Administración eficiente de recursos

¿Como establecer una estrategia de administración de recursos humanos?

Tiempo de lectura: aproximadamente 8 min

Publicado por: Lucid Content Team

Todas las empresas hacen negocios para generar más dinero del que gastan. Y para lograr esto, todo lo que necesitas hacer es tener claro lo siguiente:

  • Qué producto vas a vender
  • Quién lo va a comprar
  • Cuánto cuesta fabricarlo
  • Cuántas personas se requieren para fabricarlo
  • Qué materiales necesitas para fabricarlo
  • Cómo lo vas a distribuir
  • Cuánto le vas a cobrar a tus clientes

Una vez que tengas conocimiento de todo lo anterior, lo único que debes hacer es elaborar productos innovadores y de alta calidad de la manera más rápida y eficiente posible. Pero además, todo esto lo debes hacer procurando al mismo tiempo mantener contentos a los clientes, los distribuidores, la gerencia, los empleados y todas las partes interesadas sin salirte del presupuesto.

Suena muy fácil, ¿verdad? Todos deberíamos comenzar a hacer negocios mañana mismo. 

Por si acaso no se logra percibir el sarcasmo en el texto, obviamente estamos bromeando. Nada de este proceso es fácil, pero para poder dirigir un negocio de forma exitosa, necesitas llegar a ese punto en el que ganes más dinero del que gastas. Pero, ¿y cómo lograrlo?

La importancia de la administración eficiente de recursos  humanos s crucial para garantizar el éxito de tu empresa.

Características de la administración de recursos humanos

El concepto de la administración de recursos —los materiales, equipos, herramientas y personas que se emplean para completar un proyecto— consiste en efectuar una planificación, programación y asignación adecuadas para elaborar productos y servicios de manera eficaz.

Una administración eficiente de recursos implica la comprensión de la misión y los objetivos de tu empresa para destinar los recursos apropiados a las tareas y proyectos que cumplirán con dichos objetivos. Esta también incluye:

  • Mantener y actualizar los equipos actuales
  • Adquirir nuevas herramientas según sea necesario
  • Crear u optimizar procedimientos
  • Elaborar e impartir programas de capacitación para garantizar que los empleados sigan los procedimientos
  • Saber cuándo contratar nuevo personal

¿Cuál es la importancia de la administración de recursos humanos?

La administración de recursos de un proyecto tiene como finalidad ser eficientes y lograr hacer más con menos. No solo se trata de contar con suficiente gente y recursos para realizar un trabajo, sino de encontrar un equilibrio adecuado y aprender a identificar qué herramientas, personas y procesos es conveniente destinar para completar los proyectos y alcanzar los objetivos de la empresa. 

Una administración eficiente de recursos te puede ofrecer las siguientes ventajas:

  • Completar las tareas a tiempo y cumplir los plazos: la implementación de un plan de administración de recursos puede ayudarte a tomar decisiones acertadas que te proporcionen todo lo necesario para terminar los proyectos a tiempo.

  • Aumentar la motivación y productividad de los empleados: tu personal necesita sentirse desafiado para ser más productivo y estar más contento. Pero si se le desafía demasiado, una mayor carga de trabajo puede provocar agotamiento, estrés y disminución de la productividad. Encontrar el equilibrio adecuado entre la carga de trabajo, los recursos y la calidad del producto puede aumentar la motivación y retención de los empleados. 

  • Reducir o evitar problemas imprevistos: cuando conoces a tu personal, sus competencias y qué recursos están disponibles, tienes una mejor idea de cómo asignarlos adecuadamente para maximizar la eficiencia. De este modo, puedes abordar mejor lo relativo a brechas de competencias y problemas imprevistos antes de que se produzcan o bien, hacerlo con mayor rapidez una vez que surjan.

  • Ofrecer transparencia: la administración de recursos permite a todos ver quién está trabajando en qué y les da un panorama más claro del rol que tiene su trabajo en el proyecto en general. También permite tener una mejor idea de las capacidades del equipo y de cada persona, de modo que puedas reasignar rápidamente los recursos para equilibrar las cargas de trabajo cuando sea necesario. 

  • Medir la eficiencia: la información obtenida de un plan de administración de recursos puede ayudarte a medir el desempeño y la eficiencia de los recursos. Por ejemplo, te permite saber si el proyecto se puede completar con menos recursos o si vas a necesitar contratar más personal o adquirir equipo nuevo. Estos datos facilitan la estimación y previsión de lo que se requerirá la próxima vez.

Consejos para superar los desafíos de la administración de recursos

A continuación te compartimos algunos métodos de evaluación de la administración de recursos humanos que te pueden ayudar a empezar.

Centraliza los datos de tu administración de recursos

La visibilidad y la transparencia son fundamentales para una administración eficiente de recursos. Asegúrate de que los miembros del equipo y las partes interesadas puedan acceder fácilmente a tus planes cuando deseen saber cómo va el proyecto.

Crea un único grupo de recursos

Mantén un solo grupo de recursos para toda la empresa que esté disponible para las personas involucradas. Guárdalo en una ubicación de fácil acceso para que lo pueda ver cualquier persona que necesite saber qué recursos están disponibles y dónde están asignados los otros. Tener grupos de recursos por separado puede resultar confuso y dificultar el seguimiento de quién está asignado a qué y dónde.

Conoce cuáles son las competencias de tu personal

Recuerda que tus empleados también son recursos. Es importante que conozcas cuáles son sus habilidades para que los puedas asignar fácilmente donde más se necesita. Crea una lista o base de datos de las competencias de cada miembro del equipo para que te ayude a determinar qué persona es la más adecuada para realizar una determinada tarea. 

Considera la posibilidad de realizar un análisis de la brecha de competencias para evaluar si tu equipo cuenta con todas las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa.

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Identifica quiénes son tus mejores colaboradores

Usa la regla del 80/20, que identifica el 20 % de los recursos que generan alrededor del 80 % de los efectos en el proyecto. Estos son los recursos (normalmente personas) que son más demandados para realizar el trabajo. Procura planificar tu trabajo en torno a la disponibilidad de estos recursos para reducir los posibles cuellos de botella y obstáculos.

Contrata a un gerente destinado a los recursos

Dependiendo del tamaño de tu empresa, puede ser que necesites tener a una persona o equipo de personas para encargarse específicamente de la administración de los recursos (aparte de los gerentes de proyecto). Esto facilita el seguimiento y la administración de todos los recursos disponibles a la vez que permite realizar ajustes sobre la marcha. Si tienes un equipo de gerentes de recursos responsables de diferentes divisiones o ubicaciones geográficas, asegúrate de que todos tengan acceso al mismo conjunto de recursos disponibles desde una ubicación centralizada.

Colabora para aumentar la productividad

No intentes hacerlo todo por tu cuenta. Trabajar con otros gerentes y miembros del equipo para tener mayor conocimiento de qué recursos están disponibles aumenta la productividad y puede dar lugar a mejores ideas y decisiones. Utiliza un software de administración de recursos o soluciones de colaboración visuales como Lucidchart para que todo sea visible para las partes involucradas y que tengan la oportunidad de compartir ideas. 

Usa elementos visuales para la administración de los recursos

La mayoría de las personas aprenden y retienen mejor los conocimientos cuando se utilizan medios visuales. Considera utilizar los siguientes elementos para comprender mejor qué trabajo se requiere, hacer un seguimiento del estado del trabajo que cada quien está realizando y reasignar los recursos donde se necesite:

Diagrama PERT: calcula plazos razonables en función de las dependencias y del tiempo estimado que se requiere para completar cada tarea. 

Ejemplo de un diagrama PERT
Ejemplo de diagrama PERT (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

Estructura de desglose del trabajo: divide el proyecto en partes manejables para tener una mejor idea de dónde puedes asignar los recursos.

ejemplo de estructura de análisis de trabajo
Ejemplo de una estructura de desglose del trabajo (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

Tablero Kanban: divide el proyecto en categorías de trabajo por hacer, trabajo en curso y trabajo terminado. Supervisa el progreso del trabajo y realiza los ajustes necesarios.

Tablero Kanban básico con priorización
Tablero Kanban básico con priorización (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

Tablero Scrum: haz un seguimiento visual del trabajo en sprints cortos e incrementales. Esta herramienta es similar al tablero Kanban, pero suele dividirse por historias de usuario.

Ejemplo detallado de panel de tareas scrum
Ejemplo de tablero de tareas detalladas en Scrum (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

Diagrama de carriles: este es un tipo de diagrama de flujo que muestra quiénes son responsables de realizar determinadas tareas en un proceso. Te permite hacer un seguimiento del trabajo a medida que avanza y este se reparte entre los carriles.

diagrama de flujo con carriles
Diagrama de flujo con carriles (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

El concepto de la administración de recursos humanos nunca abarca un todo. Esta es una actividad que necesitas tener en cuenta para cada proyecto. La administración y el mantenimiento de los grupos y planes de recursos te permiten conocer mejor qué está disponible y qué podrías necesitar para el siguiente proyecto. Una administración eficiente de recursos te garantiza que siempre tengas los recursos suficientes para cada tarea y proyecto.

Investiga más a fondo qué elementos visuales te pueden ayudar a administrar fácilmente los recursos y proyectos.

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