Les raisons scientifiques qui expliquent l’efficacité de la matrice des priorités
Quel que soit votre degré d’implication, d’investissement et de souci du détail, il est impossible d’exécuter chaque tâche avec le même niveau d’attention (ce qui n’est d’ailleurs pas nécessaire).
Établir une liste ou un tableau de gestion des priorités permet à votre cerveau de fonctionner naturellement en se concentrant sur les tâches les plus importantes. Les psychologues appellent cela l’attention sélective : la tendance innée du cerveau à filtrer les informations inutiles, car il est constamment en train d’absorber et de traiter des informations.
Les spécialistes des sciences cognitives classent l’attention sélective en deux catégories : ascendante et descendante. La concentration ascendante est réactionnelle, elle se produit lorsque quelque chose perturbe votre processus de réflexion et accapare votre attention. Un chien qui aboie, une forte détonation, une pensée soudaine, une notification sur votre téléphone... Ces événements auxquels vous devez prêter attention entrent dans le cadre d’une concentration ascendante.
L’attention sélective qui conduit à une exécution optimale, en revanche, est qualifiée de descendante : lorsque vous êtes capable d’avoir une vue d’ensemble et de choisir une tâche sur laquelle vous concentrer, on parle d’attention descendante ou « volontaire ». Ce type de concentration est orienté vers un objectif et permet au cerveau de fonctionner en tenant compte des expériences antérieures et des conditions actuelles.
Les études suggèrent que le multitasking est un mythe, et que ce que nous appelons fonctionnement multitâche correspond plutôt à l’oscillation rapide de notre cerveau d’une chose à l’autre. Ce mouvement de va-et-vient consomme une énergie supplémentaire qui, selon les experts, devrait être consacrée aux tâches les plus importantes de votre travail et de votre vie. En outre, plus une tâche vous paraît négligeable, moins votre cerveau lui accorde de l’attention, ce qui favorise la distraction involontaire.
Imaginez un scénario que vous considérez comme peu exigeant en termes d’efforts et d’impact, comme le fait de passer cinq appels téléphoniques supplémentaires pour un produit ou un service qui se vend peu, ou de présenter au PDG de votre entreprise un projet sur lequel vous travaillez depuis un an. Quelle tâche est la plus susceptible d’être associée à des distractions ?
Vous devez surveiller le travail que vous accomplissez, le type de concentration que vous lui accordez, la fréquence et la durée de vos distractions, ainsi que l’importance de la tâche. Disposer d’une carte des priorités bien définie permet de tirer parti des processus cognitifs naturels de votre cerveau et de renforcer vos capacités intellectuelles en vous permettant d’utiliser plus efficacement votre potentiel d’attention.
Comment établir une matrice des priorités
Une fois que vous aurez compris comment et pourquoi la matrice de gestion des priorités fonctionne, vous serez en mesure de la mettre en œuvre efficacement. Avec toute nouvelle stratégie ou tout nouvel outil, il est important de savoir exactement comment l’utiliser pour en maximiser l’efficacité et l’impact.
Pour créer votre première matrice des priorités, suivez ces étapes clés :
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Faire une liste : consignez tous vos projets, objectifs et priorités actuels, qu’il s’agisse de tâches quotidiennes, de chantiers en cours ou d’initiatives stratégiques plus importantes.
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Noter chaque élément : sur une échelle de 1 à 10, classez chaque tâche en fonction de son impact sur votre entreprise. Utilisez la même échelle pour évaluer chaque élément de votre liste en fonction du niveau d’effort requis.
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Répartir les tâches : grâce à cette pondération, vous serez en mesure de placer stratégiquement vos activités dans les quadrants appropriés de la matrice et de les classer par ordre de priorité, de les déléguer ou de les déprogrammer si nécessaire.
