrega contexto adicional, adjunta enlaces a cualquier documento presentado y omite cualquier nota que parezca irrelevante o redundante.

No olvides corregir y revisar desde la perspectiva de alguien que no pudo asistir, y asegúrate de que las actas se puedan seguir con claridad.

5. Comparte las actas de las reuniones

Algunas organizaciones requieren una aprobación formal de las actas de reuniones completadas para verificar si hay discrepancias antes de compartirlas, así que no olvides este paso fundamental si te corresponde.

Después de que todo esté pulido y aprobado (cuando sea necesario), es momento de compartirlo con tu equipo. Lucid facilita el intercambio, con opciones para agregar colaboradores directamente al tablero, copiar un enlace o incluso exportar el tablero y compartirlo como documento.

Consejos para crear actas de reuniones efectivas

Aunque puedes adaptar la forma en que tomas notas de la reunión según las necesidades de tu organización, aquí hay algunas consideraciones útiles que debes tener en cuenta:

1. Solicita aclaraciones en la reunión: Si no estás seguro de lo que se decidió en una discusión o no pudiste entender a un orador, no dudes en preguntar. Esta es la única forma de garantizar que las actas de la reunión sean precisas y útiles.

2. No exageres: Las actas de la reunión no deben ser un guion palabra por palabra de los procedimientos de la reunión, a menos que se soliciten específicamente actas textuales. Es fácil exagerar, pero mantenlo claro y sencillo. Quédate con las decisiones tomadas, los elementos de acción y los pasos a seguir.

3. Establece normas de estilo: Inicialmente, querrás probar diferentes estilos y técnicas para determinar la mejor manera de registrar las actas de las reuniones en tu organización. Pero una vez que lo hagas, crea una guía de estilo uniforme para mantener la consistencia entre los documentos.

Crea actas de reuniones con Lucid

Independientemente de cómo hagas las actas, estas pueden ser una herramienta valiosa para la responsabilidad y la transparencia de tu equipo. Lucid puede ayudarte con cada paso del proceso, desde plantillas que inician tu trabajo hasta funciones de colaboración que facilitan agregar contexto y recibir comentarios. Crea, edita y comparte actas de reuniones sin problemas en Lucid para una mayor visibilidad y eficiencia

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