Poradnik poświęcony diagramom BPMN

To właśnie podczas vinyasy na pełnych pary, ciemnych zajęciach jogi zdałem sobie sprawę, że mam bzika na punkcie schematów blokowych. Instruktorka zachęcała nas, abyśmy oczyścili umysł i „pozwolili procesowi przez nas przepłynąć”, ale ja nie oczyściłem umysłu, tylko od razu pomyślałem: „Przepływ procesu? Musi istnieć schemat jogi przeznaczony do tego celu”. I rzeczywiście istnieje.

Do każdego rodzaju procesu opracowano schemat blokowy. Na potrzeby przedsiębiorstw istnieje nawet cały system diagramów przepływu procesów. Nazwano go modelem i notacją procesów biznesowych albo po prostu BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0). Jeśli jednak jesteś zapracowanym biznesmenem, nauka nowego języka diagramów jest prawdopodobnie najmniej pilną pozycją na Twojej liście rzeczy do zrobienia. I to prawdopodobnie się nie zmieni. Pozwól więc, że wyświadczę Ci przysługę i sprawię, że BPMN będzie trochę łatwiejszy.

Jeśli Twoje nastawienie do diagramów BPMN charakteryzuje przytłoczenie, frustracja lub ociąganie się, zapoznaj się z tym artykułem. Dzisiaj przedstawiamy „Diagramy dla opornych: przewodnik po diagramach BPMN”.

Wartość diagramów BPMN

Główną zaletą korzystania z diagramów BPMN jest to, że wykorzystują one ujednolicony język diagramów. Podobnie jak UML ujednolicił diagramy do modelowania oprogramowania, twórcy BPMN chcieli zrobić to samo na potrzeby biznesu. Dlatego ucząc się BPMN, będziesz tworzyć i udostępniać diagramy, które będą zrozumiałe dla osób zaangażowanych w działalność biznesową. Ponadto zrozumiesz diagramy, które udostępniają Ci Twoi współpracownicy.

Zainteresowanie diagramami BPMN znacznie wzrosło w ostatniej dekadzie. Według badań przeprowadzonych przez BPTrends, w 2005 roku tylko 20% badanych firm interesowało się wdrożeniem notacji BPMN, natomiast w 2015 roku zainteresowanie to deklarowało 64% firm. Jednocześnie spadło zainteresowanie wszystkimi innymi językami modelowania. Nie ulega wątpliwości, że nauka języka BPMN zwiększy Twoją pozycję w świecie biznesu, zwłaszcza jeśli interesujesz się zarządzaniem procesami.

Podstawowe kształty diagramów BPMN

Notacja BPMN obejmuje dziesiątki określonych kształtów. Dzielimy je na kilka głównych grup: wydarzenia, aktywności, bramy, łączniki, pule i artefakty.

Wydarzenia

Każdy diagram BPMN zaczyna się i kończy zdarzeniem. Zdarzenia mogą również występować w środku procesu i mogą zawierać ikonę wskazującą na rodzaj reprezentowanego zdarzenia. Więcej informacji na temat wydarzeń znajdziesz w naszym kompleksowym przewodniku.

zadania

Działania przedstawia się za pomocą prostokątów. Do oznaczania czynności należy zawsze używać formatu czasownik + rzeczownik. Aby uzyskać dodatkowe informacje, zapoznaj się z naszym przewodnikiem.

Bramy

Bramy dzielą i łączą przepływy procesów. Są one reprezentowane przez kształt rombu i mogą zawierać ikony wskazujące warunki dzielenia i łączenia przepływów procesu. Dowiedz się więcej o konkretnych bramach.

Złącza

Łączniki, zwane też liniami, przedstawiają przepływ od jednego elementu diagramu BPMN do następnego. Różne tekstury linii wskazują na rozróżnienie między przepływem działań a przepływem wiadomości. Więcej szczegółów znajdziesz tutaj.

Baseny

Podobnie jak na olimpiadzie baseny BPMN można podzielić na tory pływackie. Basenów i torów używa się do przedstawiania grup i osób, które są odpowiedzialne za pewne części procesu. Każdy diagram BPMN musi zawierać co najmniej jeden basen z jednym torem.

Artefakty

Artefakty stanowią źródło dodatkowych informacji w diagramie BPMN. Należą do nich adnotacje, grupy i obiekty danych, o których możesz przeczytać więcej w naszym obszernym przewodniku.

Jak rysować diagramy BPMN

Zanim zaczniesz tworzyć diagram BPMN, określ zakres procesu, którego dotyczy diagram. Ten ważny krok pozwoli określić poziom szczegółowości, jaki musisz uwzględnić. Diagramy wysokiego poziomu powinny być ogólne i wykorzystywać podprocesy oraz dodatkową dokumentację, aby je uszczegółowić.

Kiedy już jasno określisz swój zakres, czas otworzyć dokument Lucidchart i zacząć przeciągać i upuszczać kształty na obszar roboczy. Jeśli nie masz jeszcze konta w Lucidchart, możesz je założyć bezpłatnie już teraz.

Twój pierwszy kształt powinien być zdarzeniem początkowym. Wiesz, że Twój diagram zakończy się zdarzeniem końcowym, więc możesz również przeciągnąć jedno z nich na obszar roboczy. Ja swoje pokolorowałem na zielono i czerwono. Nawet bez oznaczenia kolorami można odróżnić zdarzenie początkowe od końcowego ze względu na grubość ich obramowania. Standardowa notacja zdarzeń wymaga cienkiego obramowania dla zdarzeń początkowych, grubego obramowania dla zdarzeń końcowych oraz podwójnego obramowania dla zdarzeń pośrednich.

Następnie dodajmy aktywność i nazwijmy ją, używając formatu czasownik + rzeczownik, np.:

Każdy diagram BPMN musi zawierać co najmniej jeden basen z jednym torem, więc go dodajmy.

Voilá! Masz już gotowy diagram BPMN. Oczywiście jest on bardzo uproszczony, więc nieco go rozbudujmy.

Ten przykład diagramu BPMN jest nadal stosunkowo prosty, ale ilustruje kilka kluczowych punktów i cech, o których należy pamiętać, tworząc własny diagram BPMN:

• Utrzymuj stały kierunek swojego przepływu. Zauważ, że nawet podczas przechodzenia między basenami i torami diagram zawsze przepływa od lewej do prawej strony, nigdy w górę i w dół.
• Upewnij się, że Twoje łączniki nigdy nie krzyżują się ze sobą. Jeśli kierunek Twojego przepływu jest stały, ten punkt powinien być stosunkowo łatwy do wykonania.
• W części poświęconej klientom użyliśmy bramki, aby pokazać, co dzieje się podczas długiego oczekiwania w chińskiej restauracji. Zauważ, że scenariusz podstawowy dotyczy wszystkich poziomów, a wyjątek jest dodany powyżej. Sformułowanie najpierw scenariusza głównego pomaga zachować przejrzystość i łatwość interpretacji diagramu BPMN.
• Uwzględnij oddzielne zdarzenia końcowe dla różnych stanów końcowych. Na przykład istnieją dwa zdarzenia końcowe w zbiorze klientów: jedno symbolizuje pozytywny stan końcowy (spożycie chińskiego dania), a drugie negatywny stan końcowy (długie oczekiwanie i brak chińskiego jedzenia).
• W każdej puli można umieścić tylko jeden proces. Ten diagram BPMN przedstawia dwa procesy, które wchodzą w interakcję. Jeden to proces klienta, a drugi to proces restauracji. Każdy z nich ma własny basen.
• Gdy dwa baseny wchodzą w interakcję, używaj łączników wiadomości w postaci kresek, a nie łączników sekwencji w postaci ciągłej.

Porady ekspertów

Eksperci od diagramów BPMN udzielają wielu wskazówek dotyczących tworzenia profesjonalnych diagramów.

Przede wszystkim zachowaj prostotę diagramów, jasno określając zakres każdego diagramu BPMN. W razie potrzeby możesz zagłębić się w szczegóły, tworząc diagramy BPMN dla podprocesów i pod-podprocesów. Te podprocesy można szczególnie łatwo tworzyć w Lucidchart. Utwórz ogólny diagram, a następnie utwórz dodatkowe karty, aby stworzyć oddzielne, bardziej szczegółowe diagramy. Możesz połączyć je wszystkie razem, używając tzw. hotspotów.

Innym sposobem na zadbanie o przejrzystość diagramów jest dodawanie szczegółów za pomocą osobnej dokumentacji. Na przykład wyjaśnij wymagania dotyczące procesu w Dokumencie Google, a następnie umieść w nim link do dokumentu z Lucidchart. Linki pozwalają połączyć wszystkie informacje z jednym źródłem, nie zaśmiecając diagramu.

Następnie, gdy wydrukujesz swój diagram BPMN, zadbaj o to, by zmieścił się na jednej stronie.Lucidchart ułatwia to zadanie, oferując funkcję „dopasowania do druku”. Po prostu zaznacz swój diagram, przejdź do ustawień strony, wybierz odpowiedni rozmiar papieru, a następnie kliknij ikonę z napisem „dopasuj”. Lucidchart automatycznie zmniejszy lub przeskaluje Twój diagram, aby dopasować go do wybranego rozmiaru papieru.

Wreszcie, zarządzaj wersją swoich diagramów. Kiedy już zakończysz proces, upewnij się, że wszystko pozostanie tak, jak zostało zrobione. Lucidchart ułatwia kontrolę wersji, pozwalając Ci wybrać, kto może edytować, komentować i oglądać Twoje diagramy. A nawet jeśli pojawią się nieoczekiwane zmiany, zawsze możesz wrócić do poprzedniej wersji, korzystając z historii zmian.