¿Qué hace que el modelo de cambio de Kurt Lewin sea ideal para las empresas?

"El mundo tal como lo hemos creado es un proceso de nuestro pensamiento. No se puede cambiar sin cambiar nuestro pensamiento".

—Albert Einstein

No hace mucho, Amazon era simplemente un lugar para comprar libros en línea. Avancemos 20 años.

Según una encuesta sobre la economía digital realizada por NPR/Marist, casi dos tercios de los estadounidenses informan haber comprado algo en Amazon. Esto representa el 92 % de los compradores en línea del país, de los cuales el 40 % también menciona que compra algo del gigante de internet una vez o más al mes.

Es aún más impresionante cómo el modelo de cambio organizacional de Amazon modificó completamente el paradigma en cuanto a la manera en que la mayoría de los consumidores buscan productos. Las estadísticas recientes muestran que Amazon es el punto de partida para el 38 % de todas las búsquedas de productos realizadas por los consumidores, frente al 21 % de las búsquedas de productos de consumo en sitios de marcas y tiendas minoristas, y al 35 % que se realizan en Google.

Entonces, ¿por qué empresas como Amazon tienen la asombrosa capacidad de adaptarse y reinventarse antes de que cambien las preferencias de los consumidores o las tendencias de la industria, mientras que empresas que alguna vez fueron formidables y omnipresentes como Kmart y Sears se convierten en víctimas del mercado minorista?

Esencialmente, todo se reduce al compromiso de una organización con el cambio. Sin embargo, más allá de cuán lógico o bien planeado sea el nuevo curso de acción, la aceptación de los empleados es crucial.

El modelo de cambio de Kurt Lewin ayuda a explicar tanto la incertidumbre como la resistencia al cambio que se pueden experimentar en todos los niveles del personal de una organización. La falta de cooperación entre empleados, la desconfianza general hacia procesos no probados o el miedo a alejarse de lo que funcionó en el pasado son solo algunas de las barreras comunes para implementar el cambio.

En este artículo, profundizaremos más sobre el modelo de cambio de Kurt Lewin, que sigue siendo uno de los modelos de gestión del cambio más populares, y posiblemente el primero, que las empresas modernas siguen utilizando hoy en día. También exploraremos por qué la relativa simplicidad de esta teoría te ofrece una ventaja distintiva a la hora de aplicar cambios de procedimiento en organizaciones de cualquier tipo o tamaño.

Tres pasos básicos de la teoría del cambio de Lewin

Lewin observó que las personas naturalmente se resisten al cambio, se sienten atraídas hacia lo que les resulta familiar y buscan zonas de confort. Basándose en su investigación, Lewin buscó simplificar la estrategia de gestión del cambio. La implementación exitosa del cambio requiere mayor simplicidad.

Para su estrategia particular, Lewin desglosó todo en tres etapas manejables: descongelación, cambio, recongelación.

Descongelación

Primero, un equipo u organización debe descongelar su proceso de negocio y sus percepciones actuales para prepararse para los cambios venideros. Esto ayuda al equipo a abordar las tareas o el desafío con un "borrón y cuenta nueva", sin sesgos ni malos hábitos. Los comportamientos, las formas de pensar, los procesos, las personas y las estructuras organizacionales del pasado deben examinarse a fondo para demostrar la necesidad de un cambio que establezca o mantenga una ventaja competitiva en un mercado en evolución.

Cambio

Una vez que el equipo u organización ya no esté en estado de congelación, es momento de implementar el cambio. Lewin reconoció que este es un período caracterizado por la incertidumbre y el miedo, lo que lo convierte en el paso más arduo de completar. Durante este paso, los empleados comienzan a aprender nuevos comportamientos, procesos y formas de pensar. Por esta razón, la comunicación clara y constante entre todos es crucial para que los empleados se familiaricen con el cambio tanto durante como después de su implementación.

Recongelación

Finalmente, es hora de volver a congelar. Suponiendo que se acepten los cambios realizados en los comportamientos, procesos de negocio y formas de pensar, el paso de recongelación consolida la nueva norma o statu quo. Lewin consideró que este paso era especialmente crucial para asegurar que los equipos y las organizaciones no regresaran a sus antiguas formas y hábitos previos a la implementación del cambio.

¿Por qué usar la teoría del cambio organizacional de Lewin?

Aunque para algunos puede parecer demasiado simplista, la teoría del cambio de Lewin es preferida por otros debido a su sorprendente capacidad para descubrir patrones negativos o problemas no visibles y su enfoque innovador hacia nuevas formas de pensar. Aquí tienes tres razones más por las que podrías plantearte aplicar la teoría del cambio de Lewin.

1. Es relativamente fácil de implementar

El éxito con el que una organización maneja el cambio puede variar enormemente. A menudo depende de la naturaleza del negocio, junto con el alcance del cambio y las personas involucradas. Gran parte de esto depende de lo bien que todos entiendan el proceso de cambio de principio a fin.

Dada su relativa simplicidad y su enfoque básico de tres pasos, la teoría del cambio de Lewin es fácil de implementar. El período de transición entre los pasos de descongelación y cambio hace que el cambio sea más aceptable para los nuevos empleados y los empleados antiguos, dos grupos cuya aceptación y comprensión son fundamentales para el éxito del cambio organizacional propuesto.  

El marco del modelo de cambio de Lewin también se adapta naturalmente al uso de diagramas de procesos.

Crear un diagrama para delinear visualmente el proceso de cambio de tu organización puede ayudarte a obtener el apoyo de los empleados y la dirección. Lucidchart ofrece la solución ideal para mapear los estados actuales y futuros de tu organización y a la vez te ayuda a identificar cualquier obstáculo que puedas encontrar en el camino.

Lucidchart te permite verificar los procesos actuales con los empleados y equipos que están directamente involucrados. Al analizar el diagrama, tu organización puede identificar y abordar con claridad los puntos de fricción, desperdicio o debilidad. También puedes usar capas para hacer ajustes según sea necesario.

 

Lo mejor de todo es que puedes compartir tus procesos de negocio optimizados con las partes interesadas cruciales desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que te ayuda a obtener aprobación u opiniones para acelerar la implementación de mejoras. Estos documentos se pueden usar para mantener a los empleados actualizados y acelerar la capacitación de quienes recién se incorporan.

2. Ayuda a fomentar un cambio duradero

Las transformaciones organizacionales corporativas no siempre tienen una alta tasa de éxito.

Como señalan los autores Jean-Louis Barsoux y el economista Bharat N. Anand en un artículo reciente de Harvard Business Review, “antes de preocuparse por cómo cambiar, los equipos ejecutivos deben averiguar qué cambiar”.

En el entorno empresarial complejo y de rápido movimiento de hoy, la combinación de una implementación defectuosa y un diagnóstico erróneo de lo que realmente se necesita cambiar puede resultar en un desempeño negativo. Ellos citan la toma de control de J.C. Penney por parte de Ron Johnson como CEO y su prisa por renovar el diseño y los precios de la tienda para atraer a clientes más jóvenes y modernos, sin tener en cuenta a la base de clientes fanáticos más antiguos y conocedores de cupones de la tienda, como ejemplo de cuando la gestión del cambio sale mal.

Sin embargo, en el modelo de Lewin, la etapa de descongelación permite un período de transición más sustancial antes de que se implemente el cambio, que les da a las personas tiempo para superar su reacción natural de resistencia y luego aceptar la idea de transformación. Este período también ofrece a los líderes tiempo para reflexionar sobre los resultados deseados y realizar los ajustes necesarios para alcanzar sus objetivos.

3. Su enfoque gradual crea motivación

En su inspirador artículo para la revista Inc., el empresario Adam Fridman le da crédito al legendario autor y teórico Simon Sinek por hacerle una pregunta simple pero reveladora: "¿Por qué?".

Sinek le explicó a Fridman que esta pregunta tiene como objetivo explorar quiénes somos, qué nos inspira y qué nos impulsa a actuar. También sugiere que la clave del cambio es la perseverancia y la disposición para mantener el esfuerzo. “La gente empieza a notar una diferencia en ti, y tú empiezas a notar una diferencia en ti mismo”, dice. “A medida que la motivación crece, se hace cada vez más grande”.

Este cambio es incremental, pero tangible, y conlleva resultados significativos. Para Fridman, fue un despertar personal. También jugó un papel importante en un cambio organizacional y cultural que revitalizó la agencia de marketing digital de Fridman, Mabbly, con sede en Chicago.

Del mismo modo, la teoría del cambio de Lewin enfatiza el cambio gradual pero con propósito, siempre teniendo en cuenta el beneficio del cambio una vez que se implementa por completo. La idea del paso de descongelación de Lewin es que cuanto más sepamos sobre un cambio y cuanto más sintamos que es urgente, más probable será que estemos motivados a aceptarlo. Esto nos da la motivación necesaria para transformarnos.

Pon en práctica la teoría del cambio

La teoría del cambio de Lewin puede ser un proceso lento de implementar. Cuando la pongas en práctica en tu organización, establece las bases para tu estrategia comenzando con algo pequeño. Generar consenso y aceptación en toda la empresa puede requerir un conjunto de metas alcanzables a corto plazo.

Los empleados a menudo buscan en la gerencia y la dirección ejecutiva indicios sobre qué tan bien se está aceptando el cambio en todos los niveles de la organización. Al pasar de la fase de descongelación al cambio, es fundamental hablar con los empleados para comprender sus necesidades, preocupaciones y temores.

Posiciona claramente tu visión para el cambio. Asegúrate de brindar información actualizada con frecuencia a todas las partes interesadas y al personal involucrado en el proceso de cambio. Esfuérzate para evitar los secretos o la falta de transparencia.

Hacer las cosas de manera diferente puede no ser algo natural para algunos empleados. Para muchos, todo el proceso de cambio puede ser incómodo o intimidante. Mantente al tanto de la negatividad que pueda estar surgiendo entre el personal y prepárate para abordar los problemas o malentendidos desde el momento en que aparezcan.

Mantén siempre abiertos los canales de comunicación. Antes de que el paso de recongelación tome forma y el cambio se convierta en el statu quo, los empleados estarán ansiosos por recibir cualquier información que brindes.

Quizás lo más importante sea mantener una actitud positiva. El modelo de cambio de Lewin funciona mejor cuando eres uno de los primeros en adoptarlo para cambiarte a ti mismo. Haz comentarios personales frecuentes a tus empleados para ayudar a aumentar su confianza y generar expectativas de un cambio duradero.

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