Em qualquer empresa, toda equipe de desenvolvimento já teve que lidar com um projeto que parecia ter vida própria. Requisitos, demandas e outros trabalhos são adicionados ao projeto, sem que a data de lançamento seja alterada.
Geralmente, há um pequeno espaço de manobra para trabalhar algumas coisas que não faziam parte do escopo original do projeto. Porém, muitas dessas adições não planejadas podem causar sérios problemas nos cronogramas e orçamentos, na produtividade e no controle de qualidade.
Este artigo aborda como evitar o excesso de adições ou alterações inesperadas nos seus projetos.
O que é escopo do projeto?
Na gestão de um projeto, escopo é a parte do plano que lista as metas, os resultados, as tarefas, os custos, os orçamentos, os prazos, as linhas do tempo e os recursos necessários para concluir o projeto.
O escopo do projeto é usado para documentar os limites do projeto, listar as responsabilidades dos membros da equipe e definir os processos que serão usados para testar, validar e aprovar o trabalho concluído.
O que é o scope creep ou desvio de escopo de um projeto?
Scope creep é um termo usado para descrever o que acontece quando o projeto sai dos objetivos e limites originais. Isso pode acontecer quando a equipe não entende o escopo do projeto; quando são adicionadas funcionalidades “indispensáveis” que não foram planejadas; ou quando uma parte interessada exige mais funcionalidades ou funções, sem levar em conta as restrições no tempo ou no orçamento.
É muito raro que um projeto seja concluído sem alterações ao longo do caminho. Normalmente, é possível fazer pequenos ajustes para continuar no caminho certo. Porém, se houver um excesso de solicitações de mudanças — e você precisar alocar mais recursos, dinheiro e tempo no projeto — o desvio de escopo pode causar sérios problemas.
Como dar flexibilidade ao escopo?
Como você já sabe que provavelmente haverá algum desvio no escopo, é bom criar o escopo um pouco flexível para você lidar com pequenas alterações. Não que você deva planejar mudanças no escopo, no cronograma e no orçamento; em vez disso, determine o grau de flexibilidade do projeto.
Para isso, use a teoria da restrição tripla (também chamada de triângulo da gestão de projetos): quando um limite é flexível, os outros limites devem ser restritos e não podem ser alterados.
Por exemplo: se o cronograma e o orçamento forem restritos e não puderem ser alterados, então o escopo deverá ser flexível. Portanto, você precisará pesar as solicitações de recursos e funções em relação ao tempo e ao orçamento. Se você precisar de mais dinheiro ou mais tempo para adicionar um recurso, esse recurso terá que esperar por outra iteração. Se o novo recurso for essencial, avalie quais outras funcionalidades podem ser retiradas do escopo para manter o projeto dentro do prazo e do orçamento.
Quais são as principais causas do scope creep?
São vários os motivos para o desvio de escopo afetar um projeto: criar um documento de escopo malfeito, não saber dizer não e assim por diante. Muitas vezes, tudo se resume a deixar os clientes, a gestão e outras partes interessadas satisfeitos. Porém, isso pode aumentar os níveis de estresse da sua equipe e prejudicar o projeto.
A fim de promover um ambiente sem estresse, vamos tratar de algumas circunstâncias que podem levar ao desvio de escopo e o que fazer para evitá-las.
Falta de clareza ou requisitos mal definidos
O escopo precisa ser claro e detalhado desde o início. Porém, você só pode criar a declaração do escopo do projeto após definir os requisitos necessários para o projeto.
Se você ainda não pesquisou completamente os requisitos, o escopo será baseado em suposições e ideias vagas, e não nas necessidades das partes interessadas, o que invariavelmente incentiva o desvio no escopo. Portanto, não se surpreenda se clientes, executivos, gerentes e até mesmo alguns membros da equipe começarem a definir o projeto como quiserem.
Como manter o controle do escopo, evitando desvios do mesmo: adie o projeto até fazer uma análise completa dos requisitos. Em seguida, escreva uma declaração detalhada do escopo ou um termo de abertura que defina claramente os cronogramas, os orçamentos, o trabalho que precisa ser feito, os membros da equipe que precisam fazer o trabalho e os recursos necessários para concluir o trabalho.
