4 façons d’améliorer la collaboration grâce à l’automatisation

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À première vue, il peut sembler que l’automatisation et la collaboration n’aillent pas de pair. Après tout, la collaboration consiste à mettre en relation des personnes pour atteindre un objectif commun, tandis que l’automatisation cherche à retirer des personnes des processus pour gagner en efficacité.

Toutefois, à l’instar de nombreuses autres activités professionnelles quotidiennes, la collaboration s’est alourdie de tâches manuelles et répétitives. La rédaction et la mise à jour de la documentation, l’organisation des idées et la communication avec les parties prenantes notamment, bien que nécessaires, sont chronophages et détournent le personnel du travail collaboratif à forte valeur ajoutée.

L’automatisation ne vise pas à remplacer la richesse des discussions et de la réflexion que la collaboration permet d’obtenir. Bien au contraire, elle favorise la collaboration en éliminant les activités routinières et en libérant du temps pour renforcer votre compréhension, approfondir la réflexion et résoudre collectivement vos problèmes.

Avantages de l’automatisation pour la collaboration

Les entreprises ont déjà pris conscience des avantages de l’automatisation pour d’autres fonctions métier, comme le déclenchement de campagnes d’e-mail marketing, l’envoi de rappels de facture ou l’exécution de tests logiciels. En étendant l’automatisation à la collaboration, les organisations peuvent renforcer leur position concurrentielle grâce à ces avantages :

 

  • Plus de temps pour la collaboration stratégique : selon une étude menée par Smartsheet, plus de 40 % des employés consacrent au moins un quart de leur semaine de travail à des tâches manuelles et répétitives. Les e-mails, la collecte et la saisie de données constituant les principales pertes de temps. En automatisant ces activités, les équipes disposeront de plus de temps (et d’énergie) pour leur brainstorming créatif et leur planification stratégique.
  • Prise de décision collective en toute confiance : à mesure que les entreprises deviennent de plus en plus complexes, il peut être difficile d’appréhender des données, des systèmes et des flux de travail déconnectés les uns des autres, ce qui peut entraver la prise de décision. Une étude de McKinsey a révélé que la plupart des travailleurs passent 37 % de leur temps à prendre des décisions et que plus de la moitié de ce temps était considéré comme inefficace. L’automatisation peut clarifier cette complexité, en fournissant aux équipes le contexte nécessaire pour prendre des décisions intelligentes et changer de cap si nécessaire.
  • Plus d’agilité métier : la capacité d’une organisation à réagir rapidement aux fluctuations des clients ou du marché exige une collaboration continue et des équipes en phase. En éliminant les tâches fastidieuses et en rendant les informations plus facilement accessibles, l’automatisation permet de simplifier la collaboration et le partage des connaissances afin que les équipes de l’entreprise puissent collectivement adapter les plans et les stratégies en fonction de la situation. 
  • Innovation renforcée et étendue : L’innovation est souvent présentée comme un moment d’illumination, mais en automatisant les tâches répétitives liées à la collaboration, vous pouvez la rendre prévisible, reproductible et récurrente. Et lorsque le chemin vers l’innovation est clair, les employés seront naturellement plus impliqués, car ils comprendront comment leur travail s’inscrit dans le contexte général.

4 exemples de tâches collaboratives à automatiser

Il n’est pas toujours facile de décider ce que vous devez automatiser dans un contexte particulier. Nous avons identifié certains des aspects de la collaboration qui prennent le plus de temps et qui, une fois automatisés, renforcent la créativité, la productivité et l’agilité de votre équipe.

1. Synthétiser les idées après une réunion de brainstorming

C’est un cas de figure classique : vous et votre équipe planifiez un nouveau projet et générez ensemble des tonnes d’idées créatives, mais aucune ne voit le jour. Souvent, les idées novatrices et les approches originales sont laissées de côté parce que les équipes n’ont aucun moyen d’organiser, d’analyser ou de classer ces idées par ordre de priorité. Et tenter de donner du sens à ces idées manuellement peut être un processus laborieux, surtout lorsque les résultats du brainstorming sont nombreux.

Éléments à automatiser : pour vous assurer que vos meilleures idées voient le jour, vous pouvez les classer et les trier automatiquement. Ce type d’automatisation permet d’identifier en quelques secondes les thèmes communs aux différentes idées, ce qui en fait un excellent moyen de repérer rapidement les tendances lors de brainstormings intensifs.

Vous pouvez également optimiser l’apprentissage automatique utilisé pour trier les idées en affinant les catégories. Ainsi, à chaque brainstorming, les idées seront triées avec plus de précision que la fois précédente. Cela signifie que plus vous utilisez cette fonction, plus vous serez en mesure de passer rapidement à l’action après la phase d’idéation.

Tri magique

2. Créer des diagrammes pour communiquer des informations complexes

Qu’il s’agisse de logigrammes, de cartes de comptes ou de diagrammes entité-association, ces visuels sont un moyen efficace de représenter collectivement des systèmes, des processus et des interactions. Ils constituent souvent un point de départ pour la discussion, en aidant les équipes et les parties prenantes à parvenir à une compréhension commune de l’état actuel et à identifier les domaines à améliorer.

Cependant, le processus de création de ces diagrammes n’est pas toujours facile. Il nécessite souvent une saisie manuelle des données, ce qui prend du temps et peut entraîner des erreurs. Sans compter que vous devez régulièrement actualiser ces visuels pour qu’ils restent pertinents.

Éléments à automatiser : l’automatisation peut représenter un énorme gain de temps pour créer des diagrammes basés sur des données. En important automatiquement des données directement depuis leur emplacement (Microsoft Excel, Google Sheets, Salesforce, BambooHR ou autre) sur la plateforme dans laquelle vous collaborez, vous pouvez créer des diagrammes presque instantanément.

Mieux encore, avec une connexion entre votre plateforme de collaboration et la source d’origine des données, vous pouvez vous assurer que vos diagrammes présentent toujours les informations les plus récentes. Aucun effort n’est nécessaire !  

Importation de données

3. Interpréter les données pour prendre de meilleures décisions

La création de diagrammes n’est que la moitié du travail - vient ensuite l’interprétation des informations qu’ils contiennent. Pour prendre les meilleures décisions, il est important de pouvoir glaner des informations à partir d’un diagramme en un clin d’œil, qu’il s’agisse de comprendre l’état ou l’avancement d’un projet, les structures hiérarchiques d’une organisation ou les types d’instances présentes dans un réseau.

Non seulement l’interprétation manuelle des diagrammes est inefficace, mais elle expose à des erreurs d’interprétation, ce qui augmente le risque de dysfonctionnement des équipes et retarde la prise de décision.

Éléments à automatiser : pour identifier rapidement les informations prioritaires, vous pouvez appliquer des règles personnalisées à vos diagrammes. Ce type d’automatisation peut consister à faire apparaître une certaine couleur, forme ou icône lorsque les données répondent à des critères prédéterminés. Par exemple, si vous voulez identifier rapidement dans votre organigramme les employés dont la rémunération doit être revue, vous pouvez décider d’appliquer une règle à votre diagramme qui déclenche automatiquement une icône d’avertissement si un employé occupe un poste depuis plus longtemps qu’une période donnée.

En appliquant ainsi une mise en forme conditionnelle automatisée à vos diagrammes, vous disposerez des informations nécessaires pour alerter les parties prenantes sur les éléments prioritaires et prendre des décisions clés en matière de recrutement, de budgétisation ou de stratégie.

mise en forme conditionnelle

4. Maintenir les équipes en phase avec les plans de projet

Il peut être difficile de rester en phase avec les membres d’une équipe transversale tout au long d’un projet, surtout lorsque les délais et les priorités évoluent. Et si les équipes travaillent à distance, il est encore plus difficile de s’assurer que tout le monde vise les mêmes échéances et les mêmes objectifs.

De nombreuses équipes collaborent déjà pour élaborer leurs plans de projet, déterminer les échéances et attribuer les responsabilités. La difficulté consiste à refléter ces informations avec précision dans les différents outils utilisés par le personnel. Transférer manuellement ces informations d’un outil à l’autre et les tenir à jour au fil de l’avancement des projets est inefficace et peut entraîner des erreurs de communication.

Éléments à automatiser : pour conserver leur dynamique et rester en phase, les équipes ont besoin d’un moyen de transférer automatiquement les informations relatives au projet depuis une plateforme collaborative vers l’outil de gestion de projet de leur choix, comme Smartsheet, Jira ou Asana. Elles peuvent maintenir leur cohésion en permanence au moyen d’une intégration bidirectionnelle entre les outils, de sorte que si les informations sont mises à jour sur l’une des plateformes, elles sont automatiquement répercutées sur l’autre.

frise chronologique

Comment concrétiser l’automatisation de la collaboration

Pour automatiser efficacement les tâches répétitives liées à la collaboration, vous avez besoin des meilleurs outils. L’une des façons les plus efficaces d’automatiser ces activités est d’utiliser une plateforme de collaboration visuelle complète qui inclut ces fonctions intelligentes.

Et lorsque toutes les activités de collaboration visuelle se déroulent sur la même plateforme, des ateliers d’idéation, de brainstorming et de planification hautement collaboratifs à la synthèse, l’analyse de données et l’actualisation de l’état d’avancement automatisées, vous obtiendrez très facilement une vue d’ensemble dynamique du fonctionnement de votre entreprise.

Assurez-vous d’évaluer attentivement les solutions de collaboration visuelle, car nombre d’entre elles ne disposent pas des puissantes capacités d’automatisation nécessaires pour synthétiser des idées ou visualiser des données. En choisissant une plateforme qui privilégie à la fois la communication et l’efficacité, vous pourrez stimuler la collaboration de votre équipe dans toutes les situations et démarquer votre organisation de la concurrence.

Découvrez les critères de sélection d’une plateforme de collaboration visuelle.

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