成功につながるプロジェクト憲章の書き方

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    オペレーションやプロジェクト管理に携わる方なら、タスクを完了し、品質を保つため、最も効率的な方法の確立を目指して常に努力されていることでしょう。ただ、新しいプロセスを導入したり、現在のプロセスを大幅に変更する前には、ステークホルダーから承認を獲得し、全員にビジョンを共有してもらう必要があります。ここで必要となるのが、プロジェクト憲章です。

    プロジェクト憲章を作成する中で、会社に決まった形式やテンプレートがない場合には特に、どうまとめるべきか判断しかねる場面もあるかと思います。この記事では、一般的な質問への回答に加え、ステークホルダーを納得させるプロジェクト憲章の書き方を説明します。

    プロジェクト憲章の例(オンラインで変更するには画像をクリック)

    プロジェクト憲章とは?

    プロジェクト管理憲章とは、プロジェクトのスコープや目的、参加するメンバーを定める文書で、プロジェクト定義レポートやプロジェクトステートメントと呼ばれることもあります。プロジェクトマネージャーは、この文書を以下の作業に使います。

    • プロジェクトを承認する。
    • プロジェクト全体を通したベースラインとして、共通の理解を醸成する。
    • 契約として、すべての参加者に自分の役割と責任について責任を負わせる。

    この憲章は、プロジェクトの情報の正確かつ一次的な源となるもので、通常は簡潔にまとめますが、他の詳しい文書へのリンクを含めることもできます。

    プロジェクト憲章の書き方

    社内にプロジェクト憲章テンプレートがない場合には、最も有用だと思われる情報を自由に憲章に含めることができます。詳細なプロジェクト憲章であるほど、説得力も高まり、参照もしやすくなります。憲章には、以下のカテゴリーを始めとする情報を含めます。

    プロジェクト名

    プロジェクトに命名し、できるだけ具体的なタイトルを付けます。「人事施策」「ソフトウェア更新」といったプロジェクト名では、そのプロジェクトを実装したい理由が伝わらず、他の憲章と差別化しにくくなります。「新社内健康プログラム」「モバイル決済の UX 改善のためのソフトウェア更新」といったタイトルを付ければ、目標がすぐに分かります。

    目的、目標とプロジェクトの仕様

    このセクションでは、ビジネスケースを記載し、以下について説明します。

    • プロジェクトが提案された理由、プロジェクトにより軽減すべき問題点と組織にもたらす影響
    • プロジェクトの範囲
    • このプロジェクトで達成する予定の内容、その内容と組織全体の目標との整合性
    • プロジェクトを成功させるために必要な要素とその実践方法

    予算

    ここまでの部分で説明していない場合には、プロジェクトの費用とその調達先を説明します。計画の実行に必要となるその他のリソースをリストアップすることもできます。

    成果物

    プロジェクトの完了時に提供する製品、サービスや成果はどんなものでしょうか。プロジェクト憲章は柔軟性が高いため、このセクションにはこのプロジェクトの成功度を測る情報を含めることができます。何をもって目標の達成とするか、どの指標を使うかなどを含めましょう。

    スコープとリスク

    スコープは狭め、プロジェクトの開始時点からリスクを低減するようにします。プロジェクト憲章では既知のリスク、制限、プロジェクト全体を通じて分析や管理を行う計画を規定します。

    リスク評価プロセスを実装して準備を進めましょう。

    方法をチェック

    時間枠またはマイルストーン

    プロジェクトの各段階を完了する計画を示します。このセクションでは、開始・終了予定日が最も重要な情報となりますが、タイムラインをすべて記述すればより分かりやすくなるでしょう。

    プロジェクト管理戦略にマイルストーンを組み込む方法を確認してみましょう。

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    主要なステークホルダー

    プロジェクト憲章自体は内部文書ですが、プロジェクトの過程では、顧客などの外部ステークホルダー、社内のプロジェクトマネージャーやチームとの協業や報告も必要となってきます。ステークホルダー分析を行い、プロジェクト憲章内でこうした関係者を一覧で記載することで、プロジェクトから影響を受ける人への説明責任を果たしやすくなります。

    チームの役割と責任範囲

    このプロジェクトに関わるメンバーと役割を列挙します。各人の役職やチームを列挙するにとどめる憲章も多いですが、それでは各自の責任範囲が明確にならない場合には、責任範囲の内訳を詳細に記載した文書へのリンクを含めることもできます。

    基本的なプロジェクト憲章(オンラインで変更するには画像をクリック)

    プロジェクト憲章を作成する方法

    プロジェクト憲章の定義を確認し、適切な内容についてよく理解できたところで、手間を省き、説得力があり、ステークホルダーに情報を上手く伝えられる憲章作りのコツをいくつかお伝えします。以下のヒントを参考にしてみましょう。

    ビジュアルを活用する

    たとえ憲章が文章ばかりの内容だったとしても、ステークホルダーは少なくとも1回は目を通してくれるはずですが、画像やデザイン要素を含めることで、論点を目立たせ、メンバーが憲章の重要な箇所を後で参照しやすくなります。

    プロジェクト憲章はセクションごとにまとめ、ボックスやヘッダーで区切って読みやすくし、ビジュアルとして示した方が見やすく、理解しやすい場所がないかを確認します。通常は、マイルストーン部分をビジュアル化するのが効果的です。

    Lucidchart でタイムラインやガントチャートを作成すれば、プロジェクトのマイルストーンを分かりやすく示せます。ガントチャート以外の図もチェックしてみましょう。

    タイムラインの例(オンラインで変更するには画像をクリック)
    シンプルなガントチャート(オンラインで変更するには画像をクリック)

    上述のとおり、プロジェクト憲章から他の文書を参照することもできます。憲章内にプロセスフローやチームの責任範囲の内訳を記載するのが難しい場合には、別の図に仕立て、メモやリンクを追加しておきましょう。

    ダイナミック図形を使ったアクションプラン(オンラインで変更するには画像をクリック)

    共同編集ができる状態にしておく

    プレゼンのために後で印刷が必要になるかもしれませんが、作成段階では、Google ドライブなどのプログラムに保存して複数のユーザーが表示し、編集できる状態にしておきましょう。こうすることで、このプロジェクトから受ける影響が大きいメンバーからのフィードバックを盛り込んだ上で他のステークホルダーに提示できるようになります。

    どのような形式でプロジェクト憲章を作成する場合でも、プロジェクト開始後に大きな役割を果たす関係者全員にしっかりと共有しておくことが大切です。

    Lucidchart でビジュアルを追加すれば、Google、Atlassian、Office 365 インテグレーションも使えます。アドオンをダウンロードするだけで、図を文書へシームレスに挿入できます。

    プロジェクト憲章を頻繁に作成する場合には、これらのヒントを参考に独自のプロジェクト憲章テンプレートを作っておくと便利です!

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