Visualiser les étapes de l'approvisionnement

Pour ceux d’entre nous qui aiment le shopping, le processus d’approvisionnement est a priori une occasion rêvée de faire des achats aux frais de quelqu’un d’autre. Bien que cela soit vrai dans le fond, l’approvisionnement ne se résume pas à cet idéal, loin de là. Il est en réalité tellement complexe qu’il requiert un processus de simplification appelé « flux d’approvisionnement ».

En plus de faire connaître les rouages du processus d’approvisionnement à l’ensemble des parties prenantes, la visualisation vous permet également d’identifier les éventuels grains de sable.

La gestion de l’approvisionnement peut s’avérer compliquée, mais nous sommes là pour vous aider. Nous allons voir en quoi consiste le processus d’approvisionnement et vous aiderons à développer votre propre flux, afin de donner à l’ensemble de vos équipes une visibilité sur le processus convenu. La visualisation simplifie les systèmes et augmente leur efficacité.

Les 7 étapes clés du processus d’approvisionnement

La description du processus d’approvisionnement complète comporte sept étapes :

1. Identification des besoins

Ce processus commence par l’envoi d’une demande au service achats. Cette demande peut être relativement simple (une nouvelle licence logicielle pour le service marketing) ou complexe (un nouveau bureau au Guatemala). Quelle que soit sa nature, elle doit être détaillée et formulée par écrit.

2. Sélection du fournisseur

Le service d’approvisionnement doit ensuite consulter les différents fournisseurs, demander des devis et en sélectionner un. Il s’agit d’une étape particulièrement importante du processus, car la réputation, le coût, la rapidité et la fiabilité du service doivent être examinés avant de prendre une décision. En règle générale, il est recommandé d’obtenir au moins trois devis, mais cette bonne pratique doit être décidée directement au sein de votre entreprise.

En savoir plus sur le processus d’appel d’offres.

3. Envoi de la demande d’achat

La prochaine étape consiste à faire approuver l’achat. Après avoir sélectionné le fournisseur et convenu des détails, vous devez obtenir l’approbation écrite du service compétent. Voici les informations à lui transmettre :

• Partie demandant le produit ou le service concerné
• Quantité et description du produit ou du service requis
• Informations sur le fournisseur
• Montant

4. Émission du bon de commande

Une fois la demande d’achat approuvée, le service financier transmettra un bon de commande au fournisseur. Le bon de commande confirme à ce dernier que la demande d’achat a été approuvée et qu’il peut procéder à son exécution.

Si votre entreprise a l’intention de nouer une relation à long terme avec ce fournisseur (ou qu’elle fait souvent appel à des fournisseurs tiers), il peut être intéressant de mettre en place un processus d’intégration des fournisseurs pour clarifier les attentes de chaque partie.

5. Facture et commande

Le fournisseur transmettra ensuite une facture à l’acheteur. La facture détaille le montant demandé. Elle précise également la date d’échéance au-delà de laquelle des pénalités de retard peuvent être appliquées (généralement indiquées dans le document).

Le fournisseur vous fera également parvenir une confirmation de commande qui détaille elle aussi les produits ou les services sollicités. Ce sera votre dernière chance de modifier votre demande, le cas échéant. Veillez donc à bien vérifier les produits/services figurant sur la facture et la confirmation de commande.

6. Paiement

Une fois les biens reçus ou la prestation de service réalisée, vous devez payer votre fournisseur. Le service financier procède au règlement selon le mode de paiement souhaité.

7. Archivage

Toutes les étapes ci-dessus doivent être documentées à des fins d’audit interne et externe, c’est pourquoi il est indispensable de centraliser le stockage de vos factures, commandes et autres documents connexes. Veillez également à intégrer une solution de redondance. Étant donné que vous allez très probablement dématérialiser vos achats, il est préférable de stocker en toute sécurité une version papier de vos documents, en cas de catastrophe technologique.

Les 3 axes

Votre processus d’approvisionnement s’articule autour de trois éléments principaux.

1. Utilisateurs

Cela va de soi, votre processus d’approvisionnement doit tenir compte de l’agenda chargé et des spécificités des acteurs impliqués. Par exemple, si l’un des principaux décideurs est votre directeur financier et qu’il est à Hawaï pendant les deux prochaines semaines, votre cycle d’approvisionnement devra en tenir compte.

Sachez également que le coût et les risques liés à votre achat détermineront le nombre de personnes impliquées dans le processus. Le niveau d’approbation ne sera pas le même selon que vous achetez un luminaire en verre soufflé d’une valeur de 750 000 euros ou sept nouvelles licences Photoshop. Plusieurs décideurs peuvent être impliqués :

• Responsable du service demandeur
• RH
• Achats
• Finance
• Service juridique
• Opérations

2. Processus

Il est impératif de suivre le processus d’approvisionnement mis en place par votre entreprise, sinon les fournisseurs risquent de ne pas être payés à temps, vos achats d’être retardés et votre bilan d’en pâtir. Le processus d’approvisionnement doit être respecté pour être efficace.

3. Formalités administratives

De nos jours, peu de documents sont encore gérés au format papier. Vous utilisez probablement un logiciel dans le cadre de votre processus d’approvisionnement. Chacune de ses étapes doit être documentée.  

Distinction entre approvisionnement et achat

Les sept étapes ci-dessus s’avèrent bien plus complexes que l’achat d’un legging en ligne. L’achat n’est qu’une des sept étapes du processus d’approvisionnement. Il doit être considéré dans le contexte de votre entreprise et dans le cadre de votre processus d’approvisionnement. Chaque aspect doit être pris en compte, des fournisseurs aux parties prenantes en passant par les coûts. L’approvisionnement, c’est bien plus qu’insérer sa carte dans un terminal de paiement.

Cartographie du processus d’approvisionnement

Si les étapes décrites ci-dessus vous donnent le vertige, pas de panique. Nous avons une solution à vous proposer, à savoir la visualisation. Les cycles d’approvisionnement sont plus faciles à appréhender lorsqu’ils sont représentés visuellement. Grâce aux modèles Lucidchart, vous pouvez créer et personnaliser le logigramme de votre flux d’approvisionnement.

Notre espace de travail visuel vous permet d’ajuster le processus en temps réel afin d’en augmenter l’efficacité. Mais il offre bien d’autres avantages, notamment :

• Lien vers les fournisseurs approuvés : pour chaque relation fournisseur établie, les informations sont stockées à portée de main, directement dans le logigramme.
• Lien vers les formulaires internes : tous vos documents relatifs à l’approvisionnement, notamment vos bons de commande, demandes de devis et formulaires de demande d’achat. Pour faciliter l’accès, conservez une version à jour de ces documents directement dans votre logigramme.
• Liste des parties prenantes : l’adresse e-mail de chaque partie prenante est associée à l’étape correspondante. Par exemple, les coordonnées de la personne chargée d’examiner les demandes d’achat, avant la création des bons de commande, peuvent être enregistrées directement sous l’étape « Examiné par l’équipe Approvisionnement/Finance ».

Si votre entreprise n’a pas encore dématérialisé ses documents et feuilles de calcul, il est temps d’opter pour une solution numérique. En automatisant votre processus d'approvisionnement des stocks à l’aide d’un logiciel d’approvisionnement, vous pourrez accélérer vos achats et obtenir des remises, le tout avec l’assurance que votre achat est conforme à la demande d’approvisionnement. Grâce aux logiciels, on élimine bon nombre d’erreurs humaines souvent à l’origine des dysfonctionnements du processus d’approvisionnement. Qui plus est, en cas de problème, les erreurs sont identifiées afin de pouvoir être évitées ultérieurement.

Un approvisionnement mal géré peut avoir des conséquences désastreuses en matière de coût et d’efficacité. C’est là que la visualisation prend tout son sens : la recette d’un processus rationalisé qui permet de réduire les coûts, de soigner les relations fournisseurs et d’améliorer la satisfaction des parties prenantes internes.