Matriz RACI: o que é, benefícios e como fazer uma para o seu projeto

Você já passou por isto. Você começa um grande projeto e, a princípio, tudo parece estar indo bem. O roadmap do projeto é detalhado e abrangente. Seus marcos estão definidos. A empolgação da equipe está lá em cima. O quadro executivo está satisfeito.

Mas, em um determinado momento, as coisas começam a desmoronar. Prazos não são cumpridos. Tarefas são esquecidas. E, de repente, todo o seu projeto desanda.

O que deu errado?

Provavelmente, você não deixou bem claras as funções e responsabilidades do projeto em seu roadmap. Funções e responsabilidades claras são um fator crucial de sucesso para qualquer projeto. Sem elas, os projetos podem descarrilar rapidamente, e o que sobra para as partes envolvidas é tentar juntar as peças.

É aqui que entra a matriz RACI. A matriz RACI , também conhecida como matriz de atribuição de responsabilidades ou simplesmente matriz de responsabilidades, ajuda os gerentes de projeto a simplificar seus processos, garantindo que cada membro da equipe e as partes envolvidas entendam suas funções específicas. Saiba por que a matriz RACI é extremamente importante e como você pode aproveitá-la em seu próximo grande projeto.

O que é matriz RACI?

Uma matriz RACI é um gráfico que define e documenta a propriedade e a responsabilidade em cada estágio do seu projeto. Dentro da matriz, tarefas, marcos e decisões no projeto são mapeados por completo.

O termo RACI é uma sigla do inglês que designa quatro funções principais dentro de um projeto:

Responsible (encarregado): pessoa ou pessoas incumbidas de concluir a tarefa ou função atribuída. São encarregadas de concluir o trabalho ou tomar uma decisão. São as pessoas "que executam".

Accountable (responsável): a pessoa responsável pela conclusão bem-sucedida do trabalho (ou seja, o “dono” do trabalho). Essa pessoa aprova o trabalho depois de concluído. A parte encarregada responde a essa pessoa. Essa função geralmente é preenchida pelo patrocinador do projeto.

Consulted (consultado): pessoas que fornecem contribuições e informações necessárias sobre o projeto e as tarefas. Geralmente são especialistas no assunto e desempenham um papel ativo no processo.

Informed (informado): pessoas ou partes envolvidas que precisam ser mantidas informadas com relatórios de progresso e atualizações. Não contribuem diretamente para as decisões, mas precisam estar cientes delas.   

Benefícios da matriz RACI

O valor da matriz de responsabilidades RACI está no fato de que ele é rápido e fácil de criar e também é uma ferramenta poderosa para manter as expectativas, organizar funções e agilizar processos do início ao fim do projeto.

Tudo em um gráfico objetivo e compacto!

A matriz RACI tem vários benefícios importantes que o tornam especialmente valioso para os gerentes de projeto. Esse recurso visual:

• Deixa as funções claras e elimina a confusão
• Mantém os projetos no caminho certo e garante que nada escape pelas frestas
• Garante transições e transferências suaves quando há rotatividade
• Prioriza a comunicação entre equipes e outras partes envolvidas

Além de designar claramente as funções, a matriz RACI incentiva uma maior comunicação em todos os níveis. Ao dar o mesmo peso à função de "informado", as partes envolvidas, que de outra forma podem ter sido excluídas da conversa, são trazidas de volta para o circuito.

Embora as partes envolvidas “informadas” normalmente não forneçam insights ou orientações, elas podem operar de forma mais eficaz em suas esferas de responsabilidade quando sabem o que está acontecendo. A matriz RACI melhora a eficiência e a eficácia do projeto em todos os aspectos.  

Como fazer a matriz RACI do seu projeto

A beleza de uma matriz RACI está em sua simplicidade para ser criada. Siga estas quatro etapas para alocar estrategicamente as funções e atribuições do projeto.  

Etapa 1: listar as tarefas do projeto

Reúna-se com as principais partes envolvidas para identificar cada tarefa, marco ou decisão dentro do projeto. A lista deve incluir entregas (como produtos) e atividades (como reuniões).

Liste esses itens do projeto em ordem de conclusão no lado esquerdo da matriz (no eixo y).

Etapa 2: descrever as funções do projeto  

Identifique todas as funções do projeto — normalmente cargos — ao longo da linha superior da matriz (no eixo x). Por exemplo, o eixo x pode incluir funções como gerente de projeto, analista de negócios, desenvolvedor(es), arquiteto técnico e CTO.

Você pode descobrir tarefas adicionais para acrescentar ao eixo y à medida que encontra todas as partes envolvidas relevantes no projeto. Adicione-as à matriz conforme necessário.

Etapa 3: atribuir responsabilidades RACI

Em seguida, percorra cada célula da matriz e preencha com a função apropriada do RACI (encarregado, responsável, consultado e informado).

Desça pela lista de tarefas até que todo o modelo seja preenchido. Lembre-se de que as tarefas podem ter mais de uma parte envolvida encarregada (responsible), mas deve haver apenas uma pessoa responsável (accountable) por tarefa.

Etapa 4: finalizar e aprovar

Depois que sua matriz RACI for preenchida, compartilhe o gráfico com todas as partes envolvidas no projeto e solicite feedback. Resolva quaisquer conflitos ou problemas com as atribuições e obtenha a aprovação final do modelo.

Certifique-se de aprovar o modelo antes do início do projeto para que todos estejam alinhados.

Considerações

Para que a matriz RACI seja mais eficaz, alguns fatores precisam ser considerados.

Primeiro, certifique-se de que a cada tarefa sejam atribuídas as funções de encarregado e responsável. No entanto, fique atento às tarefas com vários “encarregados”. Ter muitas partes encarregadas pode desacelerar o processo. Designe apenas a quantidade de pessoas necessárias para evitar as ineficiências do “muito cacique para pouco índio”.

Em segundo lugar, tenha em mente que, eventualmente, há funções que não se encaixam no molde. Por exemplo, embora cada tarefa precise de uma parte encarregada e uma responsável, pode não ser necessário informar ou pedir orientações sobre o trabalho. E isso não é um problema! Principalmente em grandes projetos com muitas peças móveis, reduzir a desordem pode melhorar a eficiência e a clareza.

Nesse caso, um modelo alternativo chamado RACIO pode funcionar bem. O RACIO inclui uma designação “Omitido” para as funções que não se alinham perfeitamente com o modelo RACI.

Portanto, se uma tarefa não exigir que todas as partes envolvidas assumam um papel ativo, você pode adicionar um “O” àquelas que podem ignorar essa tarefa. Essa designação os libera para se concentrarem no trabalho mais relevante para as respectivas funções. Ao atribuir funções estrategicamente dentro da matriz RACI, você pode otimizar o modelo para maior eficiência do projeto.

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O valor real em uma matriz RACI vem de uma comunicação clara. Mas se os participantes do projeto não tiverem acesso fácil às atribuições RACI, eles terão dificuldade em permanecer na tarefa.

O Lucidchart libera esse poder, tornando mais fácil para os gerentes compartilharem seus diagramas RACI com os membros da equipe com um simples clique de botão. Como o Lucidchart opera na nuvem, seus recursos estão sempre disponíveis, não importa onde (ou quando) você os queira.

Idealmente, seu projeto sairá exatamente conforme o planejado. Mas, infelizmente, isso nem sempre é uma realidade. Quando mudanças precisam ser feitas, um gráfico RACI flexível é essencial. O Lucidchart oferece a flexibilidade de que você precisa para ajustar funções e atribuições sem começar novamente do zero. E quando as alterações são feitas, os usuários podem ver instantaneamente as atualizações para não perder o ritmo.

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