Automatisation des flux de travail : avantages et exemples

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Sujets :

    Flux de travail : définition

    Selon Wikipédia, un flux de travail « est un modèle orchestré et reproductible d’activités métier rendu possible par l’organisation systématique des ressources en processus qui transforment des fournitures, fournissent des services ou traitent des informations. » Wikipédia voulait peut-être dire, plus simplement, « un flux de travail définit les étapes nécessaires à la réalisation d’un travail. »

    Un flux de travail métier est un processus reproductible qui se compose d’une série de tâches devant généralement être accomplies dans un ordre précis. C’est en quelque sorte le cheminement d’un travail d’une étape à l’autre jusqu’à son achèvement.

    L’automatisation des flux de travail est utile pour garantir que les processus importants sont systématiquement exécutés de manière adéquate. Par exemple, vous pouvez définir un flux de travail pour l’intégration des nouveaux employés afin de vous assurer que ceux-ci reçoivent les informations, les directives et les ressources dont ils ont besoin pour accomplir leur mission.

    Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi votre entreprise a besoin de flux de travail efficaces et nous vous proposons quelques exemples pour vous aider à démarrer. (Vous voulez passer directement aux exemples de flux de travail ? C’est par ici.)

    Diagramme de flux de travail (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)

    Petite présentation des flux de processus

    Le concept de flux de travail remonte à Frederick Taylor et Henry Gantt, deux ingénieurs mécaniciens du début du XXe siècle qui cherchaient à rendre le secteur industriel plus efficace. Leurs travaux les ont conduits à étudier les notions de temps et de mouvement : en mesurant la durée nécessaire pour que les employés accomplissent une tâche ou une série de tâches, ils ont pu trouver des moyens d’éliminer les gestes redondants ou inutiles, définissant ainsi un processus que ces derniers devaient suivre pour accomplir leur travail de la manière la plus efficace possible.

    En outre, Henry Gantt est à l’origine du diagramme du même nom, un graphique à barres utilisé pour suivre visuellement les tâches et les étapes d’un projet. Les diagrammes de Gantt sont utilisés depuis des décennies pour gérer les projets de grande envergure, notamment la construction de barrages hydrauliques ou de réseaux autoroutiers.

    Diagramme de flux de processus (cliquez sur l’image pour le modifier en fonction de l’historique de votre projet)

    La croissance du secteur industriel et manufacturier s’est accompagnée d’une augmentation de la main-d’œuvre. Le diagramme de Gantt a aidé les dirigeants et les chefs d’entreprise à trouver les moyens les plus méthodiques et les plus efficaces d’accomplir leur travail. Ces visuels permettent aux responsables de comprendre et de suivre :

    • les tâches à accomplir ;
    • les collaborateurs responsables des différentes tâches ;
    • le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche.

    Grâce à ces informations, il était plus facile de rationaliser les processus et de s’assurer que les employés étaient affectés aux tâches pour lesquelles ils étaient les plus compétents, tout en veillant à ce qu’il y ait suffisamment de ressources pour les mener à bien.

    Pourquoi développer l’automatisation des flux de travail ?

    Vous avez peut-être une idée précise de ce que vous devez faire pour accomplir votre travail, et vous ne voulez pas forcément être tenu par un processus rigide. C’est compréhensible, le changement est généralement mal vécu. Souvent, on s’enferme dans l’idée que notre manière de faire est la meilleure parce que c’est celle qu’on a toujours utilisée.

    Pourtant, créer un flux de travail pour les procédures courantes et répétitives pourrait présenter plusieurs avantages :

    Améliorer les opérations métier

    En définissant les étapes et les séquences spécifiques nécessaires à l’exécution d’une tâche, vous pouvez optimiser vos opérations métier en vous assurant que le travail est effectué par les collaborateurs appropriés, dans le bon ordre et dans les délais impartis.

    Un flux de travail peut être conçu pour un individu ou pour un groupe de personnes dont les rôles et les affectations dépendent de ceux des autres. Par exemple, un flux de travail élémentaire pourrait décrire le processus d’approbation du contenu d’un guide d’installation de logiciel :

    1. Un rédacteur technique rédige les instructions d’installation sur la base des informations recueillies auprès des experts.
    2. Le document est envoyé aux experts pour vérification.
    3. Le rédacteur incorpore les commentaires recueillis.
    4. Le document est renvoyé pour une vérification finale.
    5. Le document est approuvé ou rejeté.
    6. (Rejeté) Le rédacteur reprend le brouillon et le soumet à nouveau.
    7. (Accepté) Le document est publié.

    Mettre par écrit les étapes n’est pas à proprement parler un flux de travail, mais c’est un bon début. La formulation et la représentation de ces flux de travail, comme dans l’exemple ci-dessous, aideront vos collègues à comprendre ces processus et renforceront l’efficacité de votre entreprise. Nous allons vous montrer comment modéliser un flux de travail un peu plus loin dans cet article.

    exemple de flux de travail d’approbation de contenu

    Éliminer les processus et les activités redondants

    Les jeunes entreprises sont généralement de petite taille et disposent d’un moins grand nombre de processus et d’activités que leurs concurrentes établies de longue date. Utiliser des diagrammes de flux de travail et les mettre à jour à mesure que votre entreprise se développe peut vous aider à détecter plus facilement les redondances et à éliminer les sources de gaspillage. Cette méthode est plus efficace que de se contenter d’observer et de suivre les flux de travail tel qu’ils se déroulent.

    Intégrer la gestion des flux de travail dans vos activités quotidiennes vous permet de voir l’ensemble de vos opérations de bout en bout. En outre, vous pouvez ainsi intégrer plus facilement des améliorations et vous débarrasser des étapes, rôles et activités inutiles.

    Réduire les dépenses d’exploitation

    Un diagramme de flux de travail peut vous aider à définir des bonnes pratiques et à rationaliser vos opérations métier. En simplifiant vos processus pour accélérer le flux de travail, vous parviendrez peut-être à limiter la quantité de ressources nécessaires à la réalisation de vos tâches. Par conséquent, vous réduirez vos coûts tout en augmentant vos bénéfices, car vous continuerez à atteindre les mêmes résultats et objectifs avec des ressources moindres.

    Résoudre rapidement les problèmes ou les obstacles

    Autrefois, dans les années 1980 par exemple, les diagrammes de flux de travail (ou logigrammes) étaient dessinés sur papier, voire ne l’étaient pas du tout. Mettre à jour ces illustrations pour tenir compte des changements de processus était une véritable corvée. Cet inconvénient explique pourquoi certaines entreprises étaient figées dans leurs habitudes et lentes à réagir à l’évolution des marchés et des demandes des clients.

    À mesure que l’économie se mondialisait et que les entreprises s’étendaient au-delà de leurs frontières, il devenait de plus en plus important d’appréhender les processus métier et les flux de travail pour pouvoir rester pertinent. Mais la création d’un diagramme de flux de travail était encore très fastidieuse et toujours sur papier, ce qui signifie que les processus pouvaient devenir obsolètes très rapidement après leur publication et leur mise en œuvre.

    Dans les années 1990, un logiciel de gestion des flux de travail a été créé pour remplacer les diagrammes sur papier par des logigrammes numériques pouvant être enregistrés sur un ordinateur et actualisés en quelques clics. En 2005, les systèmes de gestion des flux de travail basés sur logiciel sont devenus plus performants avec l’ajout d’outils de modélisation et de notation des processus métier (BPMN).

    En confiant les tâches de modélisation des flux de travail et des activités à des systèmes logiciels, quelques clics de souris suffisent pour que les responsables apportent des modifications au diagramme et réagissent aux changements.

    Exemple de diagramme de flux de processus BPMN (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)

    Automatisation des flux de travail

    Les flux de processus métier vous aident à repérer les aspects de votre activité qui peuvent être automatisés. Par exemple, les procédures d’assistance à la clientèle peuvent déclencher certaines actions, telles que l’envoi d’e-mails et d’offres spéciales, qui inciteront les clients à acheter de nouveau. Ce type d’automatisation permet aux commerciaux de se concentrer sur la recherche de nouveaux prospects et de laisser aux agents du service clientèle le soin de s’occuper des questions ou des problèmes auxquels les clients peuvent être confrontés.

    Un flux de travail peut vous aider à déterminer les tâches simples à automatiser, comme la transmission d’éléments de travail d’un employé à l’autre dans un processus qui exige que plusieurs collaborateurs exécutent des tâches spécifiques dans un ordre précis. L’automatisation facilite l’analyse des opérations métier, l’observation des tendances, la préparation aux risques et la planification de votre croissance.

    Exemples de flux de travail

    Modéliser un flux de processus n’est pas réservé à certains rôles ou à certains services d’une entreprise. Les flux de travail seront utiles à tous les services désireux de réaliser leurs activités le plus efficacement possible, notamment l’ingénierie, le marketing, la production, les RH, les ventes, l’informatique et les opérations.

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    Exemple de diagramme de flux de processus de recrutement (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)
    Processus d’approvisionnement d’un système de gestion de projets informatiques (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)
    Exemple de diagramme de flux de fabrication (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)
    Traitement et qualification des leads (cliquez sur l’image pour la modifier en ligne)
    Processus d’assistance (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)
    Exemple diagramme de flux de travail de marketing de contenu (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)

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