Si bien cada bitácora de conflictos puede tener un aspecto diferente, existen componentes clave que ayudarán a garantizar la ágil resolución de inconvenientes, situaciones caóticas y problemas. Cerciórate de incluir la siguiente información:
- Tipo de conflicto: describe el problema que se te presentó. ¿Se trata de un problema técnico? ¿Una falla del equipo? ¿Una dificultad en el proceso de comunicación?
- Nombre de la persona que identificó el conflicto
- Hora y fecha en que se identificó el conflicto
- Descripción del conflicto y sus posibles impactos
- Nivel de prioridad del conflicto: asigna niveles prioritarios con base en el grado de amenaza que supongan los riesgos para el éxito de un proyecto. Los conflictos de alta prioridad pueden desviar un proyecto por completo. Los de prioridad media afectan considerablemente el éxito del proyecto, pero no lo detienen en su totalidad. Los de baja prioridad no afectan los objetivos o procesos fundamentales, pero podrían crear un conflicto mayor si se ignoran durante mucho tiempo.
- Nombre de la persona responsable de implementar una resolución: esta persona puede ser el integrante del equipo que, de hecho, resuelve el conflicto o bien, un integrante del equipo que supervisa el proceso de resolución, asignándoselo a otros y llevando un control del avance.
- Plazo para la resolución
Asimismo, puedes incluir un área para registrar la situación del proceso de resolución, graficar desde cuándo se notificó e investigó el conflicto hasta cuándo se implementó y resolvió. Por ejemplo, puedes anotar la fecha en la que asignaste el conflicto a un integrante del equipo, la fecha en que alguien empezó a resolver problemas para localizar el origen del problema o las soluciones sugeridas y las que se eligieron.
Deja espacio para informar cómo se resolvió el proyecto, manteniendo un registro de cada paso en el proceso de resolución de problemas. Este registro ayudará a tu equipo a ver tanto los patrones de los riesgos como las mejores soluciones comprobadas para resolverlos.
Enfrenta los conflictos con Lucidchart
Recuerda que cada proyecto que emprende tu equipo conllevará riesgos y conflictos. Identificar y resolver riesgos antes de que inicie un proyecto es crucial para mantenerlo por buen camino, así que cerciórate de establecer un proceso de gestión de riesgos desde un principio.
Afortunadamente, también hay maneras de resolver rápida y eficazmente los conflictos que no pueden predecirse, pero que pueden surgir en el proceso de un proyecto.
Lucidchart cuenta con muchas plantillas para ayudarte a crear un proceso de gestión de conflictos antes de que inicie tu proyecto, incluida una bitácora de conflictos que te ayudará a identificar y resolver problemas, así como a darles seguimiento. La creación de estos procesos consume tiempo, pero considerando todo el tiempo (y dolores de cabeza) que te ahorran, vale la pena.
Prueba Lucidchart gratis hoy mismo
