To właśnie podczas vinyasy na pełnych pary, ciemnych zajęciach jogi zdałem sobie sprawę, że mam bzika na punkcie schematów blokowych. Instruktorka zachęcała nas, abyśmy oczyścili umysł i „pozwolili procesowi przez nas przepłynąć”, ale ja nie oczyściłem umysłu, tylko od razu pomyślałem: „Przepływ procesu? Musi istnieć schemat jogi przeznaczony do tego celu”. I rzeczywiście istnieje.

Do każdego rodzaju procesu opracowano schemat blokowy. Na potrzeby przedsiębiorstw istnieje nawet cały system diagramów przepływu procesów. Nazwano go modelem i notacją procesów biznesowych albo po prostu BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0). Jeśli jednak jesteś zapracowanym biznesmenem, nauka nowego języka diagramów jest prawdopodobnie najmniej pilną pozycją na Twojej liście rzeczy do zrobienia. I to prawdopodobnie się nie zmieni. Pozwól więc, że wyświadczę Ci przysługę i sprawię, że BPMN będzie trochę łatwiejszy.

Jeśli Twoje nastawienie do diagramów BPMN charakteryzuje przytłoczenie, frustracja lub ociąganie się, zapoznaj się z tym artykułem. Dzisiaj przedstawiamy „Diagramy dla opornych: przewodnik po diagramach BPMN”.

Wartość diagramów BPMN

Główną zaletą korzystania z diagramów BPMN jest to, że wykorzystują one ujednolicony język diagramów. Podobnie jak UML ujednolicił diagramy do modelowania oprogramowania, twórcy BPMN chcieli zrobić to samo na potrzeby biznesu. Dlatego ucząc się BPMN, będziesz tworzyć i udostępniać diagramy, które będą zrozumiałe dla osób zaangażowanych w działalność biznesową. Ponadto zrozumiesz diagramy, które udostępniają Ci Twoi współpracownicy.

Zainteresowanie diagramami BPMN znacznie wzrosło w ostatniej dekadzie. Według badań przeprowadzonych przez BPTrends, w 2005 roku tylko 20% badanych firm interesowało się wdrożeniem notacji BPMN, natomiast w 2015 roku zainteresowanie to deklarowało 64% firm. Jednocześnie spadło zainteresowanie wszystkimi innymi językami modelowania. Nie ulega wątpliwości, że nauka języka BPMN zwiększy Twoją pozycję w świecie biznesu, zwłaszcza jeśli interesujesz się zarządzaniem procesami.

Podstawowe kształty diagramów BPMN

Notacja BPMN obejmuje dziesiątki określonych kształtów. Dzielimy je na kilka głównych grup: wydarzenia, aktywności, bramy, łączniki, pule i artefakty.

Wydarzenia

Każdy diagram BPMN zaczyna się i kończy zdarzeniem. Zdarzenia mogą również występować w środku procesu i mogą zawierać ikonę wskazującą na rodzaj reprezentowanego zdarzenia. Więcej informacji na temat wydarzeń znajdziesz w naszym kompleksowym przewodniku.

zadania

Działania przedstawia się za pomocą prostokątów. Do oznaczania czynności należy zawsze używać formatu czasownik + rzeczownik. Aby uzyskać dodatkowe informacje, zapoznaj się z naszym przewodnikiem.

Bramy

Bramy dzielą i łączą przepływy procesów. Są one reprezentowane przez kształt rombu i mogą zawierać ikony wskazujące warunki dzielenia i łączenia przepływów procesu. Dowiedz się więcej o konkretnych bramach.

Złącza

Łączniki, zwane też liniami, przedstawiają przepływ od jednego elementu diagramu BPMN do następnego. Różne tekstury linii wskazują na rozróżnienie między przepływem działań a przepływem wiadomości. Więcej szczegółów znajdziesz tutaj.

Baseny

Podobnie jak na olimpiadzie baseny BPMN można podzielić na tory pływackie. Basenów i torów używa się do przedstawiania grup i osób, które są odpowiedzialne za pewne części procesu. Każdy diagram BPMN musi zawierać co najmniej jeden basen z jednym torem.

Artefakty

Artefakty stanowią źródło dodatkowych informacji w diagramie BPMN. Należą do nich adnotacje, grupy i obiekty danych, o których możesz przeczytać więcej w naszym obszernym przewodniku.

Jak rysować diagramy BPMN

Zanim zaczniesz tworzyć diagram BPMN, określ zakres procesu, którego dotyczy diagram. Ten ważny krok pozwoli określić poziom szczegółowości, jaki musisz uwzględnić. Diagramy wysokiego poziomu powinny być ogólne i wykorzystywać podprocesy oraz dodatkową dokumentację, aby je uszczegółowić.

Kiedy już jasno określisz swój zakres, czas otworzyć dokument Lucidchart i zacząć przeciągać i upuszczać kształty na obszar roboczy. Jeśli nie masz jeszcze konta w Lucidchart, możesz je założyć bezpłatnie już teraz.

Twój pierwszy kształt powinien być zdarzeniem początkowym. Wiesz, że Twój diagram zakończy się zdarzeniem końcowym, więc możesz również przeciągnąć jedno z nich na obszar roboczy. Ja swoje pokolorowałem na zielono i czerwono. Nawet bez oznaczenia kolorami można odróżnić zdarzenie początkowe od końcowego ze względu na grubość ich obramowania. Standardowa notacja zdarzeń wymaga cienkiego obramowania dla zdarzeń początkowych, grubego obramowania dla zdarzeń końcowych oraz podwójnego obramowania dla zdarzeń pośrednich.

Następnie dodajmy aktywność i nazwijmy ją, używając formatu czasownik + rzeczownik, np.:

Każdy diagram BPMN musi zawierać co najmniej jeden basen z jednym torem, więc go dodajmy.

Voilá! Masz już gotowy diagram BPMN. Oczywiście jest on bardzo uproszczony, więc nieco go rozbudujmy.

Ten przykład diagramu BPMN jest nadal stosunkowo prosty, ale ilustruje kilka kluczowych punktów i cech, o których należy pamiętać, tworząc własny diagram BPMN:

• Utrzymuj stały kierunek swojego przepływu. Zauważ, że nawet podczas przechodzenia między basenami i torami diagram zawsze przepływa od lewej do prawej strony, nigdy w górę i w dół.
• Upewnij się, że Twoje łączniki nigdy nie krzyżują się ze sobą. Jeśli kierunek Twojego przepływu jest stały, ten punkt powinien być stosunkowo łatwy do wykonania.
• W części poświęconej klientom użyliśmy bramki, aby pokazać, co dzieje się podczas długiego oczekiwania w chińskiej restauracji. Zauważ, że scenariusz podstawowy dotyczy wszystkich poziomów, a wyjątek jest dodany powyżej. Sformułowanie najpierw scenariusza głównego pomaga zachować przejrzystość i łatwość interpretacji diagramu BPMN.
• Uwzględnij oddzielne zdarzenia końcowe dla różnych stanów końcowych. Na przykład istnieją dwa zdarzenia końcowe w zbiorze klientów: jedno symbolizuje pozytywny stan końcowy (spożycie chińskiego dania), a drugie negatywny stan końcowy (długie oczekiwanie i brak chińskiego jedzenia).
• W każdej puli można umieścić tylko jeden proces. Ten diagram BPMN przedstawia dwa procesy, które wchodzą w interakcję. Jeden to proces klienta, a drugi to proces restauracji. Każdy z nich ma własny basen.
• Gdy dwa baseny wchodzą w interakcję, używaj łączników wiadomości w postaci kresek, a nie łączników sekwencji w postaci ciągłej.

Porady ekspertów

Eksperci od diagramów BPMN udzielają wielu wskazówek dotyczących tworzenia profesjonalnych diagramów.

Przede wszystkim zachowaj prostotę diagramów, jasno określając zakres każdego diagramu BPMN. W razie potrzeby możesz zagłębić się w szczegóły, tworząc diagramy BPMN dla podprocesów i pod-podprocesów. Te podprocesy można szczególnie łatwo tworzyć w Lucidchart. Utwórz ogólny diagram, a następnie utwórz dodatkowe karty, aby stworzyć oddzielne, bardziej szczegółowe diagramy. Możesz połączyć je wszystkie razem, używając tzw. hotspotów.

Innym sposobem na zadbanie o przejrzystość diagramów jest dodawanie szczegółów za pomocą osobnej dokumentacji. Na przykład wyjaśnij wymagania dotyczące procesu w Dokumencie Google, a następnie umieść w nim link do dokumentu z Lucidchart. Linki pozwalają połączyć wszystkie informacje z jednym źródłem, nie zaśmiecając diagramu.

Następnie, gdy wydrukujesz swój diagram BPMN, zadbaj o to, by zmieścił się na jednej stronie.Lucidchart ułatwia to zadanie, oferując funkcję „dopasowania do druku”. Po prostu zaznacz swój diagram, przejdź do ustawień strony, wybierz odpowiedni rozmiar papieru, a następnie kliknij ikonę z napisem „dopasuj”. Lucidchart automatycznie zmniejszy lub przeskaluje Twój diagram, aby dopasować go do wybranego rozmiaru papieru.

Wreszcie, zarządzaj wersją swoich diagramów. Kiedy już zakończysz proces, upewnij się, że wszystko pozostanie tak, jak zostało zrobione. Lucidchart ułatwia kontrolę wersji, pozwalając Ci wybrać, kto może edytować, komentować i oglądać Twoje diagramy. A nawet jeśli pojawią się nieoczekiwane zmiany, zawsze możesz wrócić do poprzedniej wersji, korzystając z historii zmian.

 Your first shape should be a start event. Because you know that your diagram will end with an end event, you can drag one of those onto the canvas as well. I’ve colored mine green and red. Even without the color coding, you can tell the difference between the start and end events because of the thickness of their borders. Standard notation for events requires a thin border for start events, a thick border for end events, and a double circle border for intermediate events.

Next, let’s add an activity and name it using the verb + noun format, like so:

Every BPMN diagram must have at least one pool with one swim lane, so let’s add one.

Voilá! You have a completed BPMN diagram. Of course, it’s very simplistic, so let’s add a bit more complexity.

This BPMN example is still relatively simple, but it illustrates a number of key points and features you should keep in mind as you build your own BPMN diagram:

• Keep the direction of your flow consistent. Notice that even when moving between pools and swim lanes, the diagram always flows from left to right, never up and down.
• Make sure your connectors never cross over the top of each other. If the direction of your flow is consistent, this point should be relatively simple to follow.
• In the customer section, we used a gateway to show what happens during a long wait at the Chinese restaurant. Notice that the primary scenario is all level while the exception is tacked on above. Diagramming the primary scenario first helps to keep your BPMN diagram clean and easy to interpret.
• Include separate end events for distinct end states. For example, there are two end events in the customer pool: one represents a successful end state (eating Chinese food), while the other represents an unsuccessful end state (a long wait and no Chinese food).
• Only include one process in each pool. This BPMN diagram shows two processes that interact. One is the customer’s process, and the other is the restaurant’s process. They each have their own pool.
• When two pools interact, use dashed message connectors rather than solid sequence connectors.

Expert tips

BPMN experts give a number of tips for making professional diagrams.

First, keep your diagrams simple by clearly defining the scope of each BPMN. You can dig into details as needed by creating BPMN diagrams for subprocesses and sub-subprocesses. These sub-processes are especially easy to create in Lucidchart. Build a high level diagram, and then create additional tabs to build out separate, more detailed diagrams. You can link them all together using hotspots.

Keep your diagrams clean by adding details with separate documentation. For example, explain process requirements in a Google Doc, and then link to the Doc from your Lucidchart document. Links allow you to connect all of your information to one source without cluttering your diagram.

Next, when you print your BPMN diagram, make sure it fits on one page. Lucidchart makes this easy by including a “fit to print” feature. Simply highlight your diagram, navigate to the page settings, select your desired paper size, and then click on the icon that says “fit.” Lucidchart will automatically shrink or scale your diagram to fit the paper size you selected.

Finally, practice version control with your diagrams. Once you have finalized a process, make sure that it stays the way you left it. Lucidchart facilitates version control by letting you choose who can edit, comment on, and view your diagrams. And even if you experience unexpected changes, you can always return to a previous version with revision history.