Of je nu een workflow wilt verbeteren, wilt brainstormen voor een klassenproject of probeert om met je hele team op één lijn te blijven tijdens het thuiswerken, Lucidchart is dé plek voor effectief online samenwerken.

Lees deze zeven tips van ons productvoorlichtingsteam om Lucidchart als werkruimte te gebruiken om in samen te werken.

1. Documenten delen om een online werkruimte te creëren waarin je kunt samenwerken

Transformeer elk Lucidchart-document tot een collaboratieve werkruimte waarin je samen met je team in realtime kunt brainstormen, whiteboarden of updates kunt doorvoeren. Deel het document door op de oranje knop 'Delen' te klikken en voeg de e-mailadressen van collega's toe om hen toegang te geven.

Als iedereen het document tegelijkertijd opent, hebben jullie allemaal toegang tot een gedeelde, online werkruimte om jullie ideeën vorm te geven en te zorgen dat jullie op één lijn zitten.

Aan de cursor met de naam van je collega zie je waar de andere teamleden mee bezig zijn. Je kunt ook in de rechterbovenhoek van de Lucidchart-werkruimte op de initialen klikken om automatisch in te zoomen op de locatie van die gebruiker.

2. Stel documentmachtigingen in om je documenten te beschermen en gebruikers de juiste toegang te geven

Wil je zeker weten dat je collega's de juiste informatie kunnen vinden, maar geen aanpassingen kunnen doen waar je het niet mee eens bent?

In Lucidchart kun je heel eenvoudig de juiste bewerkings- en toegangsrechten toewijzen. Zodra je een document hebt gemaakt, kun je het delen met andere gebruikers met één van de vier verschillende machtigingsniveaus: 'kan bewerken en delen', 'kan bewerken', 'kan opmerkingen toevoegen' en 'kan bekijken'. Je kunt voor elke gebruiker of voor groepen gebruikers verschillende machtigingsniveaus instellen.

Bovendien kun je de rechten voor je document op elk moment wijzigen. Afhankelijk van de fase van het project kun je bijdragers toevoegen of verwijderen, of het machtigingsniveau van een bijdrager wijzigen zodat deze persoon meer of minder mogelijkheden krijgt. Deze functionaliteit is met name handig voor projecten die uit meerdere delen bestaan en waar steeds andere bijdragers voor nodig zijn. Want met te veel bijdragers kan je document al snel een rommeltje worden.

3. Gebruik kleurcodering zodat je de bijdragen van je collega's makkelijk kunt herkennen en georganiseerd online samenwerken mogelijk is

Als er meerdere bijdragers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, kan het moeilijk zijn om te zien wie welke wijzigingen heeft aangebracht. Om het samenwerkingsdocument overzichtelijk te houden, kan je een specifieke kleur toewijzen aan elke bijdrager. Laat alle bijdragers aan het document een kleur kiezen (bijv. John is groen, Sally is rood en Jamie is paars) en vraag hen om die kleur te gebruiken voor elke vorm die ze toevoegen aan het document.

Om het helemaal overzichtelijk te houden, kun je zelfs een eenvoudige legenda maken in Lucidchart om bij te houden wie welke kleur gebruikt.

4. Gebruik vormspecifieke opmerkingen om gerichte gesprekken te voeren

Opmerkingen zijn handig als bijdragers over specifieke onderdelen van een diagram willen overleggen zonder de inhoud van het diagram te wijzigen. Als je bijvoorbeeld een stilistische wijziging aan een bepaalde vorm wilt voorstellen, kun je je tip in een opmerking zetten en de documentontwerper noemen via @mention. De ander krijgt vervolgens een melding en kan gemakkelijk naar het specifieke diagramonderdeel navigeren om op je opmerking te reageren.

We raden je aan om opmerkingen te markeren als 'opgelost' als de benodigde actie is voltooid. Maar geen zorgen: je kunt opgeloste opmerkingen op elk gewenst moment bekijken en zelfs opnieuw openen. Je hebt altijd toegang tot de gevoerde gesprekken en gemaakte beslissingen in het diagram. 

5. Wijs een documentstatus toe om te zorgen dat iedereen op één lijn zit

Met een documentstatus kun je de voortgang van een document bijhouden. Dat is met name handig als verschillende personen er op verschillende momenten aan werken. Met documentstatussen in Lucidchart kun je gemakkelijk statussen toewijzen aan documenten op de documentenpagina. Denk hierbij aan 'concept', 'in afwachting van beoordeling' en 'voltooid'.  

Statussen zijn met name handig als je je document wilt delen met klanten of leidinggevenden, want je wilt natuurlijk niet per ongeluk een oudere versie laten zien! 

6. Gebruik gedeelde mappen of teammappen om je team makkelijk en snel toegang te geven tot je documenten

Maak het supermakkelijk voor bijdragers om documenten te vinden en te openen door deze documenten op te slaan in gedeelde mappen of teammappen. 

Gedeelde mappen zijn handig als je samenwerkt met een kleine groep. Teammappen zijn juist ideaal voor bedrijven met een Enterprise-account. Beide soorten mappen besparen je tijd en organisatiekosten en versoepelen online samenwerken, want zodra je een document aan een map toevoegt, krijgt dit document automatisch de machtigingen voor het delen van die map.

7. Deel gepubliceerde URL's met teamleden die geen Lucidchart hebben

Wil je je document delen met iemand zonder een Lucidchart-account? Geen probleem! Naast de functies voor samenwerken en delen, is het in Lucidchart mogelijk om je document te publiceren via een unieke URL die continu wordt bijgewerkt met de wijzigingen die je maakt in het document. Je kunt zelfs een bepaald gedeelte van je diagram publiceren als je alleen dat gedeelte aan je publiek wilt laten zien. 

Waar wacht je nog op? Met deze zeven tips voor online samenwerken ben je helemaal op de hoogte om samenwerken in Lucidchart een succes te maken.

What’s more, you can modify your document’s permissions at any time. Based on the stage of your project, you can add or remove collaborators from the document and change the permission level of a collaborator to increase or decrease their document capabilities. This functionality is particularly useful for multi-part projects that require different collaborators at each stage.

3. Create a diagram key to add clarity to your document

Diagram keys allow you to add a legend for what specific shapes and colors mean in your diagram, giving collaborators clarity and context when they join your document. 

To add a diagram key, select the diagram key shape from the standard shape library and drag it onto the canvas. From there you can customize your key with different shapes, colors, and text.

 

4. Leave shape-specific comments to focus your conversations

Comments are a great way for collaborators to communicate about the specific components of a diagram without affecting the diagram’s contents. For example, if you would like to recommend a stylistic modification to a specific shape, you can make the suggestion in a comment and @mention the doc owner. Doing so will notify the other person, who will be able to navigate to the specific diagram component that you have flagged and reply to your comment.

We recommend marking comments as “resolved” if the necessary actions have been taken, but don’t fret—you can look at resolved comments and even reopen them at any time. You will always have access to the conversations and decisions made in the diagram. 

5. Record and embed a video that provides context for asynchronous collaborators

Using our Loom and CloudApp integrations, you can make, embed, and play video recordings in your Lucidchart documents to ensure your message, tone, and direction is captured accurately for collaborators—especially those working asynchronously.

Quickly record videos of your screen and camera by clicking the camera icon in the top-right corner of your canvas.

6. Assign document status to keep everyone on the same page

Document statuses keep track of the progress of a document, especially if multiple people are working on it at different times. With document status in Lucidchart, you can easily assign statuses such as “draft,” “pending review,” and “complete” directly to documents on the documents page.  

Statuses are particularly useful if you are going to be sharing your documents with clients or executives—you don’t want to show them an unfinished version by mistake! 

7. Use shared drives to help your team access your documents quickly and easily

Make it super easy for collaborators to find and access documents by storing documents in shared folders or shared drives! 

Shared folders are helpful for small-group collaboration, while shared drives are great for businesses that have Enterprise accounts. Both will save you time and organization costs, as when you add a document to a folder or drive, it will inherit the folder or drive's sharing permissions.

Bonus tip: If you’re really want to uplevel your team resources, try setting up Team Spaces within Lucid. A space serves as a vitual home base for your team to come back to for shared resources, launching work, and more.

8. Share published URLs with team members who don’t have Lucidchart

Need to share your document with someone that doesn’t have a Lucidchart account? No problem! Beyond its collaboration and sharing features, Lucidchart allows you to publish your document to a unique URL that will be constantly updated with changes to the document. You can even publish a specific section of your diagram if you only want your audience to see a portion of it. 

What are you waiting for? With these seven collaboration tips under your belt, you are equipped to be a Lucidchart collaboration champion.