Fue durante una vinyasa en una clase de yoga muy intensa cuando me di cuenta de que era un nerd de los diagramas BPMN de flujo. El instructor nos invitó a despejar nuestra mente y “dejar que el proceso fluyera a través de nosotros”, pero lejos de despejar mi mente, esto me llevó directamente a “¿Flujo de proceso de negocio? Debería haber un diagrama BPMN de flujo de yoga para eso”. Y, de hecho, lo hay.

Para cada tipo de proceso, existe un diagrama BPMN de flujo. Para los negocios, incluso existe un lenguaje completo de diagramas de flujo de proceso, denominado Modelo y Notación de Procesos de Negocio, o simplemente BPMN 2.0. No obstante, si eres un profesional sumamente ocupado, es probable que aprender un nuevo lenguaje de diagramación sea el elemento menos urgente en tu lista de tareas pendientes. Y probablemente eso no cambiará. Así que déjanos ayudarte y facilitarte un poco el BPMN.

Si te abruman o frustran los diagramas de procesos de negocios BPMN e tiendes a posponerlos, esto es para ti. Hoy presento “Diagramas para principiantes: tutorial de BPMN”.

El valor de los diagramas BPMN

El principal beneficio de usar un BPMN es que se trata de un lenguaje de diagramación estandarizado. Así como UML ha estandarizado los diagramas para el modelado de software, los creadores de BPMN buscaban que este haga lo mismo para los negocios. Por lo tanto, al aprender BPMN, podrás crear y compartir diagramas que las partes interesadas del negocio comprenderán fácilmente. También podrás entender los diagramas que tus colegas compartan contigo.

El interés en BPMN ha aumentado significativamente en la última década. Un estudio realizado por BPTrends determinó que, en 2005, solo 20% de las empresas encuestadas estaban interesadas en adoptar la notación BPMN, pero la cifra había aumentado a 64% para 2015. Al mismo tiempo, disminuyó el interés en todos los demás lenguajes de modelado. Así, queda claro que aprender BPMN aumentará tu valor en el mundo de los negocios, en especial si te interesa la administración de procesos.

Figuras básicas de los diagramas BPMN

¿Pero qué es un diagrama BPMN? La notación BPMN incluye decenas de figuras específicas, que dividimos en algunos grupos principales: eventos, actividades, puertas de enlace, conectores, piscinas y artefactos.

Eventos

Todos los diagramas BPMN comienzan y terminan con un evento. También puede haber eventos en medio de un proceso, y estos pueden incluir un ícono que indique el tipo de evento representado. Para obtener más información sobre los eventos, consulta nuestra guía completa.

Actividades

Las actividades se representan mediante rectángulos. Siempre deben nombrarse con el formato verbo + sustantivo para representar una acción. Explora nuestra guía para obtener más información.

Puertas de enlace

Las puertas de enlace se dividen y vuelven a unirse en los flujos de proceso de negocio. Están representadas por un diamante y pueden contener íconos que indiquen las condiciones para dividir y volver a unir los flujos. Obtén más información sobre puertas de enlace específicas.

Conectores

Los conectores, también conocidos como líneas, muestran el flujo de un elemento de un diagrama BPMN al siguiente. Varias texturas de línea indican la distinción entre un flujo de actividades y un flujo de mensajes. Obtén más detalles aquí.

Piscinas

Igual que en los Juegos Olímpicos, las piscinas BPMN pueden dividirse en carriles de natación. Las piscinas y los carriles se utilizan para mostrar a los grupos e individuos responsables de ciertas partes de un proceso. Cualquier diagrama BPMN debe contener al menos una piscina con un carril.

Artefactos

Los artefactos agregan información adicional a un diagrama BPMN. Incluyen anotaciones, grupos y objetos de datos, sobre los que puedes leer más en nuestra guía completa.

Totorial para crear diagramas BPMN con Lucidchart

Antes de comenzar tu diagrama BPMN online, debes definir el alcance del proceso que estás diagramando. Este importante paso determinará el nivel de detalle que debes incluir. Los diagramas de alto nivel deben ser generales y aprovechar los subprocesos y la documentación adicional para profundizar en los detalles.

Cuando hayas expresado claramente tu alcance, abre un documento en Lucidchart y empieza a arrastrar y soltar figuras en el lienzo. Si no tienes una cuenta de Lucidchart, puedes configurar una gratis en este momento.

Tu primera figura debe ser un evento de inicio. Como sabes que tu diagrama terminará con un evento final, también puedes arrastrar uno al lienzo. Coloreé los míos de verde y rojo. Incluso sin el código de color, puedes notar la diferencia entre los eventos iniciales y finales con el grosor de los bordes. La notación estándar de eventos requiere un borde delgado para los eventos de inicio, un borde grueso para los eventos finales y un borde de doble círculo para los eventos intermedios.

A continuación, hay que agregar una actividad y asignarle un nombre usando el formato verbo + sustantivo, así:

Cualquier diagrama BPMN debe contener al menos una piscina con un carril, así que hay que agregarlo.

¡Listo! Ya finalizaste un diagrama BPMN. Por supuesto, este es muy simple, así que hay que hacerlo un poco más complejo.

Este ejemplo de diagrama BPMN sigue siendo relativamente simple, pero ilustra una serie de puntos clave y características que debes tener en cuenta al crear tu propio diagrama BPMN:

• Mantén la coherencia en la dirección de tu flujo. Observa que, incluso cuando te mueves entre piscinas y carriles, el diagrama siempre fluye de izquierda a derecha, nunca hacia arriba o hacia abajo.
• Asegúrate de que tus conectores nunca se crucen entre sí. Si la dirección de tu flujo es constante, este punto debería ser relativamente simple de seguir.
• En la sección de clientes, usamos una puerta de enlace para mostrar lo que sucede durante una larga espera en el restaurante de comida china. Fíjate que en el escenario principal está todo a nivel, mientras que la excepción se agrega arriba. Hacer primero el diagrama del escenario principal ayuda a mantener la claridad de tu diagrama BPMN y que sea fácil de interpretar.
• Incluye eventos finales diferentes para estados finales distintos. Por ejemplo, hay dos eventos finales en la piscina de clientes: uno representa un estado final exitoso (comer comida china), mientras que el otro representa un estado final no exitoso (una larga espera y sin comida china).
• Incluye solo un proceso en cada piscina. Este diagrama BPMN muestra dos procesos que interactúan: uno es el proceso del cliente y el otro es el proceso del restaurante. Cada uno tiene su propia piscina.
• Cuando dos piscinas interactúen, utiliza conectores de mensajes discontinuos en lugar de conectores de secuencia sólidos.

Consejos de expertos

Los expertos en BPMN dan una serie de consejos para hacer diagramas profesionales.

En primer lugar, mantén la simplicidad de tus diagramas definiendo claramente el alcance de cada BPMN. Puedes profundizar en los detalles según sea necesario creando diagramas BPMN para subprocesos y sus componentes. Estos subprocesos son especialmente fáciles de crear en Lucidchart. Crea diagramas de alto nivel y luego tabuladores adicionales para separarlos y que sean más detallados. Puedes vincularlos todos utilizando áreas de acción.

Otra forma de mantener la simplicidad de los diagramas BPMN online es agregando detalles con documentación separada. Por ejemplo, explica los requisitos del proceso de negocio en un documento de Google y luego crea un hipervínculo desde tu documento de Lucidchart. Los enlaces te permiten conectar toda tu información a una sola fuente sin saturar tu diagrama.

Después, cuando imprimas tu diagrama BPMN, asegúrate de que quepa en una página. Lucidchart facilita esto al incluir la función “ajustar para imprimir”. Solo selecciona tu diagrama, navega a la configuración de página, elige el tamaño de papel y, a continuación, haz clic en el ícono de “ajustar”. Lucidchart reducirá o agrandará automáticamente tu diagrama para que se ajuste al tamaño de papel que seleccionaste.

Por último, aplica el control de versiones a tus diagramas BPMN online. Una vez que hayas finalizado un proceso de negocio, verifica que se mantenga como lo dejaste. Lucidchart facilita el control de versiones al permitirte elegir quién puede editar, comentar y ver tus diagramas. E incluso, si se presentan cambios inesperados, siempre puedes volver a una versión anterior con el historial de revisiones.

¡Deja tus mejores consejos sobre BPMN en los comentarios a continuación!