Independientemente de que estés mejorando un flujo de trabajo, haciendo una lluvia de ideas para un proyecto de clases, o tratando de mantenerte en sintonía con tu equipo mientras trabajas remotamente, Lucidchart es el mejor lugar para una colaboración visual efectiva.

¿Como fomentar la colaboración en una empresa? Echa un vistazo a estas 7 actividades para fomentar la colaboracion, en tu espacio de trabajo colaborativo Lucidchart.

1. La importancia de compartir tu documento para mejorar la colaboración de trabajo en equipo

Transforma cualquier documento de Lucidchart en un espacio de trabajo colaborativo en el que puedes hacer una lluvia de ideas, una pizarra o realizar actualizaciones en tiempo real con tu equipo. Solo tienes que compartir el documento: haz clic en el botón naranja "Compartir" y agrega las direcciones de correo electrónico de los compañeros de trabajo para darles acceso.

Cuando todos abran el documento a la vez, todos tendrán acceso a un espacio de trabajo compartido para aportar sus ideas y ponerse de acuerdo (literalmente).

Para saber dónde están trabajando los demás integrantes del equipo, busca el cursor de colaboración etiquetado con el nombre de tu compañero de trabajo. También puedes hacer clic en los íconos iniciales en la esquina superior derecha del espacio de trabajo de Lucidchart para acercarte automáticamente a la ubicación de dicho usuario.

2. Establece los permisos de los documentos para protegerlos y dar a los usuarios el acceso adecuado

¿Quieres asegurarte de que tus compañeros de trabajo puedan obtener la información que necesitan sin hacer ediciones con las que no estás de acuerdo?

En Lucidchart, es fácil asignar los permisos de edición y acceso adecuados para que no haya falta de colaboración en el trabajo. Una vez que hayas creado un documento, puedes compartirlo con otros usuarios con uno de los cuatro niveles de permiso: "puede editar y compartir", "puede editar", "puede comentar" y "puede ver". Puedes establecer diferentes niveles de permiso para cada usuario o grupo de usuarios.

Además, puedes modificar los permisos de tu documento en cualquier momento. En función de la fase en que se encuentre tu proyecto, puedes agregar o eliminar colaboradores del documento, y cambiar el nivel de permiso de un colaborador para aumentar o disminuir sus capacidades en el documento. Esta funcionalidad es particularmente útil para proyectos de varias etapas que requieren diferentes colaboradores en cada una de ellas, ya que evita los líos ocasionados por demasiados cocineros en la cocina.

3. Asigna colores para ver las contribuciones de cada uno de tus compañeros y organizar tu trabajo colaborativo en empresas

Cuando hay varios colaboradores trabajando en el mismo documento al mismo tiempo, puede resultar difícil hacer un seguimiento de quién ha hecho qué cambios. Para mantener tu documento colaborativo organizado, asigna un color específico a cada colaborador y utiliza organizadores gráficos. Simplemente haz que cada colaborador del documento elija un color (por ejemplo, Juan es verde, Sally rojo, Jamie morado), y pide a tus colaboradores que respeten ese color para cada figura que agreguen al documento.

Para estar realmente al tanto, puedes incluso crear una simple leyenda en Lucidchart para llevar la cuenta de las asignaciones de color de tu equipo.

4. Deja comentarios específicos sobre las formas para enfocar tus conversaciones

Los comentarios son una gran manera para que los colaboradores se comuniquen sobre los componentes específicos de un diagrama sin afectar el contenido del mismo. Por ejemplo, si deseas recomendar una modificación estilística a una figura específica, puedes hacer la sugerencia en un comentario y mencionar (@mention) al diseñador del documento. Al hacerlo, se notificará a la otra persona, que podrá navegar hasta el componente específico del diagrama de flujo Lucidchart que has marcado y responder a tu comentario.

Recomendamos marcar los comentarios como "resueltos" si se han llevado a cabo las acciones necesarias, pero no te preocupes, puedes ver los comentarios resueltos e incluso reabrirlos en cualquier momento. Siempre tendrás acceso a las conversaciones y decisiones tomadas en el diagrama de flujo Lucidchart. 

5. Asigna el estado del documento para mantener a todos en la misma línea

Los estados de los documentos mantienen un seguimiento del progreso de un documento, especialmente si varias personas están trabajando en él en diferentes momentos. Con el estado del documento en Lucidchart, puedes asignar fácilmente estados como "borrador", "pendiente de revisión" y "completo" directamente a los documentos en la página de documentos.  

Los estados son especialmente útiles si vas a compartir tus documentos con clientes o ejecutivos. ¡No querrás mostrarles una versión sin terminar por error! 

6. Utiliza carpetas compartidas o de equipo para que tu equipo pueda acceder a tus documentos de forma rápida y sencilla

Facilita a los colaboradores la búsqueda y el acceso a los documentos almacenándolos en carpetas compartidas o carpetas de equipo. 

Las carpetas compartidas son útiles para la colaboración en grupos pequeños, mientras que las carpetas de equipo son excelentes para las empresas que tienen cuentas de empresa. Ambos tipos de carpetas te ahorrarán tiempo y costos de organización, ya que cuando agregues un documento a una carpeta, este heredará los permisos de compartición de dicha carpeta.

7. Comparte las URL publicadas con integrantes del equipo que no cuentan con Lucidchart para que colaboración en el trabajo prospere

¿Necesitas compartir tu documento con alguien que no tiene una cuenta en Lucidchart? No hay problema. Más allá de sus características de colaboración y uso compartido, Lucidchart te permite publicar tu documento en una URL única que se actualizará constantemente con los cambios en el documento. Incluso puedes publicar una sección específica de tu diagrama de flujo Lucidchart si solo quieres que tu audiencia vea una parte del mismo. 

¿Qué esperas? Con esto siete aspectos que favorecen la colaboracion en equipo en tus manos, estás equipado para ser un campeón de la colaboración en Lucidchart.

What’s more, you can modify your document’s permissions at any time. Based on the stage of your project, you can add or remove collaborators from the document and change the permission level of a collaborator to increase or decrease their document capabilities. This functionality is particularly useful for multi-part projects that require different collaborators at each stage.

3. Create a diagram key to add clarity to your document

Diagram keys allow you to add a legend for what specific shapes and colors mean in your diagram, giving collaborators clarity and context when they join your document. 

To add a diagram key, select the diagram key shape from the standard shape library and drag it onto the canvas. From there you can customize your key with different shapes, colors, and text.

 

4. Leave shape-specific comments to focus your conversations

Comments are a great way for collaborators to communicate about the specific components of a diagram without affecting the diagram’s contents. For example, if you would like to recommend a stylistic modification to a specific shape, you can make the suggestion in a comment and @mention the doc owner. Doing so will notify the other person, who will be able to navigate to the specific diagram component that you have flagged and reply to your comment.

We recommend marking comments as “resolved” if the necessary actions have been taken, but don’t fret—you can look at resolved comments and even reopen them at any time. You will always have access to the conversations and decisions made in the diagram. 

5. Record and embed a video that provides context for asynchronous collaborators

Using our Loom and CloudApp integrations, you can make, embed, and play video recordings in your Lucidchart documents to ensure your message, tone, and direction is captured accurately for collaborators—especially those working asynchronously.

Quickly record videos of your screen and camera by clicking the camera icon in the top-right corner of your canvas.

6. Assign document status to keep everyone on the same page

Document statuses keep track of the progress of a document, especially if multiple people are working on it at different times. With document status in Lucidchart, you can easily assign statuses such as “draft,” “pending review,” and “complete” directly to documents on the documents page.  

Statuses are particularly useful if you are going to be sharing your documents with clients or executives—you don’t want to show them an unfinished version by mistake! 

7. Use shared or team folders to help your team access your documents quickly and easily

Make it super easy for collaborators to find and access documents by storing documents in shared folders or team folders! 

Shared folders are helpful for small-group collaboration, while team folders are great for businesses that have Enterprise accounts. Both kinds of folders will save you time and organization costs, as when you add a document to a folder, it will inherit the folder’s sharing permissions.

Bonus tip: If you’re really want to uplevel your team resources, try setting up Team Spaces within Lucid. A space serves as a vitual home base for your team to come back to for shared resources, launching work, and more.

8. Share published URLs with team members who don’t have Lucidchart

Need to share your document with someone that doesn’t have a Lucidchart account? No problem! Beyond its collaboration and sharing features, Lucidchart allows you to publish your document to a unique URL that will be constantly updated with changes to the document. You can even publish a specific section of your diagram if you only want your audience to see a portion of it. 

What are you waiting for? With these seven collaboration tips under your belt, you are equipped to be a Lucidchart collaboration champion.