was ist die Automatisierung von Workflows

Workflows automatisieren: Erste Schritte

Lesedauer: etwa 7 Min.

Gepostet von: Lucid Content Team

Ein gut geführtes Unternehmen weiß um den Wert der Effizienz. Schließlich sind die Mitarbeiter in einem effizienten Unternehmen zufriedener, die Bilanz fällt besser aus und die Produktion wird beschleunigt. Workflow Automation ist eine Möglichkeit, die Optimierung im gesamten Unternehmen zu beschleunigen. Sie können menschliche Fehler reduzieren und den Onboardingprozess verbessern, während Sie gleichzeitig Stress und Redundanz verringern.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie automatisierbare Prozesse ausfindig machen, und zeigen Ihnen dann, wie Sie diese Unternehmensprozesse automatisieren können. Das Endergebnis ist ein Unternehmen, in dem sich Mitarbeiter und Management auf das Wachstum des Unternehmens und die Nutzung des Einfallsreichtums konzentrieren können.

Was sind Automatisierute Workflows?

Bei der Workflow Automation werden Teile Ihres Unternehmens so automatisiert, dass sie selbstständig ablaufen. Es ist die reale Version von „Wenn …, dann …“.

Wenn Sie beispielsweise einen neuen Lead erhalten, können Sie eine Begrüßungs-E-Mail an diesen Lead automatisieren, anstatt die E-Mail manuell einzugeben und zu versenden. Sie können dann einen automatisierten Workflow einrichten, um drei Tage nach der ersten E-Mail eine weitere E-Mail zu versenden. Das alles geschieht ohne menschliches Handeln. So können sich Ihre Mitarbeiter den Aufgaben widmen, die sie lieber machen: kreativ denken, Probleme lösen und Burritos bestellen.

So Werden Workflows Automatisiert

Sie können erst dann Workflows automatisieren, wenn Sie Untersuchungen durchgeführt haben. Wenn Sie die Details der aktuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht kennen, wird die Ineffizienz durch die Automatisierung nur vergrößert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow für die Automatisierung zu erstellen, der Ihre Geschäftsprozesse tatsächlich verbessert.

Sie müssen einen Schritt zurückgehen? Erfahren Sie die Definition von Workflow und die Vorteile von wiederholbaren Prozessen.

1. Identifizieren Sie die Bereiche mit Verbesserungsbedarf

Solange Sie nicht wissen, welche Unternehmensprozesse vorhanden sind, können Sie diese nicht automatisieren. Beginnen Sie mit der Abbildung Ihrer aktuellen Prozesse und führen Sie eine Workflowanalyse durch, damit Sie die Automatisierung von Workflowprozessen besser umsetzen können. Das mag einschüchternd wirken, aber keine Sorge: Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt.

Wenn Sie neu in der Erstellung von Workflowprozessen sind, beginnen Sie hier. Lucidchart verfügt über eine ganze Bibliothek kostenloser Vorlagen, in der Sie leicht eine Vorlage für jede Rolle in Ihrem Unternehmen finden können. Diese Diagramme lassen sich in Echtzeit aktualisieren und leicht freigeben, sodass Sie jederzeit Anregungen von Mitarbeitern und Management einholen können. Da unsere Plattform unglaublich intuitiv ist, verschwenden Sie keine Zeit mit der Einarbeitung in eine neue Software, wenn Sie eigentlich mit der Dokumentation von Workflows beschäftigt sein sollten.

Geschäftsprozessablauf - Vorlage
Vorlage für Geschäftsprozessabläufe (klicken Sie auf das Bild, um das Diagramm online zu bearbeiten)
BPMN für kollaboratives Fertigungsverfahren – Beispiel
BPMN kollaboratives Fertigungsverfahren – Prozessbeispiel (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu ändern)

In dieser Phase ist die Visualisierung von entscheidender Bedeutung. Es ist nicht klug, einfach zu raten, welche Teile Ihres Workflows ineffizient sind, und dann zu versuchen, eine Automatisierung zu implementieren. Wenn Sie visuelle Workflows haben, haben Sie einen Beweis für die Ineffizienz. Das ist wichtig, um die Unterstützung von Management und Mitarbeitern zu gewinnen.

2. Definieren Sie den Nutzen der Workflow-Automatisierung

Definieren Sie schriftlich, was Sie mit der Automatisierung Ihres Workflows zu erreichen versuchen. Beginnen Sie damit, zu formulieren, was dem aktuellen Prozess fehlt oder inwiefern er ineffizient ist. Wenn Sie das Problem klar umrissen haben, können Sie aufzeigen, wie das Unternehmen von der Lösung des Problems profitieren wird. Dieses Ziel sollte das Leitmotiv für jeden Schritt des Prozesses zur Automatisierung von Workflows sein, von der Idee bis zur Implementierung.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie dieser Prozess in der Praxis aussehen könnte: Nehmen wir an, Sie haben Workflowvorlagen für den Vertrieb erstellt und festgestellt, dass der Prozess der Erfassung und Qualifizierung von Leads unglaublich ineffizient ist. Möglicherweise erhalten Sie viele Leads, aber Ihre Vertriebsmitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, zu ermitteln, welche dieser Leads qualifiziert und wertvoll sind.

Sie haben beschlossen, eine bessere Software für die Qualifizierung von Leads zu implementieren, um diese Ineffizienz zu verringern und Ihre Vertriebsmitarbeiter bei der besseren Kontaktaufnahme mit besseren Leads zu unterstützen. In diesem Fall besteht Ihr Endziel darin, den Umsatz zu steigern und den Prozentsatz der Verkaufsabschlüsse zu erhöhen (da Ihr Vertriebsteam nur mit vielversprechenden Leads arbeitet). Ohne das Ziel zu definieren, haben Sie keine Möglichkeit, die Effizienz Ihres Prozesses zu messen.

Verarbeitung und Qualifizierung von Leads
Bearbeitung und Qualifizierung von Leads (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Hier ein weiteres Beispiel: Sie leiten ein Unternehmen, das viel auf Facebook kommuniziert. Ihre Kunden senden dem Unternehmen laufend Nachrichten über dessen Facebookseite. Das bedeutet, dass Ihr Social Media Manager einen Großteil der Arbeitszeit damit verbringt, auf Nachrichten über den Facebook Messenger zu antworten. Erfolg könnte in diesem Fall bedeuten, dass Ihr Social Media Manager mehr Zeit für die Erstellung von Inhalten hat. Sie könnten einen Bot zur Beantwortung von Facebooknachrichten implementieren, Ihrem Social Media Manager mehr freie Zeit verschaffen und messen, wie viel mehr Inhalte generiert wurden.

Beispiel für ein Flussdiagrammdashboard
Beispiel für ein Flussdiagrammdashboard (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Der Punkt ist, dass Sie ohne eine Definition des Ziels nicht feststellen können, ob Sie das Ziel erreicht haben.

3. Beginnen Sie mit den am leichtesten umsetzbaren Maßnahmen

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass es in den von Ihnen definierten Workflows viele Ineffizienzen geben wird. Wenn Sie von Ineffizienzen überwältigt sind und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können Sie Ihr Flussdiagramm in Lucidchart farblich kennzeichnen, um eine Priorisierung nach Notwendigkeit vorzunehmen. Zum Beispiel:

  • Grün = leicht zu automatisieren, großer Nutzen
  • Gelb = leicht zu automatisieren, geringer Nutzen
  • Pink = schwer zu automatisieren, großer Nutzen
  • Rot = schwer zu automatisieren, geringer Nutzen

Sobald Sie ein System für die farbliche Kennzeichnung eingerichtet haben, müssen Sie nur noch damit beginnen, die grünen Abschnitte Ihrer Prozesse anhand des obigen Diagramms zu automatisieren. Sobald diese Abschnitte Ihres Workflows korrekt implementiert und optimiert wurden, können Sie zu gelb oder pink wechseln.

Anhand dieses Systems können Sie leichter erkennen, welche Teile Ihres Workflows zuerst automatisiert werden sollten und welche Teile Ihres Workflows nicht automatisiert werden müssen (oder bei welchen die Automatisierung mehr Aufwand bedeuten würde, als sie bringt). Die Automatisierung muss nicht von heute auf morgen erfolgen; betrachten Sie sie also eher als einen Verbesserungsprozess und nicht als eine tyrannische Implementierung von Workflows.

Außerdem sollten Sie wissen, dass es eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Automatisierung gibt, die den Prozess vereinfachen können, wie beispielsweise Zapier, HubSpot, Wrike und KiSSFLOW. Wir empfehlen eine Lösung, die nahtlos mit den Apps kompatibel ist, die Sie bereits nutzen: Lucidchart verfügt zum Beispiel über eine Integration mit Zapier, sodass Sie Daten aus mehr als 1.000 Apps an Lucidchart senden und Ihre Prozesse anhand von visuellen Darstellungen genau überwachen können.

4. Holen Sie alle an Bord

Sie haben die ersten beiden Schritte gemeistert, indem Sie Ihre aktuellen Workflows detailliert beschrieben und die Ineffizienzen in ihnen ausgemacht haben, die Sie leicht automatisieren können. Nun ist es an der Zeit, die Mitarbeiter darüber zu informieren.

Auch in diesem Bereich ist Lucidchart sehr nützlich: Es ist viel einfacher, den Mitarbeitern zu zeigen, wie der Unternehmensprozess automatisiert werden soll, als es ihnen zu erklären. Wenn Sie Lucidchart zur Visualisierung von Workflows verwenden, können Sie außerdem ganz einfach zwischen Ebenen und Hotspots hin- und herwechseln, um den Zuschauern zu zeigen, wie der aktuelle Workflow aussieht und wie der Workflow mit Automatisierung aussieht. Wenn Ihre Mitarbeiter erst einmal sehen, wie groß die Verbesserungen sein werden, werden sie sich viel eher für die Änderung des Workflows begeistern und die Implementierung unterstützen.

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die von Ihnen eingeführte Automatisierung eine Software für die Workflowautomatisierung erfordert. Daher kommen hier Schulungen ins Spiel. Anstatt davon auszugehen, dass die Schulung in einem Meeting stattfinden sollte, sollten Sie einen Fragebogen verschicken, um Ihre Mitarbeiter zu fragen, wie sie geschult werden möchten. Unterschiedliche Lernstile erfordern unterschiedliche Lehrmethoden. Daher ist in manchen Fällen eine praktische Schulung die beste Lösung, während andere Mitarbeiter von einer textbasierten Dokumentation profitieren, auf die sie bei der tatsächlichen Durchführung des Prozesses zurückgreifen können.

So einfach ist das! Workflows zu automatisieren erfordert ein wenig Arbeit bei der Definition und Implementierung, kann aber ungemein lohnenswert sein. Ihre Mitarbeiter können sich auf sinnvolle Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit überflüssigen Follow-up-E-Mails und Erinnerungen zum Kauf der Artikel im Warenkorb zu beschäftigen. Und Ihr gesamtes Unternehmen kann daran arbeiten, sich in dem Bereich zu etablieren, anstatt durch ineffiziente Workflows untergraben zu werden.

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