Je hebt de cijfers gekraakt. Je hebt je case voor een nieuw project of investering in technologie opgebouwd. Je hebt alle middelen om het van de grond te krijgen.

Maar je ziet een stap over het hoofd — onmiskenbaar de belangrijkste stap: de goedkeuring en inzet van stakeholders.

Stakeholders, ofwel belanghebbenden, zijn onderdeel van elke organisatie om ervoor te zorgen dat de berichtgeving klopt, het werk gedaan wordt en dat nieuwe initiatieven overeenkomen met de gezamenlijke bedrijfsdoelen. Als hun intenties goed zijn, kunnen stakeholders vaak als springplank voor voortgang worden ingezet.

Daarom is het zo belangrijk om de stakeholderanalyse te begrijpen en ervoor te zorgen dat jouw doelen ook echt steun krijgen. Hier gaan we dieper in op de vraag hoe je een stakeholdersanalyse kunt maken en steun kunt verwerven van je belangrijkste stakeholders.

Pro tip: gebruik Lucidspark om je stakeholderanalyse uit te voeren

Wat zijn stakeholders — en waarom zijn die belangrijk?

Projecten zijn gezamenlijke inspanningen die een impact hebben op verschillende teams, organisaties en klanten. Iedereen die geraakt wordt door de uitkomst van je project, of actief betrokken is bij je project, word gezien als een stakeholder.

Dit omvat alle mensen of groepen die invloed hebben op - en geraakt worden door - de uitkomst van je project, zoals

• Project managers
• Teamleden
• Hoger management
• Directeuren
• Klanten
• Partners
• Investeerders
• Leveranciers
• Eindgebruikers

Een brede groep van mensen kunnen je stakeholders zijn met allerlei verschillende - en vaak conflecterende - belangen, die je allemaal moet managen. Het is essentieel dat je stakeholders tevreden, geïnformeerd en aan boord houdt om je projecten vooruit te brengen. Het is belangrijk dat je begrijpt wie je stakeholders zijn en wat in hun investering en invloed is in het project om je project succesvol te laten zijn.

Wat is een stakeholderanalyse?

De inzet en goedkeuring van stakeholders draaien net zoveel om communicatie, educatie en zichtbaarheid als om strategische afstemming. Stakeholders moeten snel en eenvoudig kunnen begrijpen in hoeverre een nieuw project of investering in het grotere plaatje van het bedrijf past.

Een stakeholderanalyse biedt jou de mogelijkheid om het juiste communicatieniveau met de stakeholders te bepalen in verhouding tot hun invloed op en interesse in jouw project. Een doordachte analyse bereidt je voor op de behartiging die je nodig hebt of bereidt je voor op de tegenstand die je verwacht.

Een stakeholderanalyse template, ook wel bekend als 'macht en belangen rooster', kan u op vier manieren helpen:

• Cruciale input krijgen: Je weet niet wat je niet weet. Vaak kunnen belangrijke belanghebbenden waardevolle inzichten bieden waardoor jouw project in goede banen wordt geleid en succesvol is.
• Meer informatie inwinnen: Als de stakeholder een goed beeld heeft van wat ervoor nodig is om jouw project van de grond te krijgen, kan diegene je helpen de juiste mensen, middelen en informatie te krijgen die je nodig hebt om succes te behalen.
• Vertrouwen opbouwen: Door voortdurend belanghebbenden bij jouw proces te betrekken, bouw je vertrouwen op zodat zij jou tijdens komende projecten zullen steunen.
• Vooruit plannen: Consistente feedback van belangrijke stakeholders kan je helpen anticiperen op feedback en eisen van toekomstige projecten en sneller meer inzet te krijgen.  

Een stakeholderanalyse maken

Een stakeholderanalyse omvat de volgende drie stappen.

Stap 1: Je stakeholders identificeren

Brainstorm over wie je stakeholders zijn. Maak daarvoor een lijst met alle mensen waar je werk invloed op heeft of wie interesse heeft in het succes of de mislukking ervan. Bepaalde relaties kunnen investeerders, adviseurs, teamgenoten of zelfs familie zijn.

Er zijn twee groepen stakeholders: interne stakeholders en externe stakeholders.

• Interne stakeholders zijn individuen of groepen binnen je bedrijf, zoals teamleden of leidinggevenden.
• Externe stakeholders zijn individuen of groepen buiten je bedrijf, zoals gebruikers, klanten, investeerders etc.

Stap 2: Bepaal de prioriteit van je stakeholders

Bepaal vervolgens de prioriteit van jouw stakeholders door hun mate van invloed en interesse te bepalen. Het macht en belangen rooster van stakeholders is het belangrijkste middel om belangrijke stakeholders visueel te beoordelen.

De positie die je aan een stakeholder toekent in het rooster, laat de acties zien die je voor hen moet uitvoeren:

• Mensen met veel macht en veel interesse: Betrek deze mensen er volledig bij en doe alles om ze tevreden te stellen.
• Mensen met veel macht en weinig interesse: Houd deze mensen tevreden, maar niet in die mate dat ze verveeld raken door je bericht.
• Mensen met weinig macht en veel interesse: Informeer deze mensen op adequate wijze en praat met ze zodat er geen grote problemen ontstaan. Mensen in deze categorie kunnen vaak van pas komen bij de details van jouw project en hebben vaak een ondersteunende functie.
• Mensen met weinig macht en weinig interesse: Volg deze mensen, maar verveel ze niet met teveel communicatie.

Stap 3: Begrijp je belangrijkste stakeholders

Nu je stakeholders zijn geïdentificeerd en prioriteit hebben gekregen, moet je te weten komen wat zij vinden van jouw project. Goede vragen die je kunt stellen zijn:

• Hebben ze een financieel of emotioneel belang bij de uitkomst van je werk? Is dit positief of negatief?
• Wat motiveert hen het meest?
• Welke projectinformatie is relevant voor hen en wat is de beste manier om die informatie over te brengen?
• Wat is hun huidige mening over je werk? Is deze mening gebaseerd op nauwkeurige informatie?
• Wie beïnvloedt hun mening en zijn deze personen ook stakeholders van jou?
• Als zij jouw project niet steunen, wat kun je dan doen om toch steun van hen te krijgen?
• Als je hun steun niet kunt krijgen, wat kun je dan doen om hun tegenstand onder controle te houden?

Zodra je jouw stakeholders prioriteit hebt gegeven en hun houding weet ten opzichte van je project, zou je ook kunnen nadenken over het creëren van een communicatieplan voor project management. Een communicatiematrix laat alle betrokkenen weten hoe vaak zij stakeholders op de hoogte moeten stellen.

Soorten stakeholders en de meest voorkomende stakeholders

Hieronder vind je een lijst met veel voorkomende belanghebbenden en enkele voorbeelden van effectieve communicatiestrategieën.

Jouw directe manager/leidinggevende

Veel macht, veel interesse

De reputatie van jouw baas is afhankelijk van de productiviteit van de medewerkers die hij aanstuurt. Jouw baas heeft tevens de macht om groen licht te geven voor je project(en) of deze stop te zetten. Dat betekent dat je deze relatie nauw moet opvolgen, vaak moet communiceren en vaak om feedback moet vragen en deze ook moet toepassen.

Aandeelhouders/investeerders

Veel macht, gemiddelde interesse

Stakeholders en investeerders hebben vaak belang bij meerdere entiteiten, waardoor hun unieke interesse in je project/onderneming verwatert. Daarom moet je - om hun investering in jouw werk optimaal te benutten - vaak met hen communiceren, ze vaak raadplegen en erbij betrekken met als doel hun interesse na verloop van tijd te vergroten. Dit is natuurlijk afhankelijk van het type investeringsrol dat bestaat en of jouw project de enige investering is of slechts onderdeel van een portfolio aan investeringen.

Overheid

Veel macht, waarschijnlijk weinig interesse

De overheid is de baas over de wet- en regelgeving waardoor jouw bedrijf of project stopgezet zou kunnen worden. Een voorbeeld is een gezondheidsinspecteur voor restaurants, een auditeur voor bedrijven enzovoort. Omdat overheidsinstanties over het algemeen alles/iedereen volgen, is hun interesse in jouw individuele bedrijf/inspanning waarschijnlijk gering. Daarom moet het je doel zijn om hen tevreden te stellen, regelmatig te communiceren, ze te raadplegen en erbij te betrekken om te voorkomen dat ze een risico vormen voor je project.

Hogere leidinggevenden

Veel macht, weinig interesse

De hogere leidinggevenden nemen de grootste beslissingen, waardoor zij veel invloed hebben, maar beperken de bandbreedte om zich op de uitkomst van je project te concentreren. Dit betekent dat het jouw strategie is om ze tevreden te houden door zo vaak te communiceren als nodig, ze te raadplegen en door feedback te vragen, met het oog op het vergroten van hun interesse in jou en jouw werk.

Jouw collega's

Gemiddelde macht, gemiddelde interesse

Collega's kunnen een verscheidenheid aan invloed hebben, maar hun invloed zit hem voornamelijk in hun mogelijkheid om aanvullende middelen voor je project te krijgen, waaronder de steun van andere collega's en leidinggevenden. Dat betekent dat je hen tevreden en op de hoogte wilt houden. Houd ze op de hoogte over je project en wees bereid hun interesse in te zetten als ondersteunende rol.

De middelen die je nodig hebt om stakeholders op de hoogte te houden

Ongeacht het niveau van technische kennis rondom je project, zijn visuals met een stakeholderanalyse altijd een goede manier om het project aan je belangrijke stakeholders te presenteren en hun inzet te krijgen. Bovendien is het handig om niet alleen te weten wat je wilt communiceren, maar ook hoe vaak je wilt communiceren.

Lucidchart biedt talloze sjablonen en matrixen om je te helpen stakeholder op de hoogte te houden over nieuwe projecten en de voortgang ervan.