BPMN- en BPMN 2.0-tutorial

Een BPMN-diagram wordt meestal van links naar rechts getekend, maar u kunt ook een verticale versie maken. Een BPMN bestaat uit kernelementen die worden ingedeeld in vier hoofdgroepen: stroomobjecten, verbindende objecten, zwembanen (of zwembad) en artefacten. Elke groep heeft symbolen die verschillende acties binnen die groep vertegenwoordigen. Hieronder beschrijven we deze begrippen en laten we zien hoe ze binnen een BPMN worden weergegeven.

Stroomobjecten:

dit zijn elementen die verbonden zijn en een processtroom vormen.

• Gebeurtenissen:

  worden weergegeven als cirkels en staan voor iets wat gebeurt. Binnen de cirkel staan vaak pictogrammen die het type gebeurtenis aangeven. Zo betekent een afbeelding van een envelop in de cirkel dat het een soort bericht is. Daarnaast worden cirkels met een doorgetrokken lijn beschouwd als onderbrekend en cirkels met een stippellijn als niet-onderbrekend. Als er een dubbele lijn rond de cirkel staat, is het een tussentijdse gebeurtenis, terwijl een dikke lijn voor het eind van een gebeurtenis staat.

• Activiteiten:

  zijn bedrijfsprocessen die worden uitgevoerd, zoals 'een rapport genereren'. Activiteiten worden in een BPMN weergegeven als een rechthoek met afgeronde hoeken. Binnen activiteiten kunnen ook taken en diverse subprocessen voorkomen. 

• Gateways:

  als een activiteit verschillende bedrijfsprocesstromen moet doorlopen, moet u een ruitvormige gateway tekenen. U verbindt de activiteit met de ruitvorm, waarna die opsplitst en naar twee verschillende activiteiten in de processtroom wijst.

Verbindende objecten:

symboliseren hoe objecten met elkaar zijn verbonden en vertegenwoordigen dingen die door een proces stromen.

• Volgordestroom:

  dit is een ononderbroken lijn met een pijlpunt die de volgorde aangeeft waarin activiteiten worden uitgevoerd.​

• Berichtenstroom:

  weergegeven als een stippellijn met een open cirkel aan het begin van de lijn en open pijlpunt waar de lijn eindigt. Deze geven aan welke berichten over organisatorische grenzen stromen.​  

• Associatie:

  een stippellijn die relaties toont tussen tekst en artefacten, gegevens en stroomobjecten.​

Zwembanen/zwembad:

organiseren verschillende aspecten van een bedrijfsproces in een functieoverschrijdend stroomdiagram. Ze worden weergegeven als brede rechthoeken.

Artefacten:

categoriseren activiteiten en kunnen worden gebruikt om meer informatie over een proces te geven in de BPMN.

• Gegevensobject:

  de gegevens die nodig zijn voor een proces. Ziet eruit als een vel papier waarvan de rechterbovenhoek is omgevouwen.

• Groep:

  bestaat uit een rechthoek met afgeronde hoeken en stippellijnen, die verschillende activiteiten groepeert.

• Tekstaantekening:

  tekst die meer informatie biedt.

Nu u inzicht hebt in de elementen waaruit een BPMN-diagram bestaat, gaan we kijken hoe u zo'n diagram kunt maken in Lucidchart. We hebben al sjablonen en BPMN-pictogrammen gemaakt om u op weg te helpen. U kunt ze aanpassen aan de eisen van uw diagram. Log in op uw account (heeft u er nog geen, meld u dan aan om Lucidchart gratis te proberen) en volg onderstaande stappen.

1.

Kies een sjabloon voor BPMN-diagrammen

Klik bij Documenten op de neerwaartse pijl in de oranje knop '+Document' en dubbelklik op de sjabloon Leeg BPMN 2.0.

2. Geef het BPMN-diagram een naam

Klik op het kopje BPMN 2.0 in de linkerbovenhoek van het scherm. Er verschijnt een pop-upvenster. Typ de naam van uw diagram in het tekstvak en klik op OK. In de linkerbovenhoek van het scherm verschijnt de naam van uw BPMN-diagram.

3. Start het BPMN-proces

Onze sjabloon toont een betalingsproces. We gaan het wijzigen zodat het een BPMN voor een binnenkomende factuur wordt. Om het proces te beginnen, moet u een open cirkel aanmaken. Klik op de groene cirkel om die te selecteren. Verander de kleur door in de menubalk op het pictogram kleuropvulling te klikken en wit te selecteren.

Tip:

als u op de cirkel klikt, kunt u die in een niet-onderbrekende gebeurtenis veranderen door in het pop-upvenster op het vakje Niet-onderbrekend te klikken. U kunt ook het type gebeurtenis opgeven.

Om de gebeurtenis een nieuwe naam te geven, dubbelklikt u op Start gebeurtenis, drukt u op uw toetsenbord op de Delete-toets en typt u de nieuwe naam in.

4. Voeg activiteiten toe

Er staan al enkele activiteiten in de sjabloon, maar die kunt u zelf aanpassen. Als de activiteiten staan waar u dat wilt, kunt u dubbelklikken op de tekst om die te wijzigen.

Voeg meer activiteiten toe door BPMN-pictogrammen naar het diagram te verslepen. In de linkerkolom van het scherm ziet u een groot aantal vormen en symbolen. De symbolen die u nodig hebt om een BPMN te maken, hebben we al gecreëerd. Scroll naar de onderkant van de lijst, naar het gedeelte BPMN 2.0. Dit zijn alle BPMN-symbolen die u nodig hebt. (Opmerking: beweeg de muis over de symbolen om te zien waar ze voor staan: taak, transactie, proces, gegevensobject, gateway, zwembaan/zwembad).

Tip:

wanneer u elementen in de grafiek plaatst, kunt u die nog verder aanpassen door te selecteren wat de activiteit (of taak, gateway etc.) doet door een van de geboden opties te kiezen in het pop-upvenster. U kunt dit venster altijd openen door eerst op het element te klikken en vervolgens in de rechterbovenhoek op het tandwielpictogram te klikken.

5. Voeg gateways toe

Er staat al een gateway in de sjabloon, maar u kunt er meer toevoegen door het gatewaypictogram in de set met BPMN 2.0-tools te selecteren en naar de gewenste plaats in het diagram te slepen. Kies het type gebeurtenis uit het vervolgkeuzevenster in het pop-upvak. Het betreffende pictogram verschijnt in de gatewaydriehoek.

6. Voeg verbindende objecten toe

Dubbelklik op een activiteit of gateway, klik daarna op een van de oranje cirkels en houd deze vast. Sleep de lijn naar het juiste symbool. Er wordt dan automatisch een pijl getekend tussen de twee objecten.

Geef de acties van de verbindende objecten een naam door direct op de pijl te klikken tot er een tekstvak verschijnt, of door op de T in het standaardvak te klikken (bovenaan de pictogramopties aan de linkerkant van het scherm). Als u die laatste optie kiest, klikt u in het diagram op de plaats waar u de tekst wilt hebben. Er verschijnt dan een tekstvak. Typ de gewenste tekst.

7. Voeg zwembad of zwembanen toe

Misschien is het zo dat de ene groep in uw organisatie bepaalde acties op de BPMN voltooit, terwijl een andere afdeling verantwoordelijk is voor andere activiteiten. Dat kunt u in het diagram aangeven door een zwembad/zwembanen toe te voegen.

Selecteer het zwembadpictogram in de set met BPMN 2.0-tools en versleep het naar de plaats in het diagram waar u het wilt hebben. Selecteer het type gebeurtenis uit het vervolgkeuzevenster in het pop-upvak. Het betreffende pictogram verschijnt in de gatewaydriehoek. Dubbelklik op de tekst Zwembad en Zwembaan om de inhoud te veranderen.

Tip:

u kunt het aantal weergegeven zwembanen en de richting veranderen door op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het zwembad te klikken.

U zult de gebeurtenissen waarschijnlijk moeten uitlijnen zodat ze in de juiste zwembaan vallen. U kunt meerdere items verplaatsen door op het eerste item te klikken, de shifttoets ingedrukt te houden, op andere items te klikken die u wilt verplaatsen en ze vervolgens naar de juiste baan te slepen. De verbindende objecten lijnen zichzelf automatisch opnieuw uit.

8. Pas de BPMN aan met kleuren en lettertypes

Als u klaar bent met het basisontwerp van het diagram, kunt u kleuren aan symbolen toevoegen en lettertypes wijzigen. Dat gaat als volgt:

• Kleuren toevoegen aan elementen:

  klik op een element in het diagram, klik vervolgens in de menubalk op het pictogram kleuropvulling en kies een kleur.

  • Tip:

    u kunt meerdere elementen dezelfde kleur geven door op het eerste onderdeel te klikken, de shifttoets ingedrukt te houden en op de resterende vormen te klikken. Daarna klikt u op het pictogram kleuropvulling en kiest u een kleur.

• Het lettertype wijzigen:

  kies uit het menu Bewerken de optie Alles selecteren. Klik op het lettertypevak, kies een nieuw lettertype en klik daar op. Alle tekst in het diagram wordt bijgewerkt. U kunt de andere sneltoetsen (letterkleur, lettergrootte, vet, cursief, onderstrepen en uitlijning) gebruiken om het lettertype nog verder aan te passen.

9. Deel uw BPMN

De titel die u aan het begin van deze oefening hebt gemaakt, verschijnt aan de bovenkant van het diagram. Bent u tevreden over hoe de BPMN eruitziet, dan kunt u hem via e-mail, een link en sociale media (Facebook, Twitter, Google+ en LinkedIn) met anderen delen of in een website integreren. Klik in de rechterbovenhoek van het scherm op de blauwe knop Delen. Er verschijnt een pop-upvenster. Kies hoe u het diagram wilt delen en voer de juiste informatie in.

Als u een medewerker toevoegt door een e-mail te sturen met een link naar de BPMN, dan kunt u beiden tegelijk aan het diagram werken en overleggen via de chatfunctie (het gele pictogram in de rechterbovenhoek van het scherm).

U kunt in slechts negen simpele stappen online een BPMN of BPMN 2.0 maken. Lucidchart is een webgebaseerde app, dus wordt uw diagram automatisch opgeslagen. Vrijwel overal waar u een internetverbinding hebt, kunt u toegang krijgen tot dit diagram. U kunt uw BPMN heel gemakkelijk delen met uw collega's, zonder dat u zich ooit hoeft af te vragen of zij het bestand kunnen openen of er toegang toe hebben. Meld u aan voor een gratis proefversie en ervaar het gebruiksgemak van Lucidchart.