Hoe je een retrospective effectiever kunt maken

Je besteedt veel tijd aan vergaderingen: gemiddeld 23% tot 37% van je tijd. Als Scrum-master of manager besteed je misschien zelfs wel 50% van je tijd aan vergaderingen.

Als je een groot deel van je tijd aan vergaderingen besteedt, moet je er altijd voor zorgen dat de vergaderingen die je plant — vooral belangrijke vergaderingen als sprint retrospectives — productief en efficiënt verlopen. Een goed idee voor een sprint retrospective kan zijn om te bespreken hoeveel vergaderingen het team bijwoont, hoelang vergaderingen moeten duren, hoe productief die vergaderingen zijn en hoe je vergaderingen productiever kunt maken.

Dit artikel bevat een aantal leuke ideeën die je eenvoudig kunt gebruiken om je sprint retrospectives effectiever en efficiënter te maken.

Wat komt er aan bod in een sprint retrospective?

Simpel gezegd kun je tijdens een sprint retrospective je proces in de vorige sprint analyseren en een plan maken voor verbeteringen in de volgende. Dus wat bespreek je in een sprint retrospective? Alles wat invloed heeft op hoe het team het product maakt, kan worden bekeken en besproken, inclusief de processen, werkwijzen, vergaderingen, omgeving, enzovoort.

De vergadering is bedoeld om het Scrum-team de kans te geven om vragen te stellen en te beantwoorden, zoals:

• Wat hebben we goed gedaan in de vorige sprint?
• Wat hebben we fout gedaan in de vorige sprint?
• Wat moeten we in de volgende sprint gaan doen?
• Waar moeten we in de volgende sprint mee stoppen?
• Wat kunnen we doen om de productiviteit te verbeteren?

Wanneer wordt een retrospective gehouden?

Je sprint retrospective moet plaatsvinden na je sprint review en vóór de volgende sprint planning-sessie. Door de retrospective tussen beide sessies in te plannen, kun je met je team effectief bespreken wat er in je vorige sprint goed ging en wat er verbeterd kan worden, terwijl de vorige sprint nog vers in het geheugen zit. Je kunt ook bespreken welke afspraken je team kan maken om de volgende sprint succesvol te maken, gebaseerd op gegevens en observaties van je vorige sprint.

Wie moeten sprint retrospective bijwonen?

Alle leden van het Scrum-team — Scrum-master, producteigenaar en ontwikkelaars — moeten aanwezig zijn bij de retrospective. De vergadering moet een omgeving bieden waarin teamleden zich veilig voelen om eerlijke feedback te delen over wat goed gaat en wat verbeterd kan worden, en om in discussie te gaan over wat er moet veranderen, met duidelijk gedefinieerde actiepunten.

Hoelang moet een sprint retrospective duren?

De lengte van je sprint retrospective-vergadering kan enigszins variëren afhankelijk van de duur van je sprint en de retrospective-techniek die je toepast. Sprints die een maand duren, vereisen meestal niet meer dan een drie uur durende sprint retrospective. Kortere sprints kunnen waarschijnlijk in minder tijd worden geanalyseerd (en zoals we hieronder uitleggen, raden we aan om de bijeenkomst zo kort mogelijk te houden). Scrum-masters moeten voldoende tijd inplannen om te discussiëren en samen te werken met teamleden, terwijl ze er ook voor zorgen dat de vergadering productief blijft.

Sprint review of sprint retrospective?

Het doel van de sprint retrospective is om teams te helpen reflecteren op de vorige sprint en het proces te verbeteren. De sprint review heeft daarentegen een iets ander doel. De sprint review is een tweedelige bijeenkomst waarin de Scrum-master, het ontwikkelingsteam, de producteigenaar en andere stakeholders hun voortgang aan de klant presenteren. De voortgang van het team wordt zorgvuldig vergeleken met de afspraken die aan het begin van de sprint zijn gemaakt, en de klant krijgt de kans om input te geven over de voortgang.

Een doeltreffende sprint retrospective houden

Uit onderzoek blijkt dat een veelgehoorde klacht over de Agile-methode is dat mensen de indruk hebben dat er te veel vergaderingen zijn. Natuurlijk is voor sommige mensen één vergadering per week al te veel, maar wat kun je doen om te voorkomen dat het team denkt dat een sprint retrospective slechts de zoveelste vergadering is?

Houd het simpel

Je gaat niet al je problemen in één vergadering oplossen, dus probeer dat ook niet. Beperk in plaats daarvan de discussie tot de paar vragen die we eerder hebben opgesomd:

• Wat moeten we niet meer doen?
• Wat moeten we wel gaan doen?
• Wat moeten we blijven doen?

Het idee is om je team te betrekken door teamleden aan te moedigen snel te bepalen waar verbeteringen kunnen worden aangebracht en welke acties kunnen worden ondernomen om die verbeteringen te realiseren. Misschien heeft je team bijvoorbeeld het probleem dat de dagelijkse stand-ups de geplande 15 minuten overschrijden. Je kunt dit eenvoudig oplossen door ervoor te zorgen dat je vergaderingen altijd op tijd beginnen en eindigen.

Wat je ook bespreekt in een sprint retrospective: zorg ervoor dat je deelname stimuleert, suggesties noteert en stemt om te bepalen welke acties je moet ondernemen.

Houd het kort

Vergaderingen kosten tijd, en tijd betekent geld. Volgens een rapport uit 2014 wordt er dagelijks meer dan $ 25 miljoen verspild aan vergaderingen — $ 37 miljard per jaar. Bovendien kan het tot 20 minuten duren voordat werknemers zich weer op hun werk kunnen concentreren na een onderbreking zoals een vergadering of een binnenkomende e-mail. Door je vergaderingen kort en bondig te houden, kun je de kosten laag houden en de productiviteit verhogen.

Je hebt voor je sprint retrospective een uur (of drie) ingepland, maar betekent dat dat je al die tijd moet gebruiken? Het is prima om vergaderingen eerder te beëindigen.

Blijf gefocust

Je retrospective-vergadering moet geen sociale bijeenkomst zijn. Houd je aan je agenda om gefocust te blijven. Maak een agenda voor de retrospective-vergadering. Dit kan handig zijn voor teamleden die meer tijd lijken te besteden aan irrelevante zijpaden dan aan het hoofdonderwerp.

Doe het eens een beetje anders

Vergaderingen kunnen erg saai zijn, en verveelde teamleden zijn minder geneigd om een bijdrage te leveren. Zij zullen eerder hun e-mails gaan lezen, aan andere projecten werken of in slaap vallen. Regelmatige vergaderingen, zoals een retrospective, kunnen repetitief worden. Als je ziet dat mensen een glazige blik krijgen en je steeds dezelfde antwoorden krijgt op dezelfde vragen, moet je ze even wakker schudden om ze te blijven betrekken.

Je kunt ook proberen om spelletjes of andere leuke activiteiten toe te voegen om de sfeer te verbeteren en je team enthousiaster te maken voor deelname aan een volgende retrospective. Zie de voorbeelden hieronder.

Sprint retrospective voorbeelden

De volgende activiteiten zijn een eenvoudige manier om je team meer te betrekken. Klik op de onderstaande afbeeldingen om aan de slag te gaan met een sjabloon in Lucidchart.

Blij, verdrietig, boos

Gebruik deze activiteit om je teamleden hun gevoelens te laten uiten, zodat je inzicht krijgt in hun emotionele welbevinden. Strakke deadlines kunnen veel stress veroorzaken en je team onder grote druk zetten. Dit is een goede activiteit om erachter te komen welke dingen in de vorige sprint je team boos, verdrietig of blij maakten. Groepeer vergelijkbare observaties en bespreek en stem over welke observaties de meeste impact hebben.

Zeester

Deze oefening gaat verder dan de gebruikelijke drie retrospective-vragen ("Wat ging er goed?" "Wat ging er niet goed?" "Wat kan er verbeterd worden?") door te focussen op de volgende vijf woorden binnen een cirkel:

• Stoppen: activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben voor het team of de klant.
• Minderen: activiteiten die in het verleden in het proces zijn opgenomen, maar geen algemene verbeteringen aan het proces toevoegen.
• Behouden: activiteiten die waarde toevoegen aan het proces en al worden gebruikt, en niet echt aangepast of verbeterd hoeven te worden.
• Meer: activiteiten waar het team zich op zou moeten richten of die het vaker zou moeten uitvoeren.
• Starten: activiteiten en ideeën waarvan het team gelooft dat ze waarde zullen toevoegen en de huidige processen zullen verbeteren.

Zeilboot

Dit is een eenvoudige oefening die jou en je team helpt te bepalen waar jullie naartoe willen en eventuele problemen te identificeren die jullie tegen kunnen komen. Gebruik een tekening met:

• Een zeilboot die voor anker ligt op het water
• Enkele rotsen onder het wateroppervlak
• Enkele wolken met lijnen om wind aan te geven
• Een eiland of kust

De zeilboot staat voor het team. Het eiland of de kust vertegenwoordigt de visie of het doel van het team. Al het andere in de tekening vertegenwoordigt dingen die je voortgang kunnen helpen of belemmeren (de wind duwt de boot vooruit, het anker vertraagt de boot, de rotsen kunnen de boot doen stranden of laten zinken).

Gebruik de tekening om een brainstormsessie te starten waarin je je doelen bepaalt, de acties die je kunnen helpen om je doelen te bereiken, en de dingen die je kunnen belemmeren. Bespreek en stem over actiepunten die je kunnen helpen je doelen efficiënter te bereiken in de volgende sprint.

Starten, stoppen, doorgaan

De retrospective-techniek starten, stoppen, doorgaan is een proces waarbij teamleden met actiepunten komen die ze in de volgende sprint kunnen meenemen. Tijdens een starten, stoppen, doorgaan-retrospective vragen Scrum-masters hun team om punten te identificeren:

• Starten: activiteiten die het team tijdens de volgende sprint zou moeten implementeren. Dit kunnen ideeën zijn waarmee huidige problemen worden opgelost.
• Stoppen: activiteiten waarmee het team zou moeten stoppen. Dit kunnen stappen in je proces zijn die onnodig werk of knelpunten veroorzaken.
• Doorgaan: activiteiten die momenteel worden uitgevoerd en in de volgende sprint moeten worden voortgezet. Deze lijst kan items bevatten die waarde creëren, je proces efficiënter maken, etc.

De Scrum-master moet de sprint retrospective beginnen door het team te vragen wat werkt en wat niet werkt, en dan elk idee sorteren in de bovenstaande categorieën. De Scrum-master moet je team er ook aan herinneren dat het in dit proces niet gaat om het zoeken van een schuldige of het stilstaan bij negativiteit, maar om het identificeren van inefficiënties en het creëren van een effectiever proces.

4 L's

De retrospective-techniek met de 4 L's is vergelijkbaar met de starten, stoppen, doorgaan-methode. Het team wordt gevraagd om de vorige sprint vanuit elke hoek te bekijken. In plaats van zich te richten op de deliverables, analyseren de teamleden hun prestaties als individu en als team, en zoeken ze naar manieren om de processen als geheel te verbeteren door de 4 L's te identificeren:

• Dingen die ze leuk vonden: activiteiten die productief bleken, de efficiëntie verhoogden, meer samenwerking bevorderden of waarde aan het proces toevoegden.
• Dingen die ze leerden: inzichten die een verschuiving in hun perspectief veroorzaakten of waardevolle inzichten gaven in het product, de klant of het proces.
• Dingen die ze liever anders hadden gezien: activiteiten die beter, efficiënter of goedkoper hadden gekund.
• Dingen waar ze naar verLangden:activiteitenctiviteiten of middelen die het team graag tijdens de sprint had gehad.

Deelnemers moeten hun suggesties anoniem indienen om bevooroordeelde inzendingen te voorkomen, waarna de suggesties worden gegroepeerd in categorieën en worden besproken door teamleden. Deelnemers kunnen vervolgens stemmen op de inzendingen om aan te geven welke voor hen het belangrijkst zijn voor de volgende sprint. Een 4 L's-retrospective mag in totaal niet langer dan 30-60 minuten duren.

WWW

De retrospective-techniek WWW (of wat goed ging — What Went Well) is een basistechniek die zich richt op de sterke en zwakke punten van het team. Deze is het meest geschikt wanneer je team een logisch beeld wil krijgen van wat er goed gaat en wat er moet worden verbeterd voor de volgende sprint. Het werkt heel eenvoudig: teamleden identificeren wat er goed ging en wat niet goed ging tijdens de laatste sprint.

Om een WWW-retrospective te houden, moeten Scrum-masters hun team vragen om activiteiten in te dienen die wel of geen waarde toevoegden aan hun vorige sprint, waarbij ze elk idee noteren in een diagram, dat kan worden geraadpleegd voor verdere discussie. Scrum-masters moeten de discussie richten op constructieve verbeteringen die kunnen worden aangebracht in de teamprocessen. Deze retrospective zou tussen de 30 en 60 minuten moeten duren, afhankelijk van de lengte van je sprint.

Door de bovenstaande sjablonen te gebruiken en in real-time samen te werken met je team, kun je effectief en efficiënt sprint retrospective-vergaderingen houden, teamleden volledig betrokken houden en manieren bepalen om je volgende sprint te verbeteren.