Comment faire une matrice RACI pour votre projet
La particularité d’une matrice RACI est qu’elle est simple à créer. Suivez ces quatre étapes pour répartir stratégiquement les rôles et les attributions du projet.
Étape 1 : dresser une liste des tâches du projet
Rencontrez les principales parties prenantes pour identifier chaque tâche, chaque étape et chaque décision relative au projet. La liste doit inclure à la fois les éléments livrables (tels que les produits) et les activités telles que les réunions.
Dressez la liste de ces éléments constitutifs du projet par ordre chronologique d’achèvement sur le côté gauche de la matrice (l’axe des y, ou axe des ordonnées).
Étape 2 : définir les rôles du projet
Identifiez tous les rôles du projet, généralement les intitulés des postes, sur la ligne supérieure (l’axe des x, ou axe des abscisses) de la matrice. Par exemple, l’axe des abscisses peut inclure des rôles comme le chef de projet, l’analyste commercial, le ou les développeurs, l’architecte technique et le directeur technique.
Vous découvrirez peut-être d’autres tâches à ajouter à l’axe des ordonnées au fur et à mesure que vous rencontrerez toutes les parties prenantes du projet. Ajoutez-les à la matrice si nécessaire.
Étape 3 : attribuer des responsabilités RACI
Ensuite, passez en revue chaque cellule de la matrice et indiquez le rôle RACI approprié (réalisateur, approbateur, consultés, informés).
Parcourez la liste des tâches jusqu’à ce que le modèle soit entièrement rempli. Gardez à l’esprit que les tâches peuvent avoir plus d’une partie prenante responsable, mais il ne doit normalement y avoir qu’une seule personne chargée de l’approbation par tâche.
Étape 4 : finaliser et approuver
Une fois votre matrice RACI remplie, partagez le graphique avec toutes les parties prenantes du projet et demandez-leur leur avis. Résolvez les éventuels conflits ou problèmes liés aux attributions, puis obtenez l’approbation finale pour ce modèle.
Veillez à approuver le modèle avant le début du projet afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Réflexions
Pour que la matrice RACI soit la plus efficace possible, il y a quelques éléments à prendre en compte.
Tout d’abord, assurez-vous que chaque tâche est associée à un rôle de réalisateur et d’approbateur. Attention toutefois aux tâches pour lesquelles il existe plusieurs parties prenantes « réalisateur ». Un trop grand nombre de parties « réalisateur » peut entraîner un ralentissement du processus. N’affectez que le nombre de personnes nécessaires pour prévenir tout manque d’efficacité dû à la présence de trop nombreuses personnes au sein du même projet.
Deuxièmement, gardez à l’esprit qu’il y a parfois des rôles qui ne se prêtent pas à certains projets. Par exemple, bien que chaque tâche nécessite une partie « réalisateur » et « approbateur », il peut ne pas être nécessaire d’informer ou de consulter des personnes pour certains projets. Et c’est tout à fait normal ! En particulier pour les projets de grande envergure comportant de nombreuses parties prenantes, prévenir toute confusion peut améliorer l’efficacité et la clarté.
Dans ce cas, un modèle de matrice RACI alternatif, appelé RACIO, peut s’avérer efficace. RACIO prévoit une qualification « Omis » ou « Hors boucle de rétroaction » pour les rôles qui ne correspondent pas parfaitement au modèle RACI.
Ainsi, si une tâche ne nécessite pas que toutes les parties prenantes jouent un rôle actif, vous pouvez ajouter un « O » aux parties prenantes qui peuvent ignorer cette tâche. Cette distinction leur permet de se concentrer sur le travail qui correspond le mieux à leur rôle. En attribuant stratégiquement les rôles au sein de la matrice RACI, vous pouvez optimiser le modèle pour accroître l’efficacité du projet.
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La véritable valeur d’une matrice RACI est qu’elle permet une communication claire. Mais si les parties prenantes de votre projet ne peuvent pas accéder facilement aux attributions RACI, elles auront du mal à rester opérationnelles.
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En principe, votre projet se déroulera exactement comme prévu. Mais malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Lorsque des changements doivent être apportés, un diagramme RACI flexible est indispensable. Lucidchart vous offre la flexibilité nécessaire pour ajuster les rôles et les attributions sans avoir à tout refaire. Et lorsque des modifications sont apportées, les utilisateurs peuvent voir instantanément les mises à jour afin de ne rien rater.
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