Avantages du modèle RACI en gestion de projet

Vous êtes déjà passé par là. Vous commencez un grand projet et, au début, tout semble aller pour le mieux. La feuille de route du projet est détaillée et complète. Vos objectifs sont déterminés. Le moral de l’équipe est au plus haut. Les parties prenantes sont satisfaites.

Mais bientôt, les choses commencent à se gâter. Les échéances ne sont pas respectées. Certaines tâches tombent dans l’oubli. Et tout à coup, tout votre projet prend l’eau.

Qu’est-ce qui s’est mal passé ?

Il est fort probable que vous n’avez pas défini les rôles et les responsabilités du projet dans votre feuille de route. La définition des rôles et des responsabilités est un facteur de réussite essentiel à tout projet. Sans cela, les projets peuvent rapidement être compromis et les parties prenantes se retrouvent à devoir recoller les morceaux.

Découvrez la matrice RACI pour gestion de projet. La matrice RACI aide les chefs de projet à simplifier leurs processus en s’assurant que chaque membre de l’équipe et chaque partie prenante comprend son rôle spécifique. Découvrez pourquoi la matrice RACI est si importante et comment en tirer parti lors de votre prochain projet ambitieux.

Matrice RACI : définition

Une matrice RACI est un graphique qui définit et illustre la répartition de la propriété et des responsabilités à chaque étape de votre projet. Dans la matrice, chaque tâche, chaque étape et chaque décision du projet est définie.

Le terme RACI est un acronyme qui regroupe les quatre rôles principaux au sein d’un projet :

Responsible (Réalisateur) : une ou plusieurs personnes chargées d’effectuer la tâche ou de remplir la fonction qui leur a été attribuée. Ces personnes sont chargées de finaliser le travail ou de prendre une décision. Ce sont les « décideurs ».

Accountable (Approbateur) : la personne qui est chargée de mener à bien le travail (c’est-à-dire le « propriétaire » du travail). Cette personne approuve le travail final réalisé. La partie « réalisateur » doit rendre des comptes à cette personne. Ce rôle est généralement rempli par le responsable du projet.

Consulted (Consultés) : les personnes qui fournissent les données et les informations nécessaires pour le projet et les tâches. Ces personnes sont généralement des experts en la matière et jouent un rôle actif dans le processus.

Informed (Informés) : les personnes ou les parties prenantes qui doivent être tenues informées des progrès réalisés et des mises à jour. Ces personnes ne contribuent pas directement aux décisions, mais doivent en être informées.   

Les avantages du modèle RACI

L’intérêt du modèle RACI est qu’il est à la fois rapide et facile à créer et qu’il constitue un outil puissant pour répondre aux attentes, organiser les rôles et simplifier les processus du début à la fin du projet.

Le tout dans un graphique simple et facile à comprendre !

Le modèle RACI présente plusieurs avantages essentiels qui le rendent particulièrement précieux pour les chefs de projets. Ce support visuel :

• Définit les rôles et évite toute confusion
• Veille à ce que les projets se déroulent comme prévu et que rien ne soit laissé au hasard.
• Assure des transitions et des transferts en douceur en cas de changement de personnel
• Donne la priorité à la communication entre les équipes et les parties prenantes

En plus de définir clairement les rôles, la matrice RACI favorise une meilleure communication à tous les niveaux. En accordant un poids égal aux rôles « Informés », les parties prenantes qui auraient pu être exclues de la conversation sont intégrées dans la boucle.

Si les parties prenantes « Informées » ne fournissent généralement pas de points de vue ou de directives, elles peuvent agir plus efficacement dans leur sphère de responsabilité lorsqu’elles ont connaissance de ce qui se passe. La matrice RACI améliore l’efficience et l’efficacité du projet dans son ensemble.  

Comment faire une matrice RACI pour votre projet

La particularité d’une matrice RACI est qu’elle est simple à créer. Suivez ces quatre étapes pour répartir stratégiquement les rôles et les attributions du projet.  

Étape 1 : dresser une liste des tâches du projet

Rencontrez les principales parties prenantes pour identifier chaque tâche, chaque étape et chaque décision relative au projet. La liste doit inclure à la fois les éléments livrables (tels que les produits) et les activités telles que les réunions.

Dressez la liste de ces éléments constitutifs du projet par ordre chronologique d’achèvement sur le côté gauche de la matrice (l’axe des y, ou axe des ordonnées).

Étape 2 : définir les rôles du projet  

Identifiez tous les rôles du projet, généralement les intitulés des postes, sur la ligne supérieure (l’axe des x, ou axe des abscisses) de la matrice. Par exemple, l’axe des abscisses peut inclure des rôles comme le chef de projet, l’analyste commercial, le ou les développeurs, l’architecte technique et le directeur technique.

Vous découvrirez peut-être d’autres tâches à ajouter à l’axe des ordonnées au fur et à mesure que vous rencontrerez toutes les parties prenantes du projet. Ajoutez-les à la matrice si nécessaire.

Étape 3 : attribuer des responsabilités RACI

Ensuite, passez en revue chaque cellule de la matrice et indiquez le rôle RACI approprié (réalisateur, approbateur, consultés, informés).

Parcourez la liste des tâches jusqu’à ce que le modèle soit entièrement rempli. Gardez à l’esprit que les tâches peuvent avoir plus d’une partie prenante responsable, mais il ne doit normalement y avoir qu’une seule personne chargée de l’approbation par tâche.

Étape 4 : finaliser et approuver

Une fois votre matrice RACI remplie, partagez le graphique avec toutes les parties prenantes du projet et demandez-leur leur avis. Résolvez les éventuels conflits ou problèmes liés aux attributions, puis obtenez l’approbation finale pour ce modèle.

Veillez à approuver le modèle avant le début du projet afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Réflexions

Pour que la matrice RACI soit la plus efficace possible, il y a quelques éléments à prendre en compte.

Tout d’abord, assurez-vous que chaque tâche est associée à un rôle de réalisateur et d’approbateur. Attention toutefois aux tâches pour lesquelles il existe plusieurs parties prenantes « réalisateur ». Un trop grand nombre de parties « réalisateur » peut entraîner un ralentissement du processus. N’affectez que le nombre de personnes nécessaires pour prévenir tout manque d’efficacité dû à la présence de trop nombreuses personnes au sein du même projet.

Deuxièmement, gardez à l’esprit qu’il y a parfois des rôles qui ne se prêtent pas à certains projets. Par exemple, bien que chaque tâche nécessite une partie « réalisateur » et « approbateur », il peut ne pas être nécessaire d’informer ou de consulter des personnes pour certains projets. Et c’est tout à fait normal ! En particulier pour les projets de grande envergure comportant de nombreuses parties prenantes, prévenir toute confusion peut améliorer l’efficacité et la clarté.

Dans ce cas, un modèle de matrice RACI alternatif, appelé RACIO, peut s’avérer efficace. RACIO prévoit une qualification « Omis » ou « Hors boucle de rétroaction » pour les rôles qui ne correspondent pas parfaitement au modèle RACI.

Ainsi, si une tâche ne nécessite pas que toutes les parties prenantes jouent un rôle actif, vous pouvez ajouter un « O » aux parties prenantes qui peuvent ignorer cette tâche. Cette distinction leur permet de se concentrer sur le travail qui correspond le mieux à leur rôle. En attribuant stratégiquement les rôles au sein de la matrice RACI, vous pouvez optimiser le modèle pour accroître l’efficacité du projet.

Créer une matrice RACI en ligne dans Lucidchart

Lucidchart est une plateforme cloud de création de diagrammes qui aide les chefs de projet débordés à créer des diagrammes et des flux de processus très utiles, notamment des matrices RACI.

La véritable valeur d’une matrice RACI est qu’elle permet une communication claire. Mais si les parties prenantes de votre projet ne peuvent pas accéder facilement aux attributions RACI, elles auront du mal à rester opérationnelles.

Lucidchart libère cette puissance en permettant le partage des diagrammes RACI entre les chefs et les membres de leur équipe d’un simple clic. Comme Lucidchart fonctionne dans le cloud, vos ressources sont toujours disponibles, où (et quand) vous le souhaitez.

En principe, votre projet se déroulera exactement comme prévu. Mais malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Lorsque des changements doivent être apportés, un diagramme RACI flexible est indispensable. Lucidchart vous offre la flexibilité nécessaire pour ajuster les rôles et les attributions sans avoir à tout refaire. Et lorsque des modifications sont apportées, les utilisateurs peuvent voir instantanément les mises à jour afin de ne rien rater.

Utilisez Lucidchart pour créer facilement des modèles RACI précis, et vous ne prendrez plus jamais de retard sur un projet.