Você já se perguntou: “qual a importância da gestão de projetos?”

Se você nunca trabalhou com um gerente de projetos antes, é fácil pensar que não precisa gastar dinheiro com isso e que consegue gerenciar o projeto por conta própria. Porque, convenhamos, a gestão de projetos exige um investimento financeiro considerável, então por que não resolver tudo você mesmo, não é?

Pensar dessa forma é um grande erro.

Um bom gerente de projetos mantém um projeto unido e garante que a qualidade e os objetivos sejam cumpridos dentro do prazo e orçamento. De acordo com o Project Management Institute (PMI), as empresas que não valorizam a gestão de projetos relatam que, em média, 50% ou mais dos seus projetos fracassam por completo. Veja bem: cinquenta por cento.

Projetos fracassados podem rapidamente prejudicar suas iniciativas, e até mesmo atrasar ou impedir o crescimento da empresa.

A gestão de projetos vai muito além de rastrear prazos e definir orçamentos. Um bom gerente de projetos assume o controle do início ao fim para assegurar que as iniciativas e metas estão estrategicamente alinhadas, o projeto tem o apoio das partes interessadas e que todos os envolvidos estão em sintonia.

O que é gestão de projetos?

Para entender por que a gestão de projetos é importante, primeiro precisamos defini-la.

Segundo o PMI, é “o uso de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em atividades de projetos para atender aos requisitos do projeto”. O ciclo básico da gestão de projetos tem quatro fases:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Encerramento

Ou seja, o objetivo do gerenciamento de projetos é planejar e gerenciar um projeto visando concluir suas metas e resultados corretamente. É preciso identificar e gerenciar riscos, administrar recursos cuidadosamente, fazer orçamentos de forma inteligente e comunicar-se com clareza com as diversas equipes e partes interessadas envolvidas.

Por que a gestão de projetos é importante?

Como os projetos geralmente são complexos e envolvem muitas partes interessadas, designar um gerente de projetos para liderar a iniciativa e manter todo mundo alinhado é essencial para o sucesso do projeto.

Inclusive, o PMI descobriu que empresas que usam algum tipo de metodologia de gestão de projetos conseguem cumprir o orçamento, seguir o cronograma e atender o escopo, padrões de qualidade e benefícios esperados melhor do que outras organizações.

Ainda não está convencido?

Veja seis motivos pelos quais você deve usar uma forma de gestão de projetos.

1. Planejamento de projetos realista

Não estamos exagerando ao enfatizar a importância do planejamento de projetos. Muitas vezes, as empresas superestimam a rapidez com que podem alcançar suas metas, subestimam os custos, ou ambos. É um caminho claro para o fracasso.

Um bom gerente de projetos consegue enxergar a situação geral com clareza e define metas, orçamentos e cronogramas práticos e atingíveis. Sem uma gestão cuidadosa, um projeto pode rapidamente descarrilhar antes mesmo de começar.

Para definir metas, orçamentos e cronogramas realistas, o gerente de projetos conversa com as partes interessadas para entender as prioridades estratégicas e objetivos comerciais da iniciativa. Com base em sua pesquisa, o gerente formata um plano de projeto que equilibra essas prioridades de acordo com as limitações de prazos e orçamentos. Nesse processo, é preciso fazer uma estimativa de custos, gerenciar os recursos e avaliar os riscos.

2. Foco e objetivos claros

Em 2017, a falta de metas claras foi o maior motivo de fracassos de projetos. Gerentes de projetos ajudam as empresas a focar em suas prioridades e a definir objetivos.

Quando a gestão de projetos é feita por uma equipe da empresa, o escopo e os objetivos podem ficar bastante confusos. Um foco atrapalhado pode levar ao "scope creep" (alteração descontrolada do escopo de um projeto), prazos não cumpridos e gastos excessivos.

Além disso, sem um gerente de projetos para supervisionar os planos e detalhar/atribuir tarefas, muitas equipes podem não perceber os potenciais fatores de risco que eventualmente surgirão. Sem lidar com esse riscos, a equipe pode acabar priorizando as tarefas erradas.

Um bom gerente de projetos está sempre atento a fatores como esses para que as equipes possam focar nas tarefas certas no momento certo, e se adaptarem conforme necessário.

3. Alinhamento estratégico

Um dos motivos mais importantes para usar a gestão de projetos é alinhar projetos com a estratégia de negócios. Mark Langley, presidente e diretor executivo do PMI, adverte: “se sua organização não sabe gerenciar projetos, você está arriscando não cumprir suas estratégias”.

Ou seja, a gestão de projetos ajuda a promover as estratégias da empresa. Portanto, se você não está aplicando ela em suas iniciativas, você não está aproveitando uma ótima oportunidade de crescimento.

Conforme o gerente supervisiona o planejamento e a execução de um projeto, ele/ela ajuda a garantir que as metas gerais, tarefas e marcos do projeto estão alinhados com a estratégia da empresa. O alinhamento estratégico em todos os níveis do projeto mantém as partes interessadas em sintonia e garante que suas iniciativas irão alavancar a organização.

4. Processo gerenciado

A gestão de projetos é um processo proativo que busca ajudar as pessoas certas a realizar as tarefas certas no momento certo. Sem um método de gestão bem definido, muitas equipes tendem a trabalhar de forma reativa, lidando com problemas apenas quando surgem, em vez de planejar de forma proativa para cuidar de riscos conhecidos e definir metas e parâmetros do projeto desde o início.

Gerentes de projetos ajudam as equipes a dividir um projeto em partes administráveis. Ao dividir o projeto em tarefas, marcos e prazos bem definidos, os gerentes podem orientar suas equipes com mais eficiência e reagir a problemas com mais agilidade.

5. Controle de qualidade

O controle de qualidade é um fator essencial da gestão de projetos. Seu projeto pode cumprir todos os prazos e seguir todos os orçamentos corretamente. No entanto, se os padrões de qualidade não forem atendidos, o projeto será considerado um fracasso.

Infelizmente, é muito fácil cair nessa armadilha. Há muita pressão sobre as equipes para concluir seus projetos dentro do prazo e orçamento. E isso pode resultar em trabalhos feito às pressas e uma execução de má qualidade.

Por isso que é importante trabalhar com um gerente de projetos. Ele/ela não apenas gerencia prazos e objetivos, mas também monitora a qualidade da execução das tarefas do projeto. Gerentes de projetos ajudam a formatar as entregas e definir padrões de qualidade para que todos saibam exatamente qual é o objetivo que precisa ser atingido.    

6. Custos reduzidos

Em 2018, de acordo com o PMI, 9,9% de cada dólar investido foi desperdiçado devido a um desempenho fraco de projetos — ou seja, US$ 99 milhões para cada US$ 1 bilhão investido.

A gestão de projetos reduz os custos do projeto melhorando a eficiência, amenizando os riscos e otimizando os recursos. Mesmo com o custo adicional de investir em um gerente de projetos, as empresas acabam ganhando muito mais no final das contas.

Use o Lucidchart para se manter no caminho certo

As ferramentas de gestão de projetos podem fazer uma grande diferença para o sucesso de um projeto. O Lucidchart é uma solução de diagramação baseada em nuvem voltado para ajudar gerentes de projetos e suas equipes a planejar, monitorar e executar suas entregas.

Você pode usar o Lucidchart para criar uma grande variedade de modelos de gestão de projetos para cada fase do seu projeto, incluindo:

• Listas de verificação do projeto
• Cronogramas do projeto
• Gráficos de Gantt
• Fluxogramas de processos
• Linhas do tempo do Sprint
• Painéis de projeto

Modelos prontos e uma abrangente biblioteca de formas facilitam personalizar seus próprios painéis e diagramas rapidamente. Aplique formatação condicional e vincule dados diretamente ao documento para poder monitorar o andamento do projeto em tempo real.

Com a gestão de projetos e recursos certos, seus projetos serão sempre bem-sucedidos.