Cinco pasos para incluir en el proceso de reorganización de la empresa

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    La reestructuración de una empresa tiene la misma simplicidad que reorganizar un país pequeño (pero con más preocupación por la falta de refrigerios). No es de extrañar que, sin una planificación adecuada, el proceso de reorganización de una empresa pueda salir muy mal. De hecho, no es raro que la gerencia superior reorganice toda la empresa en papel, con solo aportes superficiales de RR. HH., anuncie la reorganización en una reunión o a través de un correo electrónico para toda la empresa y, luego, cuando surgen el pánico y la confusión, actúe confundida e indignada por las reacciones de los empleados. 

    El proceso de reorganización de una empresa debe hacerse con sensibilidad, estrategia y previsión. Si planeas revolucionar la vida laboral y los procesos de toda una empresa, la clave del éxito es la planificación y la comunicación. 

    ¿Qué es la reestructuración de una empresa?

    Reestructuración es un término de gestión corporativa que se refiere, ampliamente, a una empresa que realiza una de las siguientes acciones:

    • Cambiar su estructura organizacional, lo que puede implicar cambiar a los subordinados a un gerente diferente, reasignar recursos a otros sectores de la empresa, etc.
    • Cambiar su estructura financiera, lo que puede implicar la venta de activos, el refinanciamiento de la deuda a tasas de interés más bajas o, incluso, la presentación de quiebra.

    A los efectos de este artículo, nos centraremos en la reestructuración organizacional.

    ¿Por qué se reorganizan las empresas?

    Hay muchas razones para la reorganización de una empresa. Las principales pueden incluir:

    • Algo no funciona. Si tu organización no cumple con sus KPI, si sus procesos o empleados se han vuelto ineficientes o si hay tareas esenciales que no están cubiertas por ningún puesto, puede ser el momento de considerar una reestructuración.
    • La empresa se fusionó o adquirió otra organización.
    • Un empleado de un puesto clave se ha ido, lo que da la oportunidad de cuestionar la estructura organizacional.
    • Quieres dar lugar a nuevas oportunidades, como lanzar un nuevo producto o captar un nuevo mercado.
    • Las necesidades de tu base de clientes han cambiado.
    • La organización ha crecido o se está reduciendo.
    • Los gerentes tienen demasiados subordinados.

    Ocasionalmente, las empresas optan por hacer una reestructuración de departamento, lo que significa que solo un departamento específico se verá afectado por una reorganización. 

    Cuando eso sucede, la empresa ha identificado problemas o ineficiencias dentro de un solo departamento, pero dado que una empresa está muy interconectada, lo que afecta a un departamento a menudo afecta a otros también. Si bien es ciertamente más fácil reorganizar un departamento, no es raro que una empresa revise toda su estructura de una sola vez. 

    ¿Tienes dudas de si tu empresa necesita adoptar una nueva estructura organizacional? Descúbrelo con estas 8 señales.

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    Cómo reestructurar una empresa o departamento

    Independientemente de cuáles sean tus razones, considera agregar estos pasos al proceso de reorganización de tu empresa.

    1. Comienza con tu estrategia de negocio

    El primer componente de la estrategia de reorganización de la empresa es descubrir por qué la alta gerencia quiere reorganizarse en primer lugar. Sin comprender la nueva dirección que toma la empresa o definir el problema que se espera resolver, no hay nada que guíe el proceso de reorganización ni hay forma de medir su éxito.

    La estrategia de negocio te dará los objetivos o criterios que necesitarás para cumplir con ese plan de reorganización, si es que dicho plan siquiera es práctico.

    Si tu empresa aún no ha consolidado su estrategia de negocio, da un paso atrás y pasa por el proceso de planificación estratégica primero.

    Ejemplo de mapa de estrategia (haz clic en la imagen para modificarla en línea)

    2. Identifica las fortalezas y debilidades en la estructura organizacional actual

    Con la estrategia en mente, debes tener en cuenta qué parte de tu estructura organizacional actual no cumple con los objetivos de la empresa y qué parte funciona bien. Si aún no lo has hecho, crea un organigrama para obtener una perspectiva más amplia de cómo se encuentra la estructura de tu empresa.

    Plantilla de organigrama para estructura de proyecto (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

    Parte de este proceso de evaluación de la estructura organizacional debe ser recopilar opiniones. Muchas empresas comienzan una planificación de reorganización de un departamento o empresa sin tener en cuenta a las personas que se verán afectadas por ella. Los empleados a menudo tienen información valiosa sobre lo que no funciona y lo que debe seguir como está; depende de ti recopilar esos datos e incluirlos en el proceso de reorganización. 

    Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Si no sienten que sus inquietudes e ideas se tomarán en serio y serán completamente anónimas, los empleados se mostrarán reacios a dar opiniones sobre la reestructuración de una empresa. Es tu trabajo fomentar un entorno seguro en el que sientan que sus pensamientos se valoran. Considera enviar una encuesta anónima para preguntar qué cambiarían y cómo abordarían una reorganización.

    También es importante escuchar a las partes interesadas clave en el proceso de planificación de la reorganización y apoyarse en gran medida en Recursos Humanos. Si estás en RR. HH., no olvides comunicar los aspectos de la reestructuración de la empresa que necesitan aprobación y consideración especiales. Los acuerdos sindicales, los contratos de trabajo, las adaptaciones laborales, etc., necesitarán la colaboración de las partes correspondientes. 

    Asegúrate de evaluar las ventajas o beneficios de la posible reestructuración en comparación con su riesgo, que incluye la partida de empleados debido al cambio organizacional. Si el problema no se resolverá a través de la reestructuración, no la intentes. Será un esfuerzo desperdiciado y una posible pérdida para tu empresa.

    Consigue el apoyo de tu equipo. Aprende cómo obtener aceptación para los cambios en tu estructura organizativa.

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    3. Evalúa tus opciones y diseña una nueva estructura 

    Después de determinar el problema con la estructura actual de la empresa, reunir las opiniones de los empleados y las partes interesadas clave y considerar todos los roles laborales existentes, es hora de crear un nuevo modelo de organización. 

    Ten en cuenta que este nuevo modelo de estructura es solo un primer borrador: cambiará —y está bien que así sea— antes de implementarse. Esta nueva estructura organizacional debe incluir:

    • Las líneas verticales y horizontales de autoridad.
    • La indicación de quién tomará decisiones formales dentro de los departamentos.
    • Los atributos de los empleados, incluidas habilidades y experiencia.
    • La definición y distribución de roles en toda la organización y las relaciones entre ellos.

    Considera los pros y los contras de los diferentes tipos de estructuras organizacionales: jerárquica, horizontal, matricial, etc.

    Mientras trabajas en las opciones dentro del proceso de reorganización de tu empresa, la mejor manera de ver la disposición y las interdependencias de la nueva estructura es crear un organigrama. Lucidchart tiene una variedad de plantillas de organigramas disponibles, e incluso te permite importar datos de empleados desde BambooHR, Google Sheets, Excel o un archivo CSV para crear automáticamente un organigrama que puedas modificar fácilmente.

    No intentes reorganizar una empresa sin una presentación visual para aclararles tu curso de acción a los empleados y mantener a todas las partes informadas.

    4. Comunica la reorganización

    Una vez que hayas evaluado distintas opciones en la planificación de reorganización y hayas determinado cuál es el mejor camino, es hora de hacerle al resto de la empresa un anuncio.

    No les cuentes sobre el cambio de golpe a tus empleados. Haz que la comunicación y la transparencia sean la mayor prioridad en todo el proceso de reorganización. Una vez más, un organigrama puede aportar claridad en esta situación, especialmente junto con los detalles sobre las responsabilidades de cada rol. Es posible que debas comunicarte por separado con los gerentes o cualquier persona que tenga subordinados para asegurarte de que puedan responder preguntas y ayudar con la ejecución.

    Ejemplo de estructura de roles y responsabilidades (haz clic en la imagen para modificar en línea)

    En este punto, tus empleados pueden dar su opinión sobre la reorganización propuesta por la empresa. Como profesional de recursos humanos o gerente, este es el momento de remarcar lo mucho que se pensó el plan de reorganización y los beneficios que brindará a todos. Invita a que hagan preguntas. Después de todo, llevar a cabo un proceso de reorganización empresarial exitoso de principio a fin requiere la cooperación de todos los involucrados.

    5. Inicia la reestructuración de tu empresa y haz ajustes según sea necesario

    Por fin ha llegado el momento de llevar a cabo la reestructuración de la empresa o del departamento. Recuerda que el cambio puede ser difícil. Dales tiempo a los empleados para que se adapten a la reestructuración y evalúen con precisión sus efectos. Vuelve a pensar en tu estrategia de negocio y realiza ajustes si la nueva estructura organizacional aún no cumple con tus principales objetivos.

    ¿Necesitas ayuda para hacer que los empleados acepten el cambio? Mira estos modelos de gestión del cambio para ayudarlos a prepararse.

    Comienza a planificar la reorganización de tu empresa ahora

    Como líder, tu actitud sobre la estrategia de reorganización de la empresa da la pauta de cómo la recibirán los empleados y compañeros de trabajo. Si te entusiasma la reestructuración, esa emoción se verá reflejada en todo lo relacionado con el proceso. Si no pareces contento, es posible que los afectados sospechen e incluso sean hostiles. 

    La conclusión es que la reestructuración de la empresa puede ser un nuevo comienzo para todos: puede revitalizar una organización, fortalecer a los empleados y permitir un mayor crecimiento profesional. Pero la planificación y la comunicación son clave: inicia el proceso de reorganización temprano, involucra a todos y mantente organizado mediante la creación de un organigrama que pueda guiar a tu empresa hacia una estructura organizativa mejor y más eficiente.

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