Qu’est-ce qu’un mémo ? Comment rédiger un mémo en six étapes simples

Pour beaucoup de personnes, les systèmes de messagerie électronique et de chat comme Slack sont le principal moyen de communication au travail. Mais avez-vous déjà reçu un mémo ? Sans doute, et vous pourriez même être amené à en rédiger un si ce n’est pas encore fait. 

La rédaction d’un mémo efficace est une compétence précieuse et un aspect important des communications internes. Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir sur les mémos, quand en envoyer un et comment les rédiger pour transmettre des informations rapidement et efficacement.

Qu’est-ce qu’un mémo et à quoi sert-il ?

Un mémo, abréviation de « memorandum », est un message axé sur un problème spécifique, qui propose des solutions ou des actions à suivre. Les mémos sont utiles pour communiquer des informations importantes dans un cadre professionnel, telles que des mises à jour de politiques ou des procédures. 

En règle générale, un mémo est destiné à un large public, par exemple à une organisation entière. Ses destinataires doivent être rapidement informés et comprendre facilement le plan d’action proposé. Les mémos doivent donc être directs, concis et faciles à lire.

Bien que les mémos se fassent rares, ils peuvent toujours être très pratiques, et il est utile de savoir dans quels cas le privilégier à un e-mail ou un autre type de message au travail.

Pourquoi envoyer un mémo ? 

L’objectif d’un mémo est d’informer et de persuader son destinataire en l’incitant à agir. Il doit fournir des informations, mettre en lumière un problème précis et proposer une solution. N’oubliez pas que les mémos sont destinés à la communication interne auprès d’un large public. 

Vous pouvez envoyer un mémo dans les situations suivantes : 

• Pour informer toute une organisation de changements internes 

• Pour mettre à jour les directives de sécurité ou d’autres politiques et procédures 

• Pour fournir des informations sur un événement à venir

• Pour partager l’avancement de projets qui impactent plusieurs équipes

• Pour diffuser des informations importantes

Contrairement aux communiqués de presse, lettres ou e-mails, les mémos sont adressés à plusieurs personnes en même temps et ne sont pas destinés à être partagés avec quiconque en dehors de l’organisation. Leur contenu doit être très succinct et aller droit au but, avec un titre formel et une formule de clôture.

Les différents types de mémos

Il existe de nombreux types de mémos en fonction de votre public et de l’objectif du message.

Les types principaux de mémos comprennent : 

• Les mémos d’information, souvent utilisés pour communiquer des annonces ou de nouvelles politiques. Ces messages ne nécessitent pas de réponse.

• Les mémos de demande qui sollicitent une action ou de l’aide. 

• Les mémos de confirmation, également appelés mémos de réponse, qui accusent réception de la demande. 

• Les mémos de directives ou d’instructions, qui fournissent des recommandations spécifiques que les employés peuvent suivre étape par étape pour une tâche ou une procédure donnée.

Il existe également des types de mémos spécialisés, tels que les rapports de terrain. En vérité, vous pouvez utiliser un mémo pour toute communication interne formelle.

Mémorandum juridique

Un mémorandum juridique diffère des mémos utilisés au quotidien. Même si vous n’êtes pas souvent amené à consulter des mémorandums juridiques, il est utile de les connaître et de comprendre que ceux-ci analysent de manière formelle une question juridique spécifique et fournissent des conseils à un client à ce sujet.

En matière de mémorandums juridiques, il existe une différence entre un protocole d’entente (MOU) et un protocole d’accord (MOA).

Un protocole d’entente (MOU) est un accord non contraignant qui n’est pas un contrat formel entre deux parties. Les MOU précèdent souvent des accords futurs et fournissent un cadre pour une compréhension mutuelle ou des négociations. A contrario, un protocole d’accord (MOA) est juridiquement contraignant et exécutoire. Chaque partie doit légalement remplir ses obligations telles que définies dans un MOA.

Comment rédiger un mémo attrayant et efficace en quelques étapes

Bien qu’il existe différents types de mémos, ils suivent tous le même format de base. N’oubliez pas de rester concis et de tenir compte du contexte professionnel.

Voici comment rédiger un mémo : 

1. Inclure un titre. Chaque mémo doit commencer par un titre formel précisant le destinataire, l’expéditeur, la date et l’objet.

2. Rédiger une formule d’introduction. Cette phrase, qui présente votre mémo, énonce votre objectif, identifie clairement le problème et décrit la solution proposée ou l’appel à l’action. En la lisant, vos lecteurs doivent pouvoir anticiper sans difficulté le contenu du reste du message. 

3. Ajouter du contexte. Dans la section suivante, fournissez davantage d’informations sur le sujet. Essayez de vous limiter aux informations les plus pertinentes et de mettre l’accent sur le point principal. 

4. Insérer un appel à l’action clair. Détaillez précisément les étapes à suivre pour résoudre le problème. Si votre mémo annonce un événement, c’est dans cette section que vous indiquerez les actions à entreprendre pour y participer.

5. Inclure une section « Discussion ». Cette partie, la plus longue du message, présente les arguments clés qui justifient votre appel à l’action. Expliquez-y clairement pourquoi il est important de suivre les étapes proposées. 

6. Rédiger une conclusion. La conclusion est une formule polie et formelle qui termine votre mémo. Elle doit résumer les points abordés et mettre en avant les avantages de la solution proposée. C’est l’endroit idéal pour indiquer comment vous contacter en cas de questions.

Exemple de mémo

Voici un modèle de mémo :

À : Tous les employés

De : Paulette Dupré, responsable des ressources humaines

Date : Août 2024
Objet : Modifications apportées à l’assurance dentaire 

Je vous informe que nous allons changer d’assureur dentaire. Nous passons à une assurance gérée par La mutuelle des dents. Ce changement prendra effet le 1er janvier 2025. 

En choisissant La mutuelle des dents, vous continuerez à bénéficier des soins dentaires dont vous avez besoin à un prix réduit. Pour en savoir plus sur La mutuelle des dents et trouver des professionnels qui acceptent cette assurance, rendez-vous sur lamutuelledesdents.com.

Les modifications apportées à l’assurance dentaire seront abordées lors de notre réunion annuelle d’inscription aux prestations de santé. Vous recevrez des instructions sur les forfaits dentaires et la procédure d’inscription. Nous vous encourageons à participer à nos séances d’information et à choisir votre couverture dentaire pour l’année 2025, ou à y renoncer. 

Nous comprenons qu’un changement d’assurance dentaire puisse avoir une incidence sur le choix de votre dentiste. La mutuelle des dents est acceptée par de nombreux cabinets, et nous espérons que vous pourrez continuer à consulter votre praticien à un coût avantageux. 

Si vous avez des questions, écrivez-nous à l’adresse HR@exemple.com.

Modèle de mémo

Essayez de rédiger votre propre mémo ! Utilisez le modèle suivant dans Lucid :

Les mémos sont un excellent moyen de communication dans un contexte professionnel. La prochaine fois que vous devrez partager des informations internes importantes, essayez d’utiliser un mémo pour transmettre un message concis à un large public. 

Utilisez le modèle de mémo ci-dessus pour commencer et consultez les autres exemples de Lucid pour tous vos besoins professionnels, de la cartographie des processus à la conception d’organigrammes. Lucid vous donne toutes les clés pour améliorer la compréhension et la communication au sein de votre organisation.