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¿qué son las operaciones de ventas?

Conceptos básicos de operaciones de ventas: roles, objetivos y recursos para lograr el éxito

Tiempo de lectura: aproximadamente 9 min

Publicado por: Lucid Content Team

Con el auge de los grandes datos, la tecnología en la nube y las sofisticadas herramientas de ventas, las operaciones de ventas son cada vez más importantes para el éxito del departamento de ventas de una organización.

Pero, ¿qué son exactamente las operaciones de ventas y para qué sirven?

A continuación, desglosamos los objetivos, funciones y prácticas recomendadas de los equipos de operaciones de ventas actuales.

roles de las operaciones de ventas
Roles de las operaciones de ventas

¿Qué son las operaciones de ventas?

El concepto “operaciones de ventas” es muy amplio y puede tener distintos significados para diferentes equipos y organizaciones. Las primeras iteraciones de las operaciones de ventas surgieron en la década de los 70, y se centraban principalmente en analizar los datos para brindar información estratégica y orientación a los representantes de ventas. Hoy en día, los roles y objetivos son mucho más amplios.

En esencia, las operaciones de ventas consisten en apoyar y permitir que los equipos de ventas de primera línea vendan de manera más eficiente y eficaz al ofrecer una ruta estratégica y reducir la fricción en el proceso de ventas. Para lograr esto, las operaciones cumplen funciones tanto estratégicas como tácticas.

Implementar un equipo formal de operaciones de ventas tiene muchas ventajas:

  • Estrategia y toma de decisiones basadas en datos  
  • Procesos de ventas simplificados
  • Prácticas recomendadas de reclutamiento y contratación
  • Programas más eficaces de incorporación y capacitación para empleados
  • Mayor productividad y ventas a partir de modelos estratégicos de cobertura de ventas y planeación de territorios
  • Administración de operaciones más fluida que permite a los representantes de ventas enfocarse en la venta
  • ¡Más ventas!

Operaciones de ventas vs. habilitación de ventas

La línea que divide las operaciones de la habilitación de ventas es muy delgada. De hecho, mucha gente utiliza ambos conceptos de manera indistinta y, a menudo, los roles de los equipos se superponen.

El objetivo general de cada equipo es el mismo; es decir, aumentar la eficacia y la eficiencia de las ventas para generar mayores ingresos.

Entonces, ¿cuál es la diferencia?

Las organizaciones definen cada equipo y sus roles de manera diferente. Sin embargo, por lo general, los equipos de habilitación de ventas se enfocan en apoyar a los representantes de ventas en el campo, a menudo en las primeras etapas del embudo de ventas.

Por otro lado, las operaciones de ventas tienden a supervisar las funciones de apoyo de nivel superior— como la demarcación de territorios, administración de la tecnología y generación de informes—, y su principal enfoque es habilitar las ventas más adelante en el ciclo (por ejemplo, la negociación y cierre de contratos).

Dado que la estructura y las responsabilidades de los equipos de operaciones y de habilitación de ventas difieren de una organización a otra, incluiremos un alcance más amplio de los posibles roles que cubren las operaciones de venta.

¿Cuáles son los roles de las operaciones de ventas?

Los equipos de operaciones de ventas logran sus objetivos a través de varios roles y funciones, como estrategia, análisis de datos, contratación y capacitación, proyección, diseño de territorios y optimización de procesos de ventas.

Si bien la estructura y las funciones exactas serán diferentes de una empresa a otra, por lo general, estos roles pueden definirse en cuatro categorías principales:

  • Estrategia
  • Tecnología
  • Operaciones
  • Desempeño

Los roles principales del equipo de operaciones de ventas son las siguientes.

Estrategia

Uno de los roles principales de las operaciones de ventas es definir una visión general de la organización de ventas y desarrollar estrategias para alcanzar esos objetivos.

Sus funciones estratégicas podrían incluir:

  • Optimización del proceso de ventas
  • Evaluación de la tecnología y metodología de ventas
  • Modelo de cobertura de ventas y planeación de territorios
  • Planeación general y establecimiento de objetivos
  • Análisis de datos
  • Pronósticos de ventas

Tecnología

En los últimos años, las aplicaciones SaaS y otras herramientas de venta disponibles para las organizaciones han aumentado de manera exponencial. Si bien mejores datos y tecnología pueden fomentar las ventas, la complejidad de múltiples plataformas puede abrumar a los representantes de ventas y convertirse en una pérdida de tiempo en el piso de ventas.

Es ahí donde entran en juego las operaciones de ventas. Su labor es administrar el ecosistema de tecnología de ventas para que los representantes de ventas puedan enfocarse en vender.

Algunas maneras en las que logran esto incluyen:

  • Integración de aplicaciones y herramientas
  • Adopción y personalización del sistema de administración de relaciones con los clientes
  • Administración de comunicaciones
  • Administración de datos y presentación de informes
  • Automatización de tareas

Operaciones

Las operaciones de ventas contribuyen al alto desempeño y experiencia en todo el departamento de ventas, y asume la carga de las tareas administrativas y operativas. Con el apoyo del análisis de datos y la optimización de procesos, los equipos de operaciones de ventas pueden tomar las riendas de la capacitación, contratación y administración del conocimiento para garantizar que sus representantes de ventas tengan la información y las habilidades adecuadas para tener éxito en el piso de ventas.

Las tareas y responsabilidades operativas incluyen lo siguiente:

  • Capacitación sobre los productos
  • Capacitación en ventas
  • Contratación e incorporación del mejor talento
  • Apoyo de inteligencia del mercado
  • Contratos acuerdos de nivel de servicio
  • Administración de KB

Desempeño

Por último, las operaciones de ventas buscan mejorar tanto el desempeño como la productividad al eliminar barreras y optimizar los procesos para los representantes de ventas.

Las operaciones de ventas podrían enfocarse en las siguientes prioridades de desempeño:

  • Implementación de metodologías y prácticas recomendadas de ventas
  • Identificación de los indicadores clave de desempeño y métricas de ventas
  • Planes de remuneración e incentivos
  • Administración de clientes potenciales

Cómo dirigir un equipo de operaciones de ventas exitoso

Dirigir un equipo de operaciones de ventas es un trabajo muy importante. Intenta estas prácticas recomendadas para garantizar el éxito de tu equipo.

1. Elabora una misión formal para el equipo de operaciones de ventas

Es fácil apasionarse con palabras llamativas de moda, como operaciones de ventas. Pero sin un objetivo y misión definidos, tu equipo está destinado al fracaso.

No formes un equipo de operaciones de ventas sin un objetivo claro; de lo contrario, vas a generar más trabajo para la empresa y desviarás recursos valiosos de las tareas e iniciativas que más los necesitan. Debes tener la seguridad de que tu equipo de operaciones de ventas cuenta con una declaración de objetivos fundamentales y objetivos clave claramente definidos. Este propósito guiará la estrategia, la toma de decisiones y las funciones del equipo para lograr tener un rol más eficaz dentro de la organización.

2. Establece prácticas recomendadas y procesos escalables

Uno de los aspectos más valiosos que el equipo de operaciones de ventas puede aportar a un departamento de ventas proviene de administrar y escalar los procesos. Tu equipo de operaciones de ventas debe ser el eje central para las prácticas recomendadas y estándares de tu empresa para todas las funciones y material de ventas.

Al evaluar, documentar, implementar y comunicar las prácticas recomendadas y procesos formales de tu empresa, esta funcionará de manera más eficiente porque todo tu equipo estén en el mismo canal, y aplican métodos y prácticas de manera uniforme.

Para obtener los mejores resultados, el equipo de operaciones de ventas debe asegurarse de que los estándares y procesos estén claramente documentados y a su disposición en una base de conocimientos o centro de recursos. Las actualizaciones y cambios también deben comunicarse claramente a través de los canales más eficaces para garantizar que las transiciones se lleven a cabo sin complicaciones.

mapa de procesos de ventas
Mapa de procesos de ventas (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

3. Define claramente las responsabilidades del equipo de operaciones de ventas vs. de habilitación de ventas

Dado que las áreas de operaciones y de habilitación de ventas tienen objetivos y funciones similares, es fácil que las actividades de ambos equipos se superpongan, y causen confusión y desorden. Para evitar redundancias y errores de comunicación, debes asegurarte de definir las funciones y responsabilidades de cada equipo.

Al establecer una separación clara, ambos equipos pueden funcionar de manera más eficaz y eficiente para apoyarse entre sí y al departamento de ventas en general.

4. Da prioridad a la retención y éxito de clientes

Los mejores equipos de operaciones de ventas no solo ayudan a los representantes de ventas a encontrar los mejores clientes potenciales, sino que también se enfocan en impulsar el éxito y retener a esos clientes a largo plazo. El equipo de operaciones de ventas es el más adecuado para este rol porque tiene un profundo conocimiento y entendimiento de la base de clientes.

Dotado con datos e investigación, el equipo de operaciones de ventas puede aprovechar esa experiencia para mejorar la capacitación en ventas, apoyar a los representantes de ventas durante las complicadas negociaciones o conflictos de precios y mejorar los resultados después de la venta.

Si bien el representante de ventas aun tiene la responsabilidad principal de gestionar la satisfacción del cliente, el equipo de operaciones de ventas puede apoyar sus esfuerzos al comunicar y compartir información clave y perspectivas con respecto a sus cuentas.  

Mejora el ciclo de ventas con Lucidchart

El equipo de operaciones de ventas tiene una gran labor. Pero, conforme crece tu empresa, implementar un equipo de operaciones de ventas definido puede ayudarte a crecer estratégicamente mientras optimizas las ganancias. Lucidchart ayuda a los equipos de operaciones de ventas a apoyar a sus representantes y mejorar su ciclo de ventas en cada etapa.

Usa Lucidchart para:

  • Importa tu esquema de Salesforce para visualizar posibles cambios y optimizaciones en tu CRM.
  • Documenta prácticas recomendadas y procesos de ventas de manera visual para optimizar tu ciclo de ventas, identificar ineficiencias y reducir los cuellos de botella.
  • Incorpora a los nuevos empleados rápidamente y capacita a los equipos sobre los procesos actualizados a través de imágenes fáciles de asimilar.
  • Establece una base central de conocimientos para tu documentación, datos y procesos para que todos tengan la información y los recursos más actualizados.

La interfaz intuitiva, las opciones de intercambio inteligente y las integraciones clave con Salesforce hacen de Lucidchart la mejor opción para el equipo de operaciones de ventas que tiene tanto trabajo.

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