¿Qué es un memorándum? Cómo redactar un memorándum en seis sencillos pasos

Para muchas personas, el correo electrónico y los sistemas de mensajería instantánea como Slack son la principal forma de comunicación en el trabajo. Pero, ¿alguna vez has recibido un memorándum? Es probable que hayas recibido uno en un entorno empresarial o, en algún momento, se te podría pedir que redactes uno. 

Redactar un memorándum efectivo es una habilidad valiosa y un aspecto importante de las comunicaciones internas. En esta publicación de blog, aprenderás todo sobre qué es un memorándum, cuándo enviar uno y cómo redactarlo, para que puedas transmitir información de manera rápida y efectiva.

¿Qué es un memorándum y cuál es su propósito?

Un memorándum es un mensaje sobre un problema específico que propone soluciones o pasos de acción. Los memorándum son útiles para comunicar información importante en un entorno profesional, como actualizaciones de políticas o procedimientos. 

En general, un memorándum está dirigido a una audiencia amplia, como toda una organización. Los destinatarios deben ser informados rápidamente y comprender con facilidad el plan de acción propuesto, por lo que deben ser claros, breves y fáciles de leer. 

Aunque los memorándum ya no son tan habituales, todavía pueden ser muy prácticos. Es útil saber cuándo es mejor enviar un memo en lugar de un correo electrónico u otro tipo de mensaje en el trabajo.

¿Por qué enviar un memorándum? 

El propósito de enviar un memorándum es informar y persuadir a tu audiencia con una llamada a la acción específica. Tu memorándum debe proporcionar información, destacar un problema específico e incluir una solución. Recuerda que están pensados para la comunicación interna con un grupo grande. 

Puedes enviar un memorándum cuando necesites: 

• Informar a toda la organización sobre cambios internos 

• Actualizar las pautas de seguridad u otras políticas y procedimientos 

• Proporcionar información sobre un próximo evento

• Compartir actualizaciones de proyectos que impactan a varios equipos

• Difundir noticias importantes

A diferencia de los comunicados de prensa, las cartas o los correos electrónicos, los memos se dirigen a más de una persona y no deben compartirse con nadie externo a la organización. Deben ser muy breves y concisos, con un encabezado formal y un cierre.

Diferentes tipos de memorándum

Hay muchos tipos diferentes de memorándums, dependiendo de la audiencia y el propósito específico del mensaje. 

Los tipos generales de memorándums son estos: 

• Memos informativos, que a menudo se utilizan para comunicar actualizaciones como anuncios o nuevas políticas. Estos memos no requieren una respuesta.

• memorándums de solicitud, que piden una acción o asistencia. 

• memorándums de confirmación, también conocidos como memos de respuesta, que responden a una solicitud. 

• Memorándums directivos o instructivos, que proporcionan instrucciones específicas que los empleados pueden seguir paso a paso para una determinada tarea o procedimiento.

También existen tipos especializados de memorándums, como los informes de campo. Básicamente, puedes usar un memorándum para cualquier comunicación interna formal. 

Memorándum legales

Un memorándum legal es diferente de los memos que se usan para los asuntos cotidianos. Si bien es posible que no encuentres memorándum legales a menudo, es útil estar al tanto de ellos y entender que analizan y asesoran formalmente a un cliente sobre un problema legal específico.

En cuanto a los memorándum legales, existe una diferencia entre un memorándum de entendimiento (MOU) y un memorándum de acuerdo (MOA). 

Un MOU es un acuerdo no vinculante que no constituye un contrato formal entre dos partes. Suelen ser preliminares a futuros acuerdos y proporcionan un marco para el entendimiento mutuo o las negociaciones. Un MOA, por el contrario, es legalmente vinculante y ejecutable por ley. Cada parte debe cumplir legalmente sus obligaciones según lo establecido en el MOA.

Cómo redactar un memo atractivo y eficaz en unos pocos pasos

Aunque hay diferentes tipos de memos, todos siguen el mismo formato básico. Recuerda ser conciso en tus palabras y tener en cuenta el contexto profesional. 

Así es como puedes escribir un memorándum: 

1. Agrega un encabezado. Todo memo debe comenzar con un encabezado formal que incluya a quién va dirigido, quién lo envía, la fecha y el asunto.

2. Redacta una introducción. En esta se expone el propósito, se identifica claramente el problema y se describe la solución propuesta o el llamado a la acción. Tus lectores deben comprender claramente qué es lo que contendrá el resto del memo. 

3. Agrega contexto. En la siguiente sección, proporciona más información sobre el tema. Intenta limitarte a la información más relevante y enfatiza la idea principal. 

4. Incluye una llamada a la acción clara. Detalla claramente los pasos que deben seguir las personas para resolver el problema. Si tu memo anuncia un evento, esta es la sección donde destacarás lo que las personas deben hacer para el evento.

5. Incluye una sección de exposición. Esta sección es la más extensa del memo, y en ella se identifican los puntos clave que respaldan tu llamado a la acción. En esta sección, proporciona razones claras por las que las personas deberían seguir las acciones propuestas. 

6. Proporciona un cierre. Escribe un cierre formal y educado para tu memorándum. Debe resumir el asunto y transmitir los beneficios de la solución que propusiste. Este es un buen lugar para proporcionar información sobre cómo pueden contactarte en caso de alguna duda.

Ejemplo de memorándum

Aquí tienes un ejemplo de memorándum:

PARA: Todos los empleados

DE: Amy Smith, gerente de Recursos Humanos

FECHA: agosto de 2024
ASUNTO: Cambios en el seguro dental 

Les escribo para informarles sobre cambios recientes en nuestro proveedor de seguro dental. Vamos a cambiar a un seguro administrado por Dental Health. Este cambio entrará en vigencia el 1 de enero de 2025.

Al cambiar a Dental Health, continuamos asegurándonos de que puedan recibir los servicios dentales que necesitan a un costo accesible. Podrán encontrar más información sobre Dental Health y buscar profesionales que acepten el seguro Dental Health en dentalhealthexample.com.

Los cambios en el seguro dental se tratarán en nuestro periodo anual de inscripción abierta de beneficios de salud. Recibirán instrucciones sobre los planes dentales y cómo inscribirse durante el periodo de inscripción abierta. Asegúrense de participar en las sesiones informativas de inscripción abierta y de seleccionar o renunciar a su cobertura dental para el año calendario 2025.

Entendemos que cambiar de seguro dental puede afectar la disponibilidad de los dentistas que pueden visitar. Dental Health es aceptado por muchos consultorios dentales en nuestro estado, y esperamos que puedan seguir viendo a su dentista a un costo asequible. 

Por cualquier pregunta, envíennos un correo electrónico a HR@example.com.

Plantilla para escribir un memorándum

¡Intenta escribir un memo tú mismo! Usa la siguiente plantilla de memo en Lucid:

Los memorándum son una excelente manera de comunicarse en entornos empresariales profesionales. La próxima vez que necesites comunicar información interna importante, intenta usar un memorándum para proporcionar un mensaje conciso a una gran audiencia. 

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