Matriz Raci : ¿qué es y qué beneficios tiene?

Ya te ha pasado. Empiezas un gran proyecto y, al principio, todo parece ir bien. La hoja de ruta del proyecto es detallada e integral. Ya estableciste tus hitos. El equipo está muy animado. Los ejecutivos están satisfechos.

Sin embargo, pronto todo comienza a desmoronarse. No se cumplen los plazos. Se olvidan las tareas. De repente, todo tu proyecto perdió el rumbo.

¿Qué salió mal?

Lo más probable es que no hayas aclarado los roles y las responsabilidades del proyecto en tu hoja de ruta. Y eso es un factor crucial para el éxito de cualquier proyecto. Sin ellos, los proyectos pueden perder el rumbo rápidamente y las partes interesadas se quedan tratando de armar el rompecabezas.

Ingresa a la matriz RACI. La matriz RACI ayuda a los administradores de proyectos a optimizar sus procesos garantizando que cada miembro del equipo y cada parte interesada comprenda sus funciones específicas. Descubre por qué la matriz RACI es importante y cómo puedes aprovecharla en tu próximo proyecto importante.

Características del modelo RACI

¿Qué es una matriz RACI? Una matriz RACI es un diagrama que define y documenta la propiedad y la responsabilidad de cada etapa de tu proyecto. Dentro de la matriz se trazan todas las tareas, hitos y decisiones del proyecto.

El término RACI es un acrónimo (en inglés) que designa cuatro funciones principales dentro de un proyecto:

Encargado: una o varias personas que están a cargo de completar la tarea o función asignada. Son responsables de terminar el trabajo o tomar una decisión. Son los “realizadores”.

Responsable: la persona responsable de que el trabajo se concluya satisfactoriamente (es decir, el “propietario” del trabajo). Esta persona aprueba el trabajo final completado, y el encargado le rinde cuentas. Normalmente, el patrocinador del proyecto cumple este rol.

Consultados: las personas que brindan la información y las aportaciones necesarias para el proyecto y las tareas. Por lo general, son expertos y desempeñan un papel activo en el proceso.

Informados: las personas o partes interesadas que deben mantenerse al tanto de los informes de progreso y las actualizaciones. No contribuyen directamente a las decisiones, pero deben conocerlas.   

Ventajas del modelo RACI

El valor del modelo RACI es que es rápido y fácil de crear, además de ser una herramienta poderosa para mantener las expectativas, organizar las funciones y agilizar los procesos desde el principio hasta el final del proyecto.

¡Todo dentro de un diagrama sencillo que muestra todo de un vistazo!

El modelo RACI tiene varios beneficios clave que lo hacen especialmente valioso para los gerentes de proyectos. Este elemento visual:

• Aclara las funciones y elimina la confusión.
• Mantiene el rumbo de los proyectos y garantiza que nada se pierda.
• Asegura transiciones y traspasos fluidos cuando hay una rotación.
• Prioriza la comunicación entre los equipos y las partes interesadas.

Además de designar claramente los roles, la matriz RACI fomenta una mayor comunicación en todos los niveles. Al dar el mismo peso a la función de “Informado”, las partes interesadas que podrían haber quedado excluidas de la conversación en otras circunstancias se mantienen dentro.

Aunque las partes interesadas “informadas”, por lo general, no proporcionan información estratégica ni dirección, pueden operar de manera más eficaz en sus esferas de responsabilidad cuando saben lo que está sucediendo. La matriz RACI mejora la eficiencia y la eficacia del proyecto en el tablero.  

Cómo crear una matriz RACI para tu proyecto

Es fácil diseñar una matriz RACI atractiva. Sigue estos cuatro pasos para asignar estratégicamente roles y asignaciones dentro de un proyecto.  

Paso 1: Lista de las tareas del proyecto

Reúnete con las partes interesadas clave para identificar todas las tareas, hitos o decisiones del proyecto. La lista debe incluir los entregables (tales como los productos) y las actividades, como las juntas.

Enumera estos elementos del proyecto en orden de finalización en el lado izquierdo de la matriz (eje Y).

Paso 2: Describe los roles dentro del proyecto  

Identifica todos los roles en el proyecto (por lo general, puestos de trabajo) a lo largo de la fila superior (eje X) de la matriz. Por ejemplo, el eje X puede incluir roles, tales como el de administrador de proyectos, analista de negocios, desarrolladores, arquitecto técnico y director de tecnología.

Quizá descubras tareas adicionales para incorporar al eje conforme identifiques a todas las partes interesadas importantes para el proyecto. Agrégalas a la matriz según sea necesario.

Paso 3: Asigna las responsabilidades de RACI

Luego, revisa cada celda de la matriz y llena con el rol adecuado de RACI (encargado, responsable, consultado, informado).

Sigue con la lista de tareas hasta completar todo el modelo de la matriz RACI. Considera que las tareas pueden tener más de una parte encargada, pero solo debe haber una persona responsable por tarea.

Paso 4: Finaliza y aprueba

Una vez que tu matriz RACI esté completa, comparte el diagrama con todas las partes interesadas del proyecto y pide retroalimentación. Resuelve cualquier conflicto o problema con las asignaciones y luego obtén la aprobación final del modelo.

Asegúrate de aprobar el modelo antes de que comience el proyecto para que todos estén en sintonía.

Consideraciones

Para que la matriz RACI sea más eficaz, hay algunas cosas que deben tenerse en cuenta.

En primer lugar, verifica que cada tarea tenga asignado a un encargado y a un responsable. Sin embargo, ten cuidado con las tareas con muchos encargados, ya que puede hacer lento el proceso. Asigna solo a las personas necesarias para evitar las ineficiencias que resultan de que demasiadas personas participen en una sola tarea.

En segundo lugar, ten en cuenta que, a veces, hay funciones que no se ajustan al estándar. Por ejemplo, si bien cada tarea necesitará un encargado y un responsable, puede que no sea necesario informar o consultar sobre el trabajo. Y está bien. En especial en proyectos grandes con muchas piezas en movimiento, reducir el caos puede mejorar la eficiencia y la claridad.

En este caso, un modelo alternativo llamado RACIO puede funcionar bien. Incluye una designación “Omitido” o “Marginado” para aquellas funciones que no concuerdan perfectamente con el modelo de la matrix RACI.

Por lo tanto, si una tarea no requiere que todas las partes interesadas asuman un papel activo, puedes agregar una “O” a las partes interesadas que pueden ignorar esa tarea. Esta designación los libera para poder centrarse en el trabajo más relevante para su función. Al asignar roles estratégicamente dentro de la matriz RACI, puedes optimizar el modelo para una mayor eficiencia del proyecto.

Crea una matriz RACI en Lucidchart

Lucidchart es una plataforma de diagramación basada en la nube que ayuda a los administradores de proyectos muy ocupados a crear valiosos diagramas y flujos de procesos, incluidas las matrices RACI.

El valor real de una matriz RACI se deriva de una comunicación clara. Pero si las partes interesadas de tu proyecto no tienen fácil acceso a las asignaciones de RACI, tendrán dificultades para concentrarse en la tarea.

Lucidchart libera ese poder facilitando que los administradores compartan sus diagramas RACI con los miembros de su equipo mediante un solo clic. Debido a que Lucidchart funciona en la nube, tus recursos siempre están disponibles, sin importar dónde (o cuándo) los necesites.

Idealmente, tu proyecto seguirá el plan con exactitud. Lamentablemente, eso no siempre es realista. Cuando es necesario realizar cambios, un diagrama RACI flexible es obligatorio. Lucidchart te brinda la flexibilidad que necesitas para ajustar las funciones y asignaciones sin necesidad de comenzar todo de nuevo. Así, cuando se realizan cambios, los usuarios pueden ver de inmediato las actualizaciones y no perder el ritmo.

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