so formulieren Sie eine Projektcharta

So erstellen Sie eine überzeugende Projektcharta

Lesedauer: etwa 6 Min.

Wenn Sie im operativen Geschäft oder Projektmanagement tätig sind, arbeiten Sie unermüdlich daran, die effizientesten Wege zur Erledigung von Aufgaben und zur Aufrechterhaltung der Qualität zu finden. Bevor Sie jedoch einen neuen Prozess einführen oder wesentliche Änderungen an einem bestehenden Prozess vornehmen können, müssen Sie die Zustimmung der Stakeholder einholen und alle anderen für Ihre Vision gewinnen. Sie benötigen eine Projektcharta.

Bei der Zusammenstellung der Inhalte Ihrer Projektcharta werden Sie wahrscheinlich Fragen haben, insbesondere wenn Ihr Unternehmen nicht über ein Standardformular oder eine Vorlage zum Ausfüllen verfügt. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen und erfahren, wie Sie eine Projektcharta erstellen, die Ihre Stakeholder überzeugt.

Beispiel: Projektcharta
Beispiel für eine Projektcharta (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Was ist eine Projektcharta?

In einer Projektmanagementcharta werden der Umfang und die Ziele eines Projekts sowie die Personen, die daran beteiligt sind, festgelegt. Manchmal wird sie auch als Projektdefinitionsbericht oder Projekterklärung bezeichnet. Die Projektleitung sollte dieses Dokument für folgende Zwecke nutzen:

  • Zur Autorisierung des Projekts.
  • Als Grundlage für das gesamte Projekt und für ein gemeinsames Verständnis.
  • Als Vertrag, mit dem alle Beteiligten für ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten in die Pflicht genommen werden.

Ihre Charta ist die unanfechtbare Quelle für alle Einzelheiten im Zusammenhang mit dem Projekt. Sie ist in der Regel kurz gehalten, kann aber auf ausführlichere Dokumente verweisen.

So erstellen Sie eine Projektcharta

Wenn Ihr Unternehmen keine Projektcharta-Vorlage hat, können Sie die Informationen einfügen, die Sie am nützlichsten finden. Je sorgfältiger Ihre Projektcharta ausgearbeitet ist, desto überzeugender wird sie sein und desto besser kann sie als Referenz dienen. Jede Charta sollte einige Variationen der folgenden Kategorien enthalten.

Projektname

Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen und formulieren Sie den Titel so spezifisch wie möglich. Ein Projektname wie „Initiative der Personalabteilung“ oder „Software-Update“ beschreibt nicht, warum Sie dieses Projekt durchführen möchten und ist nicht leicht von anderen Projektchartas zu unterscheiden. Titel wie „Neues unternehmensweites Programm zum Wohlbefinden“ oder „Software-Update zur Verbesserung der Benutzeroberfläche für mobile Zahlungen“ definieren Ihr Ziel auf Anhieb.

Zweck, Zielsetzung (Ziel) und Projektbeschreibung

In diesen Abschnitten sollten Sie Ihren Business Case darstellen und erläutern:

  • Warum das Projekt vorgeschlagen wurde, welche Probleme es beheben wird und welche Auswirkungen es auf das Unternehmen haben wird
  • Was das Projekt beinhalten wird
  • Was Sie mit diesem Projekt erreichen möchten und wie es sich in die übergeordneten Ziele des Unternehmens einfügt
  • Was geschehen muss, damit es funktioniert, und wie es funktionieren muss

Budget

Falls Sie dies nicht bereits in der Projektcharta getan haben, erklären Sie, wie viel das Projekt kosten wird und woher das Geld stammt. In diesem Abschnitt könnten auch alle zusätzlichen Ressourcen aufgeführt werden, die für die Durchführung Ihres Plans benötigt werden.

Leistungen

Welches Produkt, welche Dienstleistung oder welches Ergebnis werden Sie liefern, wenn Sie das Projekt abschließen? Da Projektchartas recht flexibel sind, können Sie in diesem Abschnitt auch Informationen über Ihre Maßstäbe für den Erfolg dieses Projekts angeben. Wie werden Sie feststellen, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben? Welche Metriken werden Sie verwenden?

Umfang und Risiken

Schränken Sie den Umfang Ihres Projekts ein und mindern Sie das Risiko bereits zu Beginn des Projekts. In der Projektcharta sollten bekannte Risiken, Einschränkungen und Pläne für die Analyse und das Management von Risiken während des gesamten Projekts aufgeführt werden.

Zeitrahmen oder Meilensteine

Geben Sie an, wann die einzelnen Phasen des Projekts abgeschlossen sein sollen. Die voraussichtlichen Anfangs- und Enddaten sind die wichtigsten Informationen in diesem Abschnitt, aber ein vollständiger Zeitstrahl bietet mehr Kontext.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Meilensteine in Ihre Projektmanagementstrategie integrieren können.

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Wichtigste Stakeholder

Projektchartas sind zwar interne Dokumente, aber Sie werden wahrscheinlich mit externen Stakeholdern zusammenarbeiten und ihnen Bericht erstatten. Das können beispielsweise Kunden sein, aber auch andere Projektmanager oder Teams in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie eine Stakeholder-Analyse durchführen und diese Personen in der Projektcharta aufführen, übernehmen Sie und Ihr Team die Verantwortung gegenüber den vom Projekt betroffenen Personen.

Rollen und Verantwortlichkeiten im Team

Führen Sie die an diesem Projekt beteiligten Personen und ihre Rollen auf. In vielen Beispielen für Projektchartas wird lediglich der Titel der Person oder des Teams aufgeführt. Wenn diese Informationen jedoch nicht ausreichen, um die Verantwortlichkeiten zu definieren, können Sie auf ein spezifischeres Dokument mit der Aufschlüsselung der Verantwortlichkeiten verweisen.

grundlegende Projektcharta
Grundlegende Projektcharta (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Wege zur Entwicklung einer Projektcharta

Nachdem Sie nun die Definition einer Projektcharta gelesen haben und sich eine bessere Vorstellung von den geeigneten Inhalten einer Projektcharta machen konnten, möchten Sie vielleicht noch ein paar zusätzliche Hinweise erhalten, wie Sie mit wenig Aufwand eine Projektcharta mit größerer Aussagekraft erstellen können, welche die Stakeholder überzeugt und informiert. Hier sind unsere Tipps für Sie.

Machen Sie es visuell

Ihre Stakeholder werden Ihr Dokument mindestens einmal lesen, selbst wenn es nur aus einer Wand von Text besteht. Bilder oder grafische Elemente heben Ihre Verteidigung jedoch hervor und erleichtern es den Lesern, sich später auf die wichtigsten Teile des Dokuments zu beziehen.

Unterteilen Sie die verschiedenen Abschnitte Ihrer Charta zur besseren Lesbarkeit durch Kästen oder hervorgehobene Überschriften. Prüfen Sie dann, welche Teile Ihres Dokuments sich als visuelle Darstellung leichter überfliegen oder verstehen lassen. Bei vielen Projektchartas ist es am sinnvollsten, den Abschnitt mit den Meilensteinen umzuwandeln.

Erstellen Sie einen Zeitstrahl oder ein Gantt-Diagramm in Lucidchart, um die Meilensteine Ihres Projekts darzustellen. Werfen Sie auch einen Blick auf unsere Alternativen zu Gantt Diagrammen.

Beispiel für einen Zeitstrahl
Beispiel für einen Zeitstrahl (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)
Einfaches Gantt-Diagramm
Einfaches Gantt-Diagramm (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Wie bereits erwähnt, kann Ihre Projektcharta auch auf andere Dokumente verweisen. Wenn es nicht sinnvoll erscheint, Ihren Prozessablauf oder eine Aufschlüsselung der Teamzuständigkeiten in die Charta aufzunehmen, erstellen Sie diese Diagramme separat und fügen Sie einen Vermerk oder Link hinzu.

Vorlage für Maßnahmenplan
Aktionsplan mit dynamischen Formen (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit

Möglicherweise müssen Sie Ihre Charta ausdrucken, um sie später zu präsentieren, aber während Sie sie zusammenstellen, sollten Sie dieses Dokument in Google Drive oder einem anderen Programm speichern, wo es von mehreren Personen angezeigt und bearbeitet werden kann. Dann können die Teams, für die das Projekt die größten Auswirkungen haben wird, ihre Meinung äußern, bevor Sie es den anderen Stakeholdern vorstellen.

Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden, sollten Sie Ihre Projektcharta mit allen Personen teilen, die eine wichtige Rolle spielen, sobald Sie Ihre Projektplanung abgeschlossen und mit dem Projekt begonnen haben.

Wenn Sie sich entscheiden, mit Lucidchart visuelle Elemente hinzuzufügen, können Sie die Vorteile unserer Integrationen mit Google, Atlassian und Office 365 nutzen. Laden Sie ein Add-on herunter und fügen Sie Ihre Diagramme nahtlos in Ihre Dokumente ein.

Wenn Sie häufig Projektchartas einreichen, sollten Sie diese Tipps berücksichtigen und Ihre eigene Vorlage für eine Projektcharta zusammenstellen!

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