Como evitar o scope creep (e as circunstâncias que levam a isso)

Em qualquer empresa, toda equipe de desenvolvimento já teve que lidar com um projeto que parecia ter vida própria. Requisitos, demandas e outros trabalhos são adicionados ao projeto, sem que a data de lançamento seja alterada.

Geralmente, há um pequeno espaço de manobra para trabalhar algumas coisas que não faziam parte do escopo original do projeto. Porém, muitas dessas adições não planejadas podem causar sérios problemas nos cronogramas e orçamentos, na produtividade e no controle de qualidade. 

Este artigo aborda como evitar o excesso de adições ou alterações inesperadas nos seus projetos.

O que é escopo do projeto?

Na gestão de um projeto, escopo é a parte do plano que lista as metas, os resultados, as tarefas, os custos, os orçamentos, os prazos, as linhas do tempo e os recursos necessários para concluir o projeto.

O escopo do projeto é usado para documentar os limites do projeto, listar as responsabilidades dos membros da equipe e definir os processos que serão usados para testar, validar e aprovar o trabalho concluído.

O que é o scope creep ou desvio de escopo de um projeto?

Scope creep é um termo usado para descrever o que acontece quando o projeto sai dos objetivos e limites originais. Isso pode acontecer quando a equipe não entende o escopo do projeto; quando são adicionadas funcionalidades “indispensáveis” que não foram planejadas; ou quando uma parte interessada exige mais funcionalidades ou funções, sem levar em conta as restrições no tempo ou no orçamento.

É muito raro que um projeto seja concluído sem alterações ao longo do caminho. Normalmente, é possível fazer pequenos ajustes para continuar no caminho certo. Porém, se houver um excesso de solicitações de mudanças — e você precisar alocar mais recursos, dinheiro e tempo no projeto — o desvio de escopo pode causar sérios problemas. 

Como dar flexibilidade ao escopo?

Como você já sabe que provavelmente haverá algum desvio no escopo, é bom criar o escopo um pouco flexível para você lidar com pequenas alterações. Não que você deva planejar mudanças no escopo, no cronograma e no orçamento; em vez disso, determine o grau de flexibilidade do projeto.

Para isso, use a teoria da restrição tripla (também chamada de triângulo da gestão de projetos): quando um limite é flexível, os outros limites devem ser restritos e não podem ser alterados.

Por exemplo: se o cronograma e o orçamento forem restritos e não puderem ser alterados, então o escopo deverá ser flexível. Portanto, você precisará pesar as solicitações de recursos e funções em relação ao tempo e ao orçamento. Se você precisar de mais dinheiro ou mais tempo para adicionar um recurso, esse recurso terá que esperar por outra iteração. Se o novo recurso for essencial, avalie quais outras funcionalidades podem ser retiradas do escopo para manter o projeto dentro do prazo e do orçamento.

Quais são as principais causas do scope creep?

São vários os motivos para o desvio de escopo afetar um projeto: criar um documento de escopo malfeito, não saber dizer não e assim por diante. Muitas vezes, tudo se resume a deixar os clientes, a gestão e outras partes interessadas satisfeitos. Porém, isso pode aumentar os níveis de estresse da sua equipe e prejudicar o projeto. 

A fim de promover um ambiente sem estresse, vamos tratar de algumas circunstâncias que podem levar ao desvio de escopo e o que fazer para evitá-las.

Falta de clareza ou requisitos mal definidos 

O escopo precisa ser claro e detalhado desde o início. Porém, você só pode criar a declaração do escopo do projeto após definir os requisitos necessários para o projeto. 

Se você ainda não pesquisou completamente os requisitos, o escopo será baseado em suposições e ideias vagas, e não nas necessidades das partes interessadas, o que invariavelmente incentiva o desvio no escopo. Portanto, não se surpreenda se clientes, executivos, gerentes e até mesmo alguns membros da equipe começarem a definir o projeto como quiserem. 

Como manter o controle do escopo, evitando desvios do mesmo: adie o projeto até fazer uma análise completa dos requisitos. Em seguida, escreva uma declaração detalhada do escopo ou um termo de abertura que defina claramente os cronogramas, os orçamentos, o trabalho que precisa ser feito, os membros da equipe que precisam fazer o trabalho e os recursos necessários para concluir o trabalho.

Você também pode (e provavelmente deve) usar uma abordagem Agile que foque mais o valor do que o cronograma. Faça atualizações frequentes e entregas incrementais de produtos para envolver os clientes, os anfitriões do projeto e outras partes interessadas. A abordagem iterativa do Agile é flexível e ideal para lidar com mudanças razoáveis.

Não incluir as partes interessadas no início do processo

Se você não envolver as partes interessadas já no início do projeto, não saberá o que elas precisam ou o que esperam dele. Isso aumenta as chances de elas exigirem e esperarem mais mudanças que talvez você não possa fazer.

Como evitar o scope creep: faça uma análise das partes interessadas para identificar quem são elas, o quanto querem se envolver e o que querem do projeto. Deixe claro que mudanças significativas não podem ser solicitadas após o início do projeto, mas que as solicitações serão avaliadas para a versão seguinte.

Envolva as partes interessadas no início do projeto para negociar as prioridades padrão que encobrem todo o projeto, como escopo, cronograma e orçamento. Esse princípio tem a ver com a teoria da restrição tripla, já mencionada aqui. Registre essas informações como uma “matriz de trade-off”: uma representação visual do acordo negociado. A equipe deve rever essa matriz com as partes interessadas e em cada oportunidade de revisão.

Alinhamento malfeito

Tão importante quanto envolver as partes interessadas desde o início, você também precisa garantir que todas elas estejam alinhadas aos requisitos essenciais do projeto desde o início. Caso contrário, você pode acabar recebendo solicitações fora do plano original ou não atender às expectativas de algumas das partes interessadas.

Como evitar o scope creep: felizmente, muitas das sugestões propostas acima também ajudarão você a estabelecer o alinhamento inicial: é o caso do termo de abertura do projeto com uma matriz de trade-off que mostrem as prioridades padrão do projeto. Usando uma abordagem incremental iterativa, como a estrutura Scrum, você estabelece uma frequência para tratar com as partes interessadas a cada duas semanas ou mais e, assim, manter o alinhamento.

Os gerentes de projeto e os proprietários de produtos também devem preparar um roadmap de produto e mantê-lo sempre atualizado para prever a entrega esperada das funcionalidades ao longo do tempo.

Não priorizar funcionalidades 

O escopo do projeto precisa definir quais funcionalidades têm prioridade e como elas dependem de outras funcionalidades e tarefas. Isso pode causar problemas futuros se o trabalho numa tarefa for iniciado antes de se trabalhar numa funcionalidade da qual esse trabalho depende. Além disso, se a equipe achar que tudo é prioridade, fica difícil determinar quais tarefas e funcionalidades podem ser deixadas de lado por enquanto ou até mesmo retiradas do escopo.

Como evitar o scope creep: identifique os componentes e as funcionalidades mais importantes para o sucesso do projeto. É recomendável uma abordagem Agile, pois a natureza iterativa garante frequentes lançamentos de produtos que o cliente pode usar.

Não saber dizer não

Todos queremos fazer um bom trabalho e garantir que os outros fiquem satisfeitos com o que fazemos. Porém, é impossível deixar todos satisfeitos o tempo todo, principalmente quando novas solicitações podem sobrecarregar os membros da equipe ou inviabilizar outros requisitos importantes. 

Tenha confiança e mantenha sua posição. Quando novas demandas surgirem, lembre a todos o que estava no escopo original com o qual eles concordaram. Ceda quando precisar e aprenda a negociar quando for apropriado.

Como evitar o scope creep: saiba quando vale a pena dizer não. Mostre aos membros da equipe, aos clientes e às partes interessadas quando as solicitações de funcionalidades podem exigir tempo demais ou estourar o orçamento. Saber dizer não é crucial para manter você, sua equipe e seu projeto saudáveis. 

Receber feedback do usuário no fim do ciclo de desenvolvimento do projeto

O feedback do usuário é sempre bem-vindo, mas é importante obter essas informações o quanto antes no processo. Se esperar demais, você talvez acabe descobrindo que os usuários não gostaram da interface ou a acham confusa e difícil de usar. Isso pode exigir uma revisão completa do projeto, o que atrasará o lançamento do produto e talvez faça você perder oportunidades de mercado.

Como evitar o scope creep: envolva os usuários no início da fase de design. Assim, você entende o que eles precisam, e eles podem explicar como esperam que a interface funcione e como o trabalho deles fluirá. Você pode, por exemplo, mostrar wireframes e mockups durante o desenvolvimento para que eles vejam como funcionará. O feedback que eles oferecem no início do processo é muito mais valioso do que aquele dado próximo à data de lançamento.

Todos os seus projetos provavelmente incluirão algum desvio no escopo. Porém, se você definir claramente o escopo e deixar tudo claro ao cliente logo no início do projeto, será muito mais fácil fazer o gerenciamento do escopo e administrar as alterações e as solicitações quando elas surgirem. Não é possível eliminar completamente os desvios no escopo, mas você pode reduzi-los: seja transparente, trabalhe em estreita colaboração com as partes interessadas e dê frequentes atualizações de status enquanto o produto é desenvolvido.