Los intentos de mejorar tu negocio pueden seguir este mismo patrón: presentas una gran idea que realmente mejorará tu negocio y tus procesos. Comunicas el plan a tu supervisor, obtienes la aprobación y luego aplicas el cambio. Pasan algunas semanas y te das cuenta de que todo volvió a ser como antes.

Independientemente de lo buena que sea la idea, si no existe un plan de mejora de procesos sólido, los cambios no durarán. Conoce los pasos esenciales involucrados en cada plan de mejora de procesos.

¿Qué es un plan de mejora de procesos?

La definición de mejora de procesos es bastante sencilla. Es el proceso de identificar, analizar y mejorar los procesos de negocio actuales. Dicho de manera más sencilla, es echar un vistazo a tu organización y descubrir cómo puedes hacer mejoras.

El proceso de mejora es parte de tus planes de mejora de gerencia. La meta de este proceso de mejora es identificar y eliminar debilidades en tus procesos de negocios para ayudarte a:

• Incrementar calidad y eficiencia
• Eliminar cuellos de botella en tus operaciones
• Reducir gastos
• Minimizar errores
• Incrementar innovación
• Mejorar la satisfacción y productividad de los empleados

En última instancia, la mejora de procesos es una forma de que tu empresa se convierta en su mejor versión. Sin ella, la innovación sería casi imposible.

7 pasos para la mejora de procesos

Si tienes una idea para mejorar un proceso de negocio, debes actuar en consecuencia. Para asegurarte de que tu idea se vuelva realidad, necesitas un plan de mejora de procesos que utilice metodologías afines. Sigue los siete pasos a continuación para comenzar el programa de mejora continua (o consulta la publicación anterior de nuestro blog para conocer las metodologías de mejora de procesos específicas).

1. Trazar el proceso

Una vez que hayas seleccionado un proceso para mejorar, traza visualmente los pasos actuales para ver el proceso como un todo y encontrar áreas de mejora. Contempla trazar el proceso con las plantillas de diagramas de flujo de procesos de Lucidchart.

2. Analizar el proceso

Una vez que hayas trazado el proceso, analiza minuciosamente cada paso. Utiliza el mismo diagrama del primer paso para identificar dónde ocurren los problemas. Toma en cuenta las áreas en las que se producen retrasos, en las que utilizas demasiados recursos o en las que gastas mucho dinero.

Uno de los aspectos más importantes de este paso es detectar el origen del problema. Debes averiguar exactamente qué parte del proceso causa problemas para comprender cómo solucionarlos. Para tener una capa adicional de investigación, utiliza el método de análisis de causa raíz o los mapas de procesos Six Sigma.

3. Reestructurar el proceso

Ahora reestructura el proceso para eliminar los problemas que identificaste. Es mejor completar este paso con los integrantes de tu equipo, quienes se asegurarán de que comprendas correctamente el proceso anterior y de que no omitas nada. Habla con tu equipo sobre los problemas que encontraste y cómo puedes resolverlos. Incluso puedes hacer una lluvia de ideas y un seguimiento de las posibles soluciones (consejo pro: puedes abrir un mapa mental en Lucidchart para que todo el equipo contribuya con ideas en tiempo real).

Cuando hayas finalizado la lluvia de ideas, analiza cada una para determinar si es la mejor solución. Piensa en cómo tu equipo llevaría a cabo cada idea, cuánto tiempo tomaría y cuáles son los posibles riesgos.

4. Asignar recursos

¿A quién debes incluir para que se produzca el cambio? Considera a los equipos que se verán afectados por este cambio; es posible que debas hablar con gerentes o colegas de otros departamentos si necesitas ayuda adicional para poner en marcha los nuevos procesos.

Una vez que hayas decidido a quién incluir, díles qué está pasando y en qué estarán trabajando. Explica el nuevo proceso y de qué forma este cambio beneficiará a la organización. Los mapas de procesos que desarrollaste anteriormente aclararán el proceso y servirán como referencia para el equipo. Incluso puedes agregar carriles para delimitar las funciones y responsabilidades.

5. Desarrollar un plan de implementación

Una vez que los recursos estén asignados y hayas elegido una solución, es momento de crear un plan de implementación, que debe ser lo más detallado posible. Deberías incluir en este a los miembros del equipo que identificaste en el paso anterior. Enumera las tareas específicas en las que trabajará cada uno de los recursos.

Luego, elabora un cronograma que muestre cuándo comenzará y finalizará cada tarea. Al crear un plan de implementación de procesos detallado, garantizas que se complete.

6. Comunicar y llevar a la práctica

Ya estás listo para poner en marcha tu plan. Antes de pasar a la fase de ejecución, comunica el plan a tu equipo. Incluso si ya les hablaste sobre el nuevo proceso, comunica tu plan para que se lleve a cabo el trabajo. Mantener informado a tu equipo reduce las posibilidades de que se resistan al nuevo proceso.

Después de que hayas comunicado el nuevo proceso y el plan a tu equipo, es hora de ponerlo en práctica. Sigue el plan que creaste y comienza a realizar mejoras en tu proceso.

7. Supervisar y optimizar

La mejora de procesos no es un evento que se lleva a cabo una sola vez. Es un esfuerzo continuo.

Incluso después de haber realizado mejoras a un proceso, debes asegurarte de que los empleados sigan el nuevo proceso mediante la supervisión de este y de sus resultados. En caso de que surjan cuellos de botella o problemas, colabora con tu equipo para averiguar cómo superarlos. Mejorar continuamente tu proceso garantiza que los cambios realizados sean duraderos.  

¿Qué metodología de mejora de procesos deberías usar?

El programa de mejora continua de procesos es tan eficaz como las metodologías que se utilizan para llevarlo a cabo. La clave para elegir una es reconocer la fortaleza de cada método y decidirte por el que pueda ayudarte a mejorar tu proceso.

Obtén más información sobre las metodologías de mejora de procesos y decide cuál es la mejor para tu negocio.

Comienza tu proceso de mejora

En el mundo de los negocios, siempre debes buscar mejores formas de trabajar. Al seguir los pasos descritos anteriormente, te asegurarás de que las mejoras que realices en tus procesos se conviertan en una parte permanente de tu empresa.

Cualquiera que sea el proceso que quieras mejorar, Lucidchart puede ayudarte a crear un plan de mejora de procesos detallado y organizado. ¡Regístrate gratis hoy mismo!