Ganz egal, ob Sie einen Arbeitsablauf optimieren, ein Brainstorming für ein Klassenprojekt durchführen oder sich mit Ihrem Team abstimmen möchten, während Sie im Homeoffice arbeiten: Lucidchart ist das richtige Teamwork-Tool für effektive visuelle Zusammenarbeit.

Sehen Sie sich diese sieben Tipps unseres Teams für Produktschulungen an, um Lucidchart als kollaborativen Arbeitsbereich zu nutzen.

1. Teilen Sie Ihr Dokument, um einen kollaborativen Arbeitsbereich zu schaffen

Wandeln Sie jedes Lucidchart-Dokument in einen kollaborativen Arbeitsbereich um, in dem Sie mit Ihrem Team in Echtzeit Brainstormings durchführen, am Whiteboard arbeiten oder Aktualisierungen vornehmen können. Sie müssen das Dokument nur teilen: Klicken Sie auf den orangefarbenen „Teilen“-Button und fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder hinzu, um ihnen den Zugriff zu ermöglichen.

Wenn alle Beteiligten das Dokument gleichzeitig öffnen, haben Sie alle Zugang zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem Sie Ihre Ideen einbringen und sich untereinander abstimmen können.

Wenn Sie genauer wissen möchten, wo andere Teammitglieder arbeiten, achten Sie auf die Cursor, die mit den Namen der Mitwirkenden beschriftet sind. Sie können auch auf die Symbole mit den Initialen in der oberen rechten Ecke des Lucidchart Arbeitsbereichs klicken, um den Standort des jeweiligen Benutzers automatisch zu vergrößern.

2. Legen Sie Berechtigungen für Dokumente fest, um diese zu schützen und Benutzern den richtigen Zugang zu gewähren

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder die Informationen erhalten, die Sie brauchen, und dabei keine unerwünschten Änderungen vornehmen?

In unserem Teamwork-Tool ist es ganz einfach, die entsprechenden Bearbeitungs- und Zugriffsberechtigungen zuzuweisen. Sobald Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie es für andere Benutzer mit einer von vier Berechtigungsstufen freigeben: „Kann bearbeiten und teilen“, „Kann bearbeiten“, „Kann kommentieren“ und „Kann lesen“. Sie können für jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe unterschiedliche Berechtigungsstufen festlegen.

Darüber hinaus können Sie die Berechtigungen für Ihr Dokument jederzeit ändern. Je nach Projektphase können Sie Mitwirkende zum Dokument hinzufügen oder entfernen sowie deren Berechtigungsstufe ändern, um ihre Dokumentfunktionen zu erweitern oder zu verringern. Diese Funktion ist besonders nützlich für mehrteilige Projekte, bei denen in jeder Phase unterschiedliche Mitwirkende erforderlich sind. So kann verhindert werden, dass zu viele Köche den Brei verderben.

3. Weisen Sie Farben zu, um die Beiträge der einzelnen mitglieder zu sehen und Ihre Arbeit im team zu organisieren

Wenn mehrere Mitwirkende gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, kann es schwierig werden, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Um Ihr gemeinsames Dokument geordnet zu halten, weisen Sie allen Mitwirkenden ihre eigene Farbe zu. Lassen Sie einfach alle Mitwirkenden eine Farbe wählen (z. B. Johannes ist grün, Sabine rot, Jakob lila), und bitten Sie Ihre Mitwirkenden, diese Farbe für jede Form, die sie dem Dokument hinzufügen, beizubehalten.

Um beim virtuellen Arbeiten im Team den bestmöglichen Überblick zu behalten, können Sie sogar eine einfache Legende in Lucidchart erstellen, um die Farben Ihres Teams im Auge zu behalten!

4. Hinterlassen Sie formenspezifische Kommentare im Teamwork-Tool, um Ihre Konversationen zu fokussieren

Kommentare sind eine großartige Möglichkeit für Mitwirkende, sich über die spezifischen Komponenten eines Diagramms auszutauschen, ohne dessen Inhalt zu verändern. Wenn Sie beispielsweise die stilistische Änderung einer bestimmten Form vorschlagen möchten, können Sie den Vorschlag in einen Kommentar verpacken und den Ersteller des Dokuments mit einem @mention erwähnen. Auf diese Weise wird die entsprechende Person benachrichtigt, die dann zu der von Ihnen markierten Komponente im Dokument navigieren und auf Ihren Kommentar antworten kann.

Wir empfehlen, Kommentare als „geklärt“ zu markieren, wenn die erforderlichen Maßnahmen ergriffen wurden. Aber keine Sorge – Sie können gelöste Kommentare jederzeit einsehen und sogar erneut öffnen. Sie haben im Diagramm immer Zugriff auf Konversationen und getroffene Entscheidungen. 

5. Weisen Sie einen Dokumentenstatus zu, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind

Dokumentenstatus verfolgen den Fortschritt eines Dokuments, insbesondere wenn mehrere Personen zu verschiedenen Zeiten daran arbeiten. Mit dem Dokumentenstatus in Lucidchart können Sie Dokumenten direkt auf der Dokumentenseite einen Status wie „Entwurf“, „Prüfung ausstehend“ und „Abgeschlossen“ zuweisen.  

Status sind besonders nützlich, wenn Sie Ihre Dokumente mit Kunden oder Führungskräften teilen – Sie wollen ihnen bestimmt nicht versehentlich eine unfertige Version zeigen! 

6. Verwenden Sie geteilte Ordner oder Team-Ordner, damit Ihr Team schnell und einfach auf Ihre Dokumente zugreifen kann

Wenn Sie Dokumente in geteilten Ordnern oder Team-Ordnern speichern, können Mitwirkende diese ganz leicht finden und aufrufen!

Geteilte Ordner sind hilfreich für die Zusammenarbeit in kleinen Gruppen, während sich Team-Ordner bestens für Unternehmenskonten eignen. Beide Arten von Ordnern sparen Zeit und Kosten für die Organisation, da beim Hinzufügen eines Dokuments zu einem Ordner die Freigabeberechtigungen des Ordners übernommen werden.

7. Teilen Sie veröffentlichte URLs mit Teammitgliedern, die das teamwork-tool nicht verwenden

Sie müssen Ihr Dokument mit Personen teilen, die kein Lucidchart-Konto haben? Kein Problem! Neben den Funktionen für virtuelles Arbeiten im Team und die Freigabe bietet Ihnen Lucidchart die Möglichkeit, Ihr Dokument unter einer spezifischen URL zu veröffentlichen, die laufend mit den Änderungen am Dokument aktualisiert wird. Sie können sogar einen bestimmten Abschnitt Ihres Diagramms veröffentlichen, wenn Ihr Publikum nur einen Teil davon sehen soll. 

Worauf warten Sie noch? Mit diesen sieben Best Practices für das Teamwork sind Sie bestens gerüstet, um ein Profi in Sachen Zusammenarbeit mit Lucidchart zu werden.

What’s more, you can modify your document’s permissions at any time. Based on the stage of your project, you can add or remove collaborators from the document and change the permission level of a collaborator to increase or decrease their document capabilities. This functionality is particularly useful for multi-part projects that require different collaborators at each stage.

3. Create a diagram key to add clarity to your document

Diagram keys allow you to add a legend for what specific shapes and colors mean in your diagram, giving collaborators clarity and context when they join your document. 

To add a diagram key, select the diagram key shape from the standard shape library and drag it onto the canvas. From there you can customize your key with different shapes, colors, and text.

 

4. Leave shape-specific comments to focus your conversations

Comments are a great way for collaborators to communicate about the specific components of a diagram without affecting the diagram’s contents. For example, if you would like to recommend a stylistic modification to a specific shape, you can make the suggestion in a comment and @mention the doc owner. Doing so will notify the other person, who will be able to navigate to the specific diagram component that you have flagged and reply to your comment.

We recommend marking comments as “resolved” if the necessary actions have been taken, but don’t fret—you can look at resolved comments and even reopen them at any time. You will always have access to the conversations and decisions made in the diagram. 

5. Record and embed a video that provides context for asynchronous collaborators

Using our Loom and CloudApp integrations, you can make, embed, and play video recordings in your Lucidchart documents to ensure your message, tone, and direction is captured accurately for collaborators—especially those working asynchronously.

Quickly record videos of your screen and camera by clicking the camera icon in the top-right corner of your canvas.

6. Assign document status to keep everyone on the same page

Document statuses keep track of the progress of a document, especially if multiple people are working on it at different times. With document status in Lucidchart, you can easily assign statuses such as “draft,” “pending review,” and “complete” directly to documents on the documents page.  

Statuses are particularly useful if you are going to be sharing your documents with clients or executives—you don’t want to show them an unfinished version by mistake! 

7. Use shared or team folders to help your team access your documents quickly and easily

Make it super easy for collaborators to find and access documents by storing documents in shared folders or team folders! 

Shared folders are helpful for small-group collaboration, while team folders are great for businesses that have Enterprise accounts. Both kinds of folders will save you time and organization costs, as when you add a document to a folder, it will inherit the folder’s sharing permissions.

Bonus tip: If you’re really want to uplevel your team resources, try setting up Team Spaces within Lucid. A space serves as a vitual home base for your team to come back to for shared resources, launching work, and more.

8. Share published URLs with team members who don’t have Lucidchart

Need to share your document with someone that doesn’t have a Lucidchart account? No problem! Beyond its collaboration and sharing features, Lucidchart allows you to publish your document to a unique URL that will be constantly updated with changes to the document. You can even publish a specific section of your diagram if you only want your audience to see a portion of it. 

What are you waiting for? With these seven collaboration tips under your belt, you are equipped to be a Lucidchart collaboration champion.