Vous êtes-vous déjà demandé les raisons expliquant l’importance de la gestion de projet ?

Si vous n’avez jamais travaillé avec un chef de projet, vous pourriez être tenté de faire l’impasse sur cette dépense et de prendre vous-même la gestion en main. Après tout, c’est un bon moyen de réaliser des économies substantielles.

Pourtant, ce serait une grave erreur.

Un chef de projet efficace est garant de la cohésion d’un projet et veille à ce que la qualité et les objectifs soient atteints dans le respect des délais et du budget. Selon le Project Management Institute (PMI), les organisations qui sous-estiment la gestion de projet voient en moyenne 50 % de projets de plus échouer que les autres. 50 %.

L’échec d’un projet peut rapidement faire dérailler vos initiatives et retarder, voire empêcher, la croissance de votre entreprise.

La gestion de projet ne consiste pas simplement à suivre l’avancement des projets et à fixer un budget. Un chef de projet compétent assume la direction d’un projet du début à la fin, en veillant à ce que les initiatives et les objectifs soient conformes à la stratégie, que le projet bénéficie du soutien des parties prenantes et que tous les intervenants soient en phase.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Pour comprendre les raisons pour lesquelles la gestion de projet est importante, nous devons d’abord définir exactement en quoi elle consiste.

Le PMI définit la gestion de projet comme « l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques aux activités du projet afin de répondre à ses exigences. » Un cycle de vie de gestion de projet basique comprend quatre étapes :

• Lancement
• Planification
• Mise en œuvre
• Clôture

En d’autres termes, l’objectif de la gestion de projet est de planifier et de gérer un projet afin de respecter les objectifs et les livrables prévus. Elle implique l’identification et la maîtrise des risques, une gestion attentive des ressources, une budgétisation intelligente et une communication claire entre les différentes équipes et parties prenantes.

Quelle est l’importance de la gestion de projet ?

Compte tenu de la complexité des projets et de l’implication de nombreuses parties prenantes, la présence d’un chef de projet chargé de les diriger et de veiller à ce que tous les acteurs soient en phase est essentielle.

En effet, le PMI a constaté que les organisations qui utilisent une méthode de gestion de projet, quelle qu’elle soit, parviennent mieux à respecter le budget, le calendrier, le périmètre, les normes de qualité et les résultats attendus.

Vous n’êtes toujours pas convaincu ?

Voici six raisons qui vous persuaderont de recourir à la gestion de projet.

1. Planification du projet réaliste

On ne saurait trop insister sur l’importance de la planification des projets. Trop souvent, les organisations surestiment la rapidité avec laquelle elles peuvent fournir des livrables ou sous-estiment les coûts, voire les deux à la fois – ce qui les condamne à échouer.

Un bon chef de projet tient compte de la situation dans son ensemble et fixe des objectifs, des budgets et des délais réalistes. Sans une gestion méticuleuse, un projet peut dérailler avant même d’avoir commencé.

Pour fixer des objectifs, des budgets et des délais réalistes, le chef de projet communique avec les différentes parties prenantes afin de comprendre les priorités stratégiques et les objectifs métier de l’initiative. Sur la base de ses recherches, il élabore ensuite un plan de projet qui concilie ces priorités avec les contraintes de temps et de budget. Ce processus implique l’estimation des coûts, la gestion des ressources et l’évaluation des risques.

2. Orientation et objectifs clairs

L’absence d’objectifs clairement définis était le motif le plus fréquent d’échec des projets en 2017. Les chefs de projet aident les organisations à cibler leurs priorités et à définir les objectifs de leurs projets.

Lorsque la gestion du projet est confiée à l’équipe, le périmètre et les objectifs peuvent facilement devenir confus. Un manque de clarté peut conduire à des dérives, à des délais non respectés et à des dépenses excessives.

De plus, en l’absence d’un chef de projet chargé de superviser les plans et la répartition des tâches, de nombreuses équipes pourraient ne pas remarquer les facteurs de risque lorsqu’ils se présentent. S’ils ne traitent pas les risques du projet au fur et à mesure qu’ils apparaissent, les membres de l’équipe pourraient finir par donner la priorité aux mauvaises tâches.

Un chef de projet performant garde un œil sur tous ces facteurs afin que l’équipe puisse se concentrer sur les tâches appropriées au moment opportun et s’adapter si nécessaire.

3. Alignement stratégique

L’une des raisons les plus importantes d’utiliser la gestion de projet est d’aligner les projets sur la stratégie métier. Mark Langley, président et directeur général du PMI, met en garde : « Si votre organisation n’est pas efficace en matière de gestion de projet, vous risquez fort de ne pas concrétiser votre stratégie. »

En d’autres termes, la gestion de projet est un élément moteur de la stratégie organisationnelle. Si vous ne l’appliquez pas à vos initiatives, vous manquez une occasion cruciale de développer votre activité.

En supervisant la planification et l’exécution d’un projet, les chefs de projet veillent à ce que ses objectifs généraux, ainsi que les tâches et les jalons qui en découlent, soient conformes à la stratégie de l’organisation. Un alignement stratégique à chaque niveau du projet permet à toutes les parties prenantes d’être en phase et de s’assurer que vos initiatives contribuent au développement de l’organisation.

4. Processus géré

La gestion de projet est un processus proactif qui vise à aider les collaborateurs appropriés à accomplir les tâches nécessaires au moment opportun. En l’absence d’une méthode de gestion de projet bien définie, de nombreuses équipes ont tendance à travailler de manière réactive, en traitant les problèmes à mesure qu’ils se présentent, au lieu d’anticiper les risques connus et de fixer les objectifs et les paramètres du projet dès le début.

Les chefs de projet aident les équipes à décomposer un projet en éléments plus faciles à gérer. En découpant le projet en un processus bien structuré de tâches, de jalons et de délais, ils peuvent diriger leurs équipes plus efficacement et répondre aux difficultés avec plus d’agilité.

5. Contrôle qualité

Le contrôle de la qualité est une composante essentielle de la gestion de projet. Même si votre projet respecte tous les paramètres de temps et de budget, il sera considéré comme un échec si les normes de qualité ne sont pas respectées.

Malheureusement, il est très facile de tomber dans ce piège. Les équipes sont soumises à une forte pression pour terminer leurs projets dans les délais et le budget impartis. Cela peut les conduire à aller trop vite et aboutir à une exécution approximative.

C’est là que les chefs de projet interviennent. Ils assurent à la fois la gestion des délais et des objectifs, mais aussi la bonne exécution des tâches du projet. Les chefs de projet aident à définir les livrables et leurs normes de qualité afin que chacun sache exactement ce qu’il doit faire.

6. Réduction des coûts

En 2018, selon le PMI, 9,9 % des budgets ont été gaspillés en raison de la mauvaise performance des projets, soit 99 millions de dollars pour chaque milliard investi.

La gestion de projet réduit le coût des projets en améliorant l’efficacité, en atténuant les risques et en optimisant les ressources. Même en tenant compte des dépenses supplémentaires que représente le recrutement d’un chef de projet, le gain reste considérable pour les organisations.

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Choisir les bons outils peut faire toute la différence dans la réussite d’un projet. Lucidchart est un éditeur de diagrammes basé sur le cloud qui aide les chefs de projet et leurs équipes à planifier, suivre et réaliser les livrables de leurs projets.

Vous pouvez utiliser Lucidchart pour créer différents modèles de gestion de projet pour chaque phase de votre projet, notamment :

• Listes de contrôle de projet
• Chronologies de projet
• Diagrammes de Gantt
• Logigrammes de processus
• Chronologies de sprint
• Tableaux de bord de projet

Nos modèles prêts à l’emploi et notre vaste bibliothèque de formes vous permettent de personnaliser rapidement vos propres tableaux de bord et diagrammes. Appliquez une mise en forme conditionnelle et connectez des données directement à votre document afin de pouvoir suivre l’évolution du projet en temps réel.

En adoptant une méthode de gestion de projet efficace et en utilisant les bonnes ressources, vous garantirez la réussite de vos projets en toutes circonstances.