A ciência por trás da eficácia da matriz de esforço X impacto
Por mais envolvido, dedicado e detalhista que você seja, é impossível executar todas as tarefas com a mesma atenção — mas também não é necessário.
Ao criar uma lista ou mapear um gráfico de prioridades, você faz o cérebro se dedicar automaticamente às tarefas mais importantes. Os psicólogos chamam isso de atenção seletiva - a tendência natural do cérebro de filtrar informações desnecessárias, uma vez que ele está sempre absorvendo e processando informações.
Os cientistas cognitivos categorizam a atenção seletiva em duas formas: de baixo para cima e de cima para baixo. O foco de baixo para cima é reativo: ele acontece quando algo interrompe o processo do pensamento e tira o seu foco. Um cachorro latindo, um estrondo, um pensamento frenético, uma notificação por telefone - os casos em que você não consegue deixar de prestar atenção são rotulados como de baixo para cima.
A atenção seletiva que leva à execução de alto nível, no entanto, é rotulada como de cima para baixo: quando você tem uma visão geral e escolhe uma tarefa por vez para focar, o processo se chama "de cima para baixo", ou foco “voluntário”. Esse tipo de foco segue um objetivo e cria um funcionamento cerebral baseado nas condições atuais da experiência anterior.
Pesquisas sugerem que multitarefa é um mito - o que chamamos de multitarefa é, na verdade, nosso cérebro oscilando de uma coisa para outra com muita rapidez. Essas idas e voltas usam uma energia extra que, segundo os especialistas, deve ser dedicada às tarefas mais importantes no trabalho e na vida. Além disso, quanto menos relevante você considera uma tarefa, menos foco o cérebro dá a ela, facilitando a distração.
Pense numa situação que você considere ser de baixo esforço e baixo impacto - pode ser fazer cinco ligações frias a mais sobre a oferta de um produto ou serviço com baixas vendas, em vez de apresentar um projeto no qual você passou um ano trabalhando para o CEO da empresa. Qual tarefa é mais provável de ter distrações?
É importante monitorar o seu trabalho, o foco que você dá a ele, a frequência e a duração da sua distração, sem falar da importância da tarefa. Um mapa de prioridades bem-definido capitaliza os processos cognitivos naturais do cérebro e turbina o seu cérebro, gerando um ROI mais eficiente na sua atenção limitada.
Como fazer uma matriz de esforço X impacto
Entendido como e por que a matriz de esforço X impacto funciona, você já pode aplicá-la com eficácia. Com qualquer nova estratégia ou ferramenta, é importante saber exatamente como usá-la para maximizar a eficácia e o impacto dela.
Para começar a usar uma matriz de prioridade, siga estas etapas:
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Faça uma lista: registre todos os seus projetos, metas e prioridades atuais, sejam tarefas diárias, projetos contínuos ou iniciativas estratégicas maiores.
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Classifique cada item: numa escala de 1 a 10, classifique cada tarefa de acordo com o impacto dela na empresa. Use a mesma escala para medir cada item na sua lista por nível de esforço necessário.
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Mapeie: com essa ponderação em vigor, você pode traçar estrategicamente suas atividades em quadrantes apropriados na matriz e priorizar, delegar ou desconsiderar adequadamente.
