O que é workflow? Benefícios e exemplos de práticos

De acordo com a Wikipedia, workflow, fluxo de trabalho em português, “consiste num padrão orquestrado e reproduzível de atividades na empresa, possibilitado pela organização sistemática de recursos em processos que transformam materiais, oferecem serviços ou processam informações”. De forma mais simples, talvez a Wikipédia queira dizer que “o fluxo de trabalho define as etapas envolvidas no processo de realização do trabalho”.

Na empresa, fluxo de trabalho é um processo reproduzível que consiste numa série de tarefas que geralmente precisam ser concluídas numa sequência específica. Pense nisso como um trabalho fluindo de um estágio a outro até ser concluído.

Os fluxos de trabalho servem para que os processos importantes sejam sempre feitos da forma certa. Você pode, por exemplo, criar um fluxo de trabalho para o processo de integração de novos funcionários, de forma que todos eles recebam as informações, as políticas e os recursos necessários para realizar o trabalho.

Este artigo explica por que sua empresa precisa de fluxos de trabalho eficientes; e mostra alguns exemplos de fluxo de trabalho para você começar (para ir direto para os exemplos de fluxo de trabalho, clique aqui).

O que é workflow? Uma breve história do fluxo de trabalho num processo

O conceito de fluxo de trabalho tem início com Frederick Taylor e Henry Gantt, dois engenheiros mecânicos do início do século 20 que buscavam melhorar a eficiência industrial. O trabalho deles gerou estudos sobre o tempo e o movimento: medir o tempo que os funcionários levam para concluir uma tarefa ou uma série de tarefas e, assim, achar formas de eliminar movimentos redundantes ou inúteis. O resultado seria um processo que os funcionários devem seguir para realizar o trabalho da forma mais eficiente possível.

Além disso, Henry Gantt criou o gráfico de Gantt, um gráfico de barras usado para monitorar, de forma visual, tarefas e marcos num cronograma de projeto. O gráfico de Gantt é usado há décadas para gerenciar grandes projetos, como a construção da Represa Hoover e do sistema de rodovias interestaduais nos EUA.

Com o crescimento da indústria e da manufatura, crescia também a força de trabalho. Graças ao gráfico de Gantt, gerentes e donos de empresas descobriram as formas mais metódicas e simplificadas de realizar um trabalho. Trabalhando com o gráfico de Gantt, os gerentes passaram a entender e a acompanhar:

• Quais tarefas precisam ser concluídas
• Quem é responsável por cada tarefa
• Quanto tempo leva para concluir cada tarefa

Com essas informações, ficou mais fácil agilizar os processos e delegar as tarefas para as pessoas certas, além de garantir recursos suficientes para concluir a tarefa.

Por que você precisa de um fluxo de trabalho?

Você pode ter uma boa ideia do que precisa fazer para realizar seu trabalho e pode resistir à ideia de ficar preso a um processo rigoroso. Isso é compreensível porque as pessoas geralmente não gostam de mudanças. Muitas vezes, as pessoas se prendem a pensar que o modo que fazem algo é a melhor opção porque é a maneira que sempre fizeram.

No entanto, é uma boa ideia analisar a criação de um fluxo de trabalho para procedimentos comuns que são repetidos com frequência pelos seguintes motivos.

Para melhorar as operações da empresa

Ao criar etapas e sequências específicas necessárias para concluir uma tarefa, você garante que o trabalho será concluído pelas pessoas adequadas, na ordem correta e dentro de um prazo especificado. O resultado é a melhoria nas operações da empresa.

O fluxo de trabalho pode ser específico para uma pessoa ou para um grupo de pessoas cujas funções e tarefas dependem de todos no grupo para concluir o projeto. Como exemplo, vejamos um simples fluxo de trabalho que descreve o processo de aprovação de conteúdo num guia de instalação de software:

1. O redator técnico documenta as instruções da instalação com base nas informações coletadas de especialistas no assunto.
2. O documento é enviado a especialistas no assunto para análise.
3. O escritor incorpora as alterações com base na análise.
4. O documento é enviado para revisão final.
5. O documento é aprovado ou rejeitado.
6. (Se rejeitado) o escritor revisa o documento e o reenvia.
7. (Se aprovado) o documento é publicado.

Anotar as etapas não é exatamente um fluxo de trabalho, mas é um bom começo. Formalizar e demonstrar esses fluxos de trabalho, como no exemplo abaixo, ajuda outras pessoas a entenderem esses processos e deixa sua empresa mais eficiente. Mais à frente, mostraremos como diagramar um fluxo de trabalho.

Para eliminar processos e atividades redundantes

As empresas iniciantes geralmente são pequenas e têm menos processos e atividades em execução do que empresas mais maduras. Usar diagramas de fluxo de trabalho e atualizá-los à medida que a empresa cresce pode ajudar você a detectar redundâncias com mais facilidade e eliminar melhor o desperdício do que simplesmente observar e tentar rastrear fluxos de trabalho com seus olhos.

Ao implementar o gerenciamento de fluxo de trabalho nas suas atividades diárias, você enxerga toda a operação do início ao fim. Além disso, fica mais fácil incorporar mudanças para melhorar o fluxo de trabalho e eliminar etapas, funções e atividades desnecessárias.

Para reduzir as despesas operacionais

Com o diagrama de fluxo de trabalho, você pode criar as melhores práticas e agilizar as operações da sua empresa. Com processos simplificados e o trabalho feito com mais rapidez, você talvez sinta a necessidade de menos recursos para realizar as tarefas. Essa medida pode reduzir custos à medida que os lucros aumentam, pois você ainda pode atingir as mesmas metas e objetivos com menos recursos.

Para reagir rapidamente a um problema

Antigamente, lá nos anos 80, os diagramas de fluxo de trabalho (ou fluxogramas) eram desenhados em papel (quando eram). Atualizar esses diagramas de acordo com as mudanças nos processos era uma tarefa árdua. Por isso, algumas empresas eram “acomodadas”, inflexíveis e lentas ao reagirem às mudanças no mercado e às novas demandas dos clientes.

Com a economia mais global e as empresas entrando em outros países, ficou mais importante entender os fluxos de trabalho e os processos de negócios para elas continuarem relevantes nos respectivos mercados. Porém, na época, o diagrama de fluxo de trabalho era um processo enfadonho, ainda feito no papel, correndo o risco de ficar desatualizado muito rapidamente após sua publicação e implementação.

Nos anos 90, foi criado um software de gerenciamento de fluxo de trabalho, de forma que os diagramas em papel foram substituídos por fluxogramas eletrônicos, que podiam ser salvos no computador e atualizados com alguns cliques. Em 2005, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho feitos em software ficaram ainda mais robustos com a adição das ferramentas de Business Process Modeling and Notation (BPMN).

Com a transferência do fluxo de trabalho e das tarefas de modelagem de negócios para sistemas em software, ficou muito mais fácil para os gerentes fazerem alterações no diagrama e reagirem às mudanças, bastando apenas clicar o mouse.

Para automatizar processos

O fluxo de trabalho dos processos da empresa pode mostrar quais locais na sua operação podem ser automatizados. Os procedimentos de atendimento ao cliente, por exemplo, podem desencadear certas ações, como e-mails e ofertas especiais, que incentivarão os clientes a comprar novamente. Esse tipo de automação pode liberar os vendedores para se dedicarem a encontrar novos clientes e deixar que os funcionários do atendimento ao cliente resolvam os possíveis problemas dos clientes.

 

O fluxo de trabalho pode mostrar onde automatizar tarefas simples, como o envio de itens de trabalho de um funcionário para o outro num processo que exige que várias pessoas concluam tarefas específicas numa ordem específica. A automação facilita a análise das operações da empresa, a visualização das tendências, a preparação para os riscos e o planejamento de uma expansão.

Exemplos de workflow

O mapeamento do fluxo de trabalho de um processo não se limita a determinadas funções ou organizações dentro da organização. O fluxo de trabalho pode ser útil em qualquer departamento, seja de engenharia, marketing, produção, RH, vendas, TI ou operações, disposto a realizar o trabalho da forma mais eficiente possível.

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