Foi durante uma sessão de vinyasa em uma aula de ioga sexy em uma sala escura que percebi que era uma nerd dos fluxogramas. Um instrutor nos incentivou a limpar nossas mentes e “deixar o processo fluir através de nós”, mas longe de limpar minha mente, fui direto para: “Processo fluir? Deve haver um fluxograma de ioga para isso.” E, de fato, há.

Para cada tipo de processo, existe um fluxograma. Para os negócios, existe até uma linguagem de fluxograma para o processo inteiro. É chamado de Business Process Model and Notation, ou simplesmente BPMN 2.0. Mas se você é um profissional de negócios sobrecarregado, aprender uma nova linguagem de diagramação provavelmente será o item menos urgente em sua lista de tarefas. E isso provavelmente não mudará. Então, vou prestar um favor a você e tornar a notação BPMN um pouco mais fácil.

Se as palavras sobrecarregado, frustrado ou procrastinando descrevem sua postura em relação aos diagramas BPMN, isto aqui é para você. Apresento a vocês, o “Diagramas para iniciantes: um tutorial de BPMN”.

O valor dos diagramas BPMN

O principal benefício do uso do BPMN é que ele é uma linguagem de diagramação padronizada. Assim como a UML tem diagramas padronizados para modelagem de software, os criadores do BPMN esperavam que ele fizesse o mesmo para os negócios. Portanto, ao aprender BPMN, você poderá criar e compartilhar diagramas que as partes interessadas da empresa entenderão prontamente. Sem falar que você será capaz de entender os diagramas que seus colegas compartilham com você.

O interesse pelo BPMN aumentou significativamente na última década. Um estudo realizado pela BPTrends constatou que, em 2005, apenas 20% das empresas pesquisadas estavam interessadas em adotar a notação BPMN, ao passo que 64% das empresas demonstraram interesse em 2015. Ao mesmo tempo, o interesse em todas as outras linguagens de modelagem diminuiu. É lógico que aprender BPMN aumentará seu valor no mundo dos negócios, especialmente se você estiver interessado em gerenciamento de processos.

Os elementos da notação BPMN

A notação BPMN inclui dezenas de formas específicas. Nós as dividimos em alguns grupos principais: eventos, atividades, gateways, conectores, pools e artefatos.

Eventos

Cada diagrama BPMN começa e termina com um evento. Os eventos também podem ocorrer no meio de um processo e podem incluir um ícone que indica o tipo de evento representado. Para obter mais detalhes sobre os eventos, consulte nosso guia completo.

Atividades

As atividades são representadas por retângulos. Elas devem sempre ser rotuladas usando o formato verbo + substantivo para representar uma ação. Confira nosso guia para obter mais informações.

Portais

Os gateways dividem e juntam novamente os fluxos do processo. Eles são representados por um losango e podem conter ícones para indicar as condições de divisão e reunião dos fluxos do processo. Saiba mais sobre gateways específicos.

Conectores

Conectores, também conhecidos como linhas, mostram o fluxo de um elemento de um diagrama BPMN para o próximo. Várias texturas de linha indicam a distinção entre um fluxo de atividades e um fluxo de mensagens. Obtenha mais detalhes aqui.

Pools

Assim como nas Olimpíadas, as piscinas BPMN (pools) podem ser divididas em raias de natação. Piscinas e raias são usadas para mostrar grupos e indivíduos que são responsáveis por certas partes de um processo. Cada diagrama BPMN deve conter pelo menos uma piscina com uma raia.

Artefatos

Os artefatos adicionam informações a um diagrama BPMN. Eles incluem anotações, grupos e objetos de dados, sobre os quais você pode ler mais em nosso guia completo.

Como desenhar diagramas BPMN on-line

Antes de iniciar o diagrama BPMN, você desejará definir o escopo do processo que está diagramando. Essa etapa importante determinará o nível de detalhes que você deve incluir. Os diagramas de alto nível devem ser gerais e aproveitar os subprocessos e a documentação adicional para se aprofundar nos detalhes.

Depois de articular claramente seu escopo, é hora de abrir um documento do Lucidchart e começar a arrastar e soltar formas na tela. Se não tiver uma conta no Lucidchart, você pode criar uma gratuitamente agora mesmo.

Sua primeira forma deve ser o início do evento. Como você sabe que seu diagrama terminará com um evento final, você também pode arrastar um para a tela. Eu pintei os meus de verde e vermelho. Mesmo sem a codificação por cores, você pode diferenciar o início do evento do fim por causa da espessura das bordas. A notação padrão para eventos requer uma borda fina para eventos iniciais, uma borda grossa para eventos finais e uma borda de círculo duplo para eventos intermediários.

Em seguida, vamos adicionar uma atividade e nomeá-la usando o formato verbo + substantivo, assim:

Cada diagrama BPMN deve ter pelo menos uma piscina com uma raia, então vamos adicionar uma.

Voilá! Você tem um diagrama BPMN completo. Óbvio que é muito simples, então vamos adicionar um pouco mais de complexidade.

Este exemplo de BPMN ainda é relativamente simples, mas ilustra vários pontos-chave e recursos que você deve ter em mente ao criar seu próprio diagrama BPMN:

• Mantenha a direção consistente do fluxo. Observe que, mesmo quando se move entre pools e raias, o diagrama sempre flui da esquerda para a direita, nunca para cima ou para baixo.
• Certifique-se de que seus conectores nunca se cruzem. Se a direção do seu fluxo for consistente, esse ponto deve ser relativamente simples de ser seguido.
• Na seção de clientes, usamos um gateway para mostrar o que acontece durante um tempo longo de espera no restaurante chinês. Observe que o cenário principal é todo o nível, enquanto a exceção é colocada na parte de cima. Diagramar o cenário principal primeiro ajuda a manter seu diagrama BPMN limpo e com fácil interpretação.
• Inclua eventos finais separados para estados finais distintos. Por exemplo, existem dois eventos finais no pool de clientes: um representa um estado final satisfatório (comer comida chinesa), enquanto o outro representa um estado final negativo (muita espera e nada de comida chinesa).
• Inclua apenas um processo em cada pool. Esse diagrama BPMN mostra dois processos que interagem. Um é o processo do cliente e o outro é o processo do restaurante. Cada um tem sua própria pool.
• Quando duas pools interagirem, use conectores de mensagem tracejados em vez de conectores de sequência sólidos.

Dicas de especialistas

Os especialistas em BPMN dão várias dicas para você criar diagramas profissionais.

Primeiro, mantenha seus diagramas simples definindo claramente o escopo de cada BPMN. Você pode se aprofundar nos detalhes conforme necessário criando diagramas BPMN para subprocessos e sub-subprocessos. Esses subprocessos são especialmente fáceis de criar no Lucidchart. Crie um diagrama de alto nível e, em seguida, crie abas adicionais para criar diagramas separados e mais detalhados. Você pode deixar todos conectados usando pontos de acesso.

Outra maneira de manter seus diagramas limpos é adicionando detalhes com documentação separada. Por exemplo, explique os requisitos do processo em um documento do Google Doc e, em seguida, coloque um link para o documento no Lucidchart. Os links permitem que você conecte todas as suas informações a uma fonte sem sobrecarregar o diagrama.

Em seguida, ao imprimir o diagrama BPMN, verifique se ele se enquadra em uma página. O Lucidchart facilita isso incluindo um recurso de “ajuste para impressão”. Basta destacar seu diagrama, navegar até as configurações da página, selecionar o tamanho de papel desejado e clicar no ícone que diz “ajustar”. O Lucidchart encolherá ou dimensionará automaticamente seu diagrama para que se ajuste ao tamanho de papel selecionado.

Por fim, pratique o controle de versão com seus diagramas. Depois de finalizar um processo, certifique-se de que ele permaneça do jeito que você o deixou. O Lucidchart facilita o controle de versão, permitindo que você escolha quem pode editar, comentar e visualizar seus diagramas. E mesmo que você tenha mudanças inesperadas, você sempre pode retornar a uma versão anterior com o histórico de revisões.

Deixe suas melhores dicas sobre BPMN nos comentários abaixo!