So erstellen Sie eine RACI-Matrix für Ihr Projekt
Die Schönheit der RACI-Matrix liegt in der Einfachheit ihrer Erstellung. Führen Sie die folgenden vier Schritte aus, um Projektrollen und -aufträge strategisch zuzuweisen.
Schritt 1: Projektaufgaben auflisten
Treffen Sie sich mit den wichtigsten Stakeholdern, um alle Aufgaben, Meilensteine und Entscheidungen im Rahmen des Projekts zu identifizieren. Die Liste sollte sowohl Leistungen (z. B. Produkte) als auch Aktivitäten wie Meetings enthalten.
Führen Sie diese Projektelemente in der Reihenfolge ihrer geplanten Fertigstellung auf der linken Seite der Matrix (der Y-Achse) auf.
Schritt 2: Projektrollen planen
Identifizieren Sie alle Projektrollen – dies sind in der Regel Jobbezeichnungen – entlang der oberen Zeile (auch X-Achse genannt) der Matrix. Die X-Achse könnte beispielsweise Rollen wie Projektmanagement, Unternehmensanalyse, Entwicklung, technische Architekturarbeiten und CTO enthalten.
Möglicherweise entdecken Sie beim Ermitteln aller relevanter Stakeholder weitere Aufgaben, die Sie der Y-Achse hinzufügen können. Ergänzen Sie diese nach Bedarf.
Schritt 3: RACI Verantwortlichkeiten zuweisen
Gehen Sie als Nächstes jede Zelle der Matrix durch und füllen Sie die entsprechende RACI Rolle aus (zuständig für die Durchführung, rechenschaftspflichtig, konsultiert, zu informieren).
Arbeiten Sie sich der Reihe nach durch die Aufgabenliste, bis das gesamte Modell ausgefüllt ist. Bedenken Sie, dass es für Aufgaben mehr als einen verantwortlichen Stakeholder geben kann, aber nur eine rechenschaftspflichtige Person pro Aufgabe.
Schritt 4: Ausarbeiten und freigeben
Sobald Ihr RACI-Diagramm ausgefüllt ist, geben Sie sie für alle Stakeholder des Projekts frei und bitten Sie um Feedback. Beheben Sie jegliche Konflikte oder Probleme bei den Aufgaben und holen Sie dann die endgültige Freigabe für das Modell ein.
Das Modell sollte vor dem Projektbeginn genehmigt werden, damit alle auf demselben Stand sind.
Abwägungen
Einige Punkte müssen berücksichtigt werden, um den größtmöglichen Nutzen aus der RACI-Matrix zu ziehen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass jeder Aufgabe sowohl eine für die Durchführung zuständige als auch eine rechenschaftspflichtige Rolle zugewiesen ist. Achten Sie jedoch auf Aufgaben mit mehreren „rechenschaftspflichtigen“ Stakeholdern. Zu viele rechenschaftspflichtige Personen oder Teams können den Fortschritt eines Projekts behindern. Weisen Sie nur so viele Personen bzw. Teams wie nötig zu, um Ineffizienzen durch „zu viele Köche“ zu vermeiden.
Außerdem sollten Sie bedenken, dass es gelegentlich Rollen gibt, die sich nicht in alle Kategorien einordnen lassen. So wird zwar für jede Aufgabe eine zuständige und eine rechenschaftspflichtige Partei benötigt, aber es ist vielleicht nicht notwendig, jemanden zu informieren oder Beratung zur Arbeit einzuholen. Und das ist auch in Ordnung. Vor allem bei großen Projekten mit vielen Variablen können Effizienz und Klarheit durch das Schaffen von Ordnung verbessert werden.
In diesem Fall könnten Sie auf ein alternatives Modell namens RACIO ausweichen. RACIO umfasst zwei weitere Kennzeichnung: „Omitted“ (ausgelassen) und „Out of the Loop“ (nicht relevant für diesen Schritt) für diejenigen Rollen, die nicht perfekt in das RACI Modell passen.
Wenn also nicht jeder Stakeholder eine aktive Rolle übernehmen muss, können Sie bei den Stakeholdern, die diese Aufgabe ignorieren können, ein „O“ eintragen. So können sich die betreffenden Personen auf die für ihre Rolle wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Durch die strategische Rollenzuweisung innerhalb der RACI-Matrix können Sie das Modell optimieren und so die Projekteffizienz verbessern.
Eine RACI-Matrix in Lucidchart erstellen
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Der echte Mehrwert einer RACI-Matrix für das Projektmanagement entsteht durch klare Kommunikation. Wenn die Stakeholder Ihres Projekts jedoch keinen einfachen Zugang zu den RACI-Aufgaben haben, können sie nur schwer einen Überblick behalten.
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