Diagrama de flujo proceso de abastecimiento: paso a paso para controlar las compras

Para quienes nos encanta comprar, el proceso de abastecimiento, a primera vista, parece un sueño: es como si compraras sin gastar tu dinero. Aunque, en esencia, eso es cierto, el abastecimiento es mucho más complejo. De hecho, requiere un proceso de optimización denominado "flujo de proceso de abastecimiento".

Visualizar tu proceso de abastecimiento ayuda a todas las partes interesadas a conocer los numerosos componentes dinámicos involucrados en las compras y también contribuye a identificar posibles problemas y obstáculos.

Todo el sistema de administración del abastecimiento puede ser complicado, pero estamos para ayudarte. Definiremos el proceso de abastecimiento y te ayudaremos a desarrollar tu propio flujo de proceso de abastecimiento para que todos los miembros de tu organización tengan visibilidad sobre el proceso acordado. El proceso de abastecimiento de una empresa es un sistema complicado pero puede volverse sencillo y eficiente con la ayuda de los elementos visuales y de ejemplos de flujo de proceso de abastecimiento

¿Qué es el proceso de abastecimiento de una empresa?

Un proceso de abastecimiento adecuado se compone de seis pasos principales.

1. Identificar las necesidades

El proceso comienza cuando alguien envía una solicitud al sector de compras. La solicitud puede ser bastante sencilla, como una nueva licencia de software para el Departamento de Marketing; o compleja, por ejemplo, una oficina nueva en Guatemala. Independientemente de su naturaleza, la solicitud debe enviarse por escrito y ofrecer los detalles suficientes.

2. Seleccionar a los proveedores

Como siguiente paso, el Departamento de Abastecimiento debe investigar a los proveedores, solicitar cotizaciones del artículo necesario y, luego, seleccionar un proveedor. Esta es una parte importante del proceso porque es necesario analizar la reputación, el costo, la velocidad del servicio y la fiabilidad antes de tomar la decisión final. La norma general es obtener, al menos, tres cotizaciones, pero tu organización decidirá si seguir o no esta práctica recomendada.

Encuentra más información sobre el proceso de RFP (solicitud de propuestas).

3. Enviar una solicitud de compra

Llegó el momento de obtener la aprobación para la compra. Después de haber identificado al proveedor y acordado los detalles, necesitarás una aprobación por escrito del departamento correspondiente. Deberías brindar los siguientes datos:

• La persona que solicita el producto o el servicio
• La cantidad de ejemplares del producto o instancias del servicio, y su descripción
• Los datos del proveedor
• Precio

4. Generar la orden de compra

Después de que se apruebe la solicitud de compra, el Departamento de Finanzas deberá emitir una orden de compra al proveedor. En ella, se le indica al proveedor que la solicitud de compra se aprobó y que el proceso puede avanzar.

Si la empresa planea adquirir los productos o los servicios de este proveedor durante un período extenso o si esta depende de numerosos proveedores externos en general, te sugerimos crear un proceso de incorporación de proveedores para asegurarte de que ambas partes estén al tanto de las expectativas.

5. Factura y orden de compra

Entonces, el proveedor enviará una factura al comprador. Dicha factura es una solicitud de pago y, en ella, se brinda un desglose detallado del costo. También indica una fecha límite para el pago, que deberás cumplir. De lo contrario, podrías abonar una multa, cuyo monto suele figurar también en la factura.

El proveedor también enviará una orden de compra, que es otra descripción detallada de los productos o servicios requeridos. Esta es la última oportunidad que tiene la empresa de modificar la solicitud, por lo que es importante verificar tanto la factura como la orden de compra para obtener los productos o servicios solicitados al precio correcto.

6. Pago

Después de que los bienes se han recibido o el servicio se ha completado, el proveedor debe obtener su pago. El sector de finanzas envía el pago al proveedor con el método de pago elegido.

Mantener un registro

Todos los pasos anteriores deben documentarse para las auditorías internas y externas, por lo que necesitarás un lugar central para almacenar las facturas, los pedidos y otros documentos adjuntos. Asegúrate de haber incorporado la redundancia: probablemente, usarás el método de compra digital, por lo que podría beneficiarte imprimir las documentaciones y guardarlas en un lugar seguro por si se produce una falla eléctrica.

Etapas del proceso de abastecimiento: las tres "P"

Tu proceso de abastecimiento incluye tres componentes principales.

1. Personas

Puede parecer obvio, pero cuando crees tu proceso de abastecimiento, recuerda tener en cuenta las agendas ocupadas y las complejidades de las personas involucradas. Por ejemplo, si uno de los responsables clave de la toma de decisiones es el director de finanzas y estará en Hawái durante dos semanas, deberás considerar esa anomalía en tu ciclo de abastecimiento.

También deberías recordar que el costo y los riesgos de la compra determinarán cuántas personas estarán involucradas. Si comprarás una lámpara de araña hecha a mano de 750 000 USD, necesitarás más aprobaciones que para siete licencias de Photoshop. Estos son los posibles responsables de tomar decisiones:

• Gerente del departamento solicitante
• RR. HH.
• Compras
• Finanzas
• Departamento jurídico
• Operaciones

2. Proceso

Es necesario seguir el proceso de tu organización para completar el abastecimiento. De lo contrario, los proveedores podrían no recibir el pago a tiempo, las compras podrían demorarse y el balance final podría estar en riesgo. Seguir el proceso de manera correspondiente es imprescindible para que las adquisiciones se realicen de forma correcta.

3. Papeleo

La tercera "P" es un nombre poco apropiado porque, hoy en día, se utiliza muy poco papel. Nos referimos al software usado en el proceso de abastecimiento. Todo debe documentarse.  

El abastecimiento de una empresa frente a la compra

Los siete pasos indicados anteriormente son mucho más complicados que conectarse y enviar los datos de tu tarjeta de crédito para comprar unas mallas nuevas. La compra es parte del abastecimiento, pero es solo un paso de los siete. Cuando pienses en la compra, hazlo en el contexto de tu organización y del proceso de abastecimiento. Ten en cuenta todo desde los proveedores hasta las partes interesadas y los costos. Es un proceso más complejo que, simplemente, pasar una tarjeta de crédito.

Visualizar el proceso de abastecimiento

Si los pasos anteriores te generan un poco de ansiedad, no te preocupes. Tenemos una solución: la visualización. Los ciclos de abastecimiento se entienden de forma más sencilla si se los explica con elementos visuales. Con Lucidchart, puedes crear un diagrama de flujo de proceso de abastecimiento, propio y personalizado mediante el uso de una de nuestras plantillas.

En nuestro espacio de trabajo visual, puedes modificar el proceso en tiempo real para obtener mayor eficiencia, pero eso no es todo lo que puedes hacer. También puedes hacer esto.

• Vincular a los proveedores aprobados: si tienes una relación consolidada con un proveedor, mantén esa información a mano en el diagrama de proceso de abastecimiento para usarla en el futuro.
• Vincular con formularios internos: las órdenes de compra, las solicitudes de cotización y los formularios de solicitud de compra son imprescindibles para el abastecimiento. Conserva las versiones más actualizadas de los formularios en tu diagrama de proceso de abastecimiento para acceder a ellos fácilmente.
• Lista de las partes interesadas: resulta muy útil conservar las direcciones de correo electrónico de las partes interesadas en los pasos correspondientes. Por ejemplo, si Janet de Finanzas necesita revisar una solicitud de compra antes de crear una orden de compra, agrega sus datos de contacto en el paso “Revisado por el equipo de Finanzas/Abastecimiento”.

Si tu organización usa papel y hojas de cálculo, es hora de cambiar a una solución digital. Con un software de abastecimiento, podrás automatizar todo el proceso, lo que le permitirá a tu organización completar rápidamente las compras y acceder a descuentos mientras se garantiza que la compra se ajuste a la solicitud de compra. El software elimina muchos errores humanos que, a menudo, son la causa de las fallas en el proceso de abastecimiento. Además, con la implementación de software, es fácil identificar los errores para evitar repetirlos en el futuro.

Hecho de forma incorrecta, el proceso de abastecimiento puede ser una pesadilla de costos inflados e importantes ineficiencias. Sin embargo, si el proceso incluye elementos visuales, tendrás una fórmula para un proceso agilizado que conducirá a costos más bajos, mejores relaciones con los proveedores y partes interesadas internas más contentas.