Cómo crear un proceso de preventa exitoso

Un buen proceso de ventas depende de asignar los recursos adecuados a los lugares adecuados en el momento adecuado. Y un buen proceso de preventa puede ayudarte a conseguirlo.

Si bien suele ponerse la atención en las ventas para cerrar negocios, un proceso de preventa es fundamental para el éxito de cada oportunidad y de la organización de las ventas en general. Descubre cómo un buen proceso de preventa puede impactar en tus resultados de ventas y aumentar tus ganancias.

¿Qué es un proceso de preventa?

El proceso de preventa cubre todas las actividades que se realizan antes de cerrar la venta. Incluye tareas como estas:

• Identificación y calificación de clientes potenciales
• Investigación de productos
• Investigación de mercado
• Análisis de datos y clientes
• Preparación de guiones de llamada
• Identificación de soluciones para los puntos de dolor del cliente
• Elaboración de una propuesta única de venta
• Gestión de la calificación y las propuestas de ofertas

El objetivo del soporte de preventa es ayudar a los equipos de ventas y marketing a encontrar, ganar y renovar clientes. Un proceso de preventa bien aceitado tiene un papel crítico en la identificación y capitalización de oportunidades con socios nuevos y existentes y en la aceleración del proceso de ventas.

Preventa vs. venta

La preventa y la venta deberían coordinarse sin problemas, pero son roles y procesos distintos.

La preventa se centra en la investigación, la validación, la preparación y el desarrollo de clientes potenciales. Una vez que se califica y se desarrolla una oportunidad, preventa le pasa el cliente al equipo de ventas para cierre el trato.

En otras palabras, la preventa sienta las bases para que ocurra la venta.

Actividades de preventa	Actividades de venta
Identificación de posibles clientes	Llamadas de ventas y reuniones con clientes
Calificación de clientes potenciales	Seguimiento
Investigar	Negociación del contrato
Preparación y posicionamiento de la propuesta	Cierre
	Entablar relaciones

Por lo general, habrá cierta superposición e interacción entre los dos equipos y procesos. Tanto los equipos de preventa como los de venta deben trabajar juntos para identificar las mejores oportunidades y preparar propuestas exitosas.

La clave está en construir un proceso de ventas integrado que asigne los recursos adecuados a las personas adecuadas en el momento adecuado, para que todos tengan lo que necesitan para triunfar.

Cómo dominar el proceso de preventa

El proceso de preventa, esencialmente, sigue el proceso de venta básico, hasta el traspaso a los encargados de cerrar los tratos.

Un flujo de proceso de preventa se verá parecido a esto:

• Calificación de clientes potenciales
• Descubrimiento
• Demostración del producto
• Propuesta
• [Trato cerrado manejado por ventas]
• Implementación
• Seguimiento

Un buen proceso de preventa ayuda a la venta en cada etapa del camino.

Calificación de clientes potenciales

Encontrar clientes potenciales se ha vuelto más fácil con el avance de la tecnología digital y las soluciones de ventas. Sin embargo, tener más clientes potenciales no siempre significan que sean mejores.

Ahí es donde la preventa entra en juego.

Los equipos de preventa son expertos en análisis de datos y evaluación de clientes potenciales. Utilizan la tecnología de ventas y la opinión de los clientes para crear perfiles de clientes ideales y sus patrones de comportamiento, con el fin de identificar las oportunidades que tienen más probabilidades de concretarse. Calificar a los clientes potenciales garantiza que el equipo de ventas invierta su tiempo y recursos en las oportunidades más valiosas.

Descubrimiento de clientes

El siguiente paso en el proceso de preventa es el descubrimiento de clientes. Este es el momento en el que se establece el contacto inicial con el cliente, después de haberlo calificado.

La preventa suele encargarse del descubrimiento para saber exactamente qué busca el cliente y cuáles son sus desafíos particulares. Esta información es crucial para que el equipo de ventas comprenda cuál es la mejor manera de posicionar su solución de producto o servicio y desarrolle una propuesta que aborde mejor el problema del cliente.

Un equipo de preventa sólido contará con representantes de ventas expertos tanto en las soluciones de la empresa como en los negocios de los clientes.

Consejo profesional: recuerda que la venta de hoy en día no suele implicar a un solo comprador: los equipos de ventas tienen que crear consenso entre un comité de compradores. Los mapas de cuentas pueden ayudarte a visualizar el panorama de la organización e identificar a los responsables de toma de decisiones adecuados antes de enviar una propuesta. En Lucidchart, todas las notas de descubrimiento que agregues a tu mapa de cuentas se sincronizarán automáticamente con Salesforce.

Preparación y aprobación de propuestas

Una vez que un cliente potencial está calificado y validado, el equipo de preventa redactará una propuesta que describa los principales puntos de dolor del cliente y una solución personalizada.

En esta etapa, preventa colaborará con el equipo de ventas para revisar y aprobar la oferta para su presentación al cliente.

Este es un paso crucial tanto para la preventa como para la venta. El objetivo es dar forma a la conversación para posicionar la propuesta como la solución ideal. Gran parte de ese éxito depende de la capacidad de preventa para entender al cliente y ofrecer una propuesta personalizada que se ajuste a sus necesidades.

Consejo profesional: los elementos visuales, particularmente los diagramas del estado actual frente al futuro y los diagramas técnicos, pueden ayudar a los clientes potenciales a comprender cómo tu producto o servicio mejorará el flujo de trabajo de su empresa y cómo se implementará la solución. Mira un ejemplo de Okta.

Implementación y seguimiento

Aunque la preventa se centra mucho en el trabajo previo a una venta inicial, también desempeña un papel importante en la retención de clientes.

Una vez cerrado el trato, preventa trabaja con el equipo de ventas para garantizar la implementación exitosa de la propuesta y gestionar las necesidades del cliente a lo largo de la relación en curso.

Preventa continúa trabajando entre bastidores para hacer un seguimiento con el cliente e identificar futuras oportunidades de crecimiento, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la retención.

Buenas prácticas a la hora de crear un proceso de preventa

Si estás listo para implementar un proceso de preventa en tu organización, aplica las siguientes prácticas para garantizar una transición fluida y buenos resultados de ventas.

1. Crear una cultura de respeto mutuo y colaboración

Para que tu proceso de preventa se integre sin problemas en tus procesos de ventas generales, debes crear un entorno de respeto y colaboración.

Preventa y ventas tienen que trabajar juntos para capitalizar las oportunidades que se avecinan. Cuando crees un proceso de preventa para tu organización, busca formas de generar confianza entre los dos equipos y respeto por sus roles individuales.

2. Implementar un proceso claro

Un buen programa preventa no funcionará sin un proceso claro. Los miembros de tu equipo deben saber exactamente qué pasos deben seguir y las actividades correspondientes involucradas. Los pasos claros mantienen a todos en sintonía, lo cual es especialmente importante para procesos de ventas complejos.  

3. Definir roles y responsabilidades

Como parte de tu proceso, deberás definir las funciones y responsabilidades de cada equipo en cada etapa para evitar malentendidos, falta de comunicación y errores que podrían costarte oportunidades valiosas.

Además, puedes hacer un diagrama de las habilidades de los miembros del equipo y programar la disponibilidad. Eso ayudará a los líderes de ventas a asignar los recursos de personal de manera más eficaz, identificando qué representantes están más calificados para una tarea y quién tiene disponibilidad para aceptar nuevas asignaciones.

Cuando los gerentes pueden ver cómo se distribuyen el tiempo y el talento en todo el proceso, pueden tomar mejores decisiones sobre qué oportunidades priorizar.

4. Comunicar

Por último, ninguna organización de ventas será efectiva sin una buena comunicación entre los equipos. Los representantes de ventas y preventa deben comunicarse de manera clara y constante para comprender a sus clientes y ofrecer las mejores soluciones posibles.

Mantén a tus equipos alineados fomentando la comunicación desde el contacto con el cliente hasta el cierre de la venta.

Por qué necesitas un buen proceso de preventa

En última instancia, un buen proceso de preventa genera mayores ingresos y más clientes potenciales. De hecho, Harvard Business Review descubrió que las empresas con buenas capacidades de preventa logran sostenidamente tasas de obtención de clientes del 40 al 50 % en los nuevos negocios y del 80 al 90 % en la renovación de acuerdos.

Si defines tu proceso de preventa, puedes esperar obtener:

• Un aumento (y mejora) del número de clientes potenciales calificados
• Un ciclo de clientes potenciales más rápido
• Menores tasas de pérdida/mayor retención de clientes
• Un ROI más alto
• Satisfacción del cliente
• Una cartera de ventas más sólida

Además, un buen proceso de preventa puede ayudar a tu organización de ventas a identificar oportunidades de crecimiento antes que la competencia y aprovechar los datos y las opiniones del cliente para vender de la forma que ellos prefieren.

Profundizando en los datos y el comportamiento del cliente, los equipos de preventa se convierten en expertos en el mercado, la competencia y sus clientes potenciales en particular, lo que les permite crear propuestas personalizadas que aborden los puntos de dolor del cliente y anticipen sus propios desafíos y soluciones.

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