À primeira vista, pode parecer que automação e colaboração não combinam. Afinal, colaboração tem a ver com conectar pessoas para atingir um objetivo comum, e automação significa remover pessoas de processos para que estes sejam mais eficientes. 

No entanto, como muitas outras atividades diárias de trabalho, a colaboração tornou-se sobrecarregada por tarefas manuais e repetitivas. Tarefas como criar e manter documentação, organizar ideias e atualizar as partes interessadas, embora necessárias, são demoradas e prejudicam o trabalho colaborativo de alto valor. 

A automação não tem o objetivo de substituir a rica discussão e a geração de ideias que a colaboração promove. Muito pelo contrário, na verdade: a automação reforça a colaboração ao remover atividades corriqueiras e liberar tempo para mais conexões, pensamentos mais aprofundados e resolução coletiva de problemas.

Benefícios da automação na colaboração 

As organizações já estão reconhecendo os benefícios de aplicar a automação a outras funções de negócios, como acionar campanhas de marketing por e-mail, enviar lembretes de faturas ou executar testes de software automatizados. Quando as organizações levam a automação também à colaboração, elas podem aumentar ainda mais o posicionamento competitivo delas com estes benefícios:

• Passar mais tempo no trabalho colaborativo estratégico. De acordo com uma pesquisa da Smartsheet, mais de 40% dos trabalhadores passam pelo menos um quarto da semana de trabalho em tarefas manuais e repetitivas, como e-mail, coleta de dados e alimentação de dados, sendo esses os principais consumidores de tempo. Ao automatizar essas atividades, as equipes terão mais tempo (e energia) para um brainstorming criativo e planejamento estratégico. 
• Tomar decisões seguras em conjunto. À medida que as empresas se tornam cada vez mais complexas, compreender dados, sistemas e fluxos de trabalho desconectados pode ser avassalador e atrasar a tomada de decisões. Na verdade, um estudo da McKinsey descobriu que a maioria dos trabalhadores gasta 37% do tempo tomando decisões, e a estimativa foi de que mais da metade desse tempo foi gasto de forma ineficiente. A automação pode esclarecer essa complexidade, oferecendo às equipes o contexto necessário para que tomem decisões inteligentes e ajustem o curso quando necessário. 
• Melhorar a agilidade dos negócios. A capacidade da organização de responder rapidamente às mudanças do cliente ou do mercado exige colaboração contínua e alinhamento da equipe. Ao eliminar trabalho demorado e tornar os insights mais acessíveis, a automação pode simplificar a colaboração e o compartilhamento de conhecimento para que as equipes de toda a empresa possam adaptar planos e estratégias coletivamente à medida que as condições mudam. 
• Aumentar e dimensionar a inovação. A inovação é muitas vezes romantizada como um clique de ideia, mas, ao automatizar as partes repetitivas da colaboração, você pode tornar a inovação uma ocorrência previsível, reproduzível e comum. E quando o caminho para a inovação é transparente, os colaboradores naturalmente estarão mais engajados à medida que entenderem como o trabalho deles se encaixa no quadro geral. 

4 casos de uso de colaboração para automatizar

Decidir o que automatizar em qualquer cenário pode ser uma tarefa difícil. Identificamos algumas das partes que mais consomem tempo na colaboração que, quando automatizadas, aumentam a criatividade, a produtividade e a agilidade de sua equipe. 

1. Sintetizar ideias após uma sessão de brainstorming

É um cenário familiar: você e sua equipe estão planejando um próximo projeto e geram um monte de idéias criativas em conjunto - nenhuma das quais chega com vida ao dia seguinte. Muitas vezes, idéias inovadoras e perspectivas únicas ficam pelo caminho porque as equipes não têm como organizar, analisar ou priorizar essas idéias. E tentar dar sentido às idéias manualmente pode ser um processo trabalhoso, especialmente para grandes brainstorms. 

O que automatizar: para garantir que as melhores ideias sejam apresentadas, você pode categorizar e classificar as ideias automaticamente. Esse tipo de automação identifica temas comuns entre as ideias em segundos, fazendo dele uma ótima maneira de identificar rapidamente tendências em grandes brainstorms. 

Além disso, você pode aprimorar o aprendizado de máquina usado para classificar ideias refinando ainda mais as categorias para que, cada vez que você fizer brainstorming de ideias, elas sejam classificadas com ainda mais precisão. Isso significa que, quanto mais você usar essa automação, mais rápido você será capaz de colocar as ideias em prática.  

2. Criar diagramas para comunicar informações complexas 

Não importa se você esta preparando organogramas, mapas de contas ou diagramas ER, os diagramas são uma maneira eficaz de visualizar coletivamente sistemas, processos e conexões. Muitas vezes são um ponto de lançamento para discussão, ajudando equipes e partes interessadas a chegar a uma compreensão compartilhada do estado atual e identificar áreas para melhoria. 

Mas nem sempre é fácil criar esses diagramas. Muitas vezes, requer o lançamento manual de dados, que é demorado e propenso a erros. Sem falar que você precisa atualizar e manter regularmente esses diagramas para que eles permaneçam úteis.

O que automatizar: a automação pode economizar tempo quando se trata de criar diagramas orientados por dados. Ao importar dados automaticamente diretamente de onde estão — seja Microsoft Excel, Google Planilhas, Salesforce, BambooHR ou outro sistema de registro — para a plataforma em que você colabora, é possível criar diagramas quase instantaneamente.

Melhor ainda, quando os dados são vinculados entre sua plataforma de colaboração e a fonte, você pode garantir que seus diagramas sempre reflitam as informações mais atualizadas. Aquela manutenção de dados deixa de ser necessária!  

3. Interpretar dados para tomar decisões informadas

A criação de diagramas é apenas a metade da batalha. Depois vem o desafio de interpretar as informações contidas nos diagramas. Para tomar decisões informadas, é importante que você seja capaz de extrair insights de um diagrama só de bater o olho, seja para entender o status ou o progresso de um projeto, as estruturas de relatórios da organização, ou que tipos de instâncias existem em uma rede. 

A interpretação manual de diagramas não só é ineficiente, mas também deixa espaço para interpretação incorreta, o que aumenta o risco de desalinhamento entre as equipes e atrasa a tomada de decisões.

O que automatizar: para identificar rapidamente informações prioritárias, você pode aplicar regras personalizadas aos seus diagramas. Esse tipo de automação pode significar acionar uma determinada cor, uma forma ou um ícone quando os dados atenderem aos critérios predeterminados. Por exemplo, se você quiser ver rapidamente em seu chat quais funcionários estão prontos para uma revisão de remuneração, você pode aplicar uma regra ao seu diagrama que aciona automaticamente um ícone de aviso se um funcionário estiver em uma função além do tempo do que deveria estar. 

Ao aplicar a formatação condicional automatizada aos seus diagramas dessa forma, você terá as informações ao seu alcance para alertar as partes interessadas sobre itens prioritários e tomar decisões importantes sobre contratação, orçamento ou estratégia.

4. Manter as equipes alinhadas com os planos do projeto 

Manter-se alinhado com membros da equipe multifuncional ao longo de um projeto pode ser complicado, especialmente quando os cronogramas e as prioridades mudam. E, se as equipes estiverem trabalhando remotamente, é ainda mais difícil garantir que todos estejam indo em direção aos mesmos prazos e metas. 

Muitas equipes já estão desenvolvendo planos de projeto colaborativos, determinando cronogramas e atribuindo responsabilidades. O problema está em refletir essas informações com precisão em todas as diferentes ferramentas que as equipes usam. Transferir manualmente essas informações para diferentes ferramentas e mantê-las atualizadas à medida que os projetos avançam é ineficiente e pode resultar em falha na comunicação.  

O que automatizar: para que mantenham o ritmo e permaneçam alinhadas, as equipes precisam de uma maneira de transferir automaticamente as informações do projeto de uma plataforma colaborativa para a ferramenta de gestão de projetos de preferência, como Smartsheet, Jira ou Asana. As equipes podem permanecer alinhadas continuamente com uma integração bidirecional entre as ferramentas para que, se as informações forem atualizadas em uma fonte, elas reflitam automaticamente as informações atualizadas na outra fonte.

Como fazer da automação colaborativa uma realidade

Para automatizar eficazmente as atividades repetitivas da colaboração, você precisará da tecnologia certa. Uma das maneiras mais eficientes de automatizar essas tarefas é por meio de uma plataforma de colaboração visual abrangente que já inclui essa inteligência integrada. 

E quando todas as atividades de colaboração visual ocorrerem na mesma plataforma — desde o brainstorming, a área de trabalho e o planejamento altamente colaborativos até a síntese automatizada, a análise de dados e as atualizações de status —, você criará organicamente um mapeamento vivo de como sua empresa funciona. 

Certifique-se de avaliar cuidadosamente as soluções de colaboração visual, pois muitas não possuem os recursos robustos de automação necessários para sintetizar ideias ou exibir dados. Ao escolher uma plataforma de colaboração visual que prioriza a conexão e a eficiência, você poderá impulsionar a colaboração de sua equipe em todos os casos de uso e diferenciar sua organização da concorrência.