Comment faire une cartographie des processus ?

La création d'une carte de processus permet d'organiser les étapes et rend l'information visible à tous. En créant une carte ou un diagramme de processus, vous produisez un exemple visuel du processus afin de mieux le comprendre et voir les points à améliorer. C'est en 1921 que Frank Gilbreth – de l'American Society of Mechanical Engineers (ASME) – a schématisé pour la première fois un processus dans le but de l'améliorer.

Il est important d'inclure toutes les personnes impliquées dans le processus : employés, fournisseurs, clients et superviseurs. Chacun doit clairement comprendre les objectifs du processus, accepter les délais et disposer de connaissances de base en matière de cartographie de processus. Vous pouvez créer un diagramme à la main ou à l'aide d'un logiciel comme Word, Excel, Visio ou PowerPoint. Toutefois, il existe d'autres logiciels spécifiquement conçus pour cartographier les processus. En utilisant un tel logiciel (et d'autant plus s'il est basé sur le cloud comme l'est Lucidchart), vous facilitez la création, la mémorisation et le partage de votre travail. En suivant ces quelques principes de base pour vos diagrammes de processus, vous simplifierez leur création et leur compréhension.

• Étape 1 : identifiez le problème

  • Quel est le processus à visualiser ? Saisissez son titre en haut du document.

• Étape 2 : explorez toutes les activités qui seront impliquées

  • À ce stade, le séquençage des étapes n'est pas important, mais il peut vous aider à mémoriser les étapes nécessaires pour votre processus. Décidez du niveau de détail à inclure. Déterminez qui fait quoi et à quel moment.

• Étape 3 : délimitez

  • Où et quand le processus démarre-t-il ?
  • Où et quand le processus s'arrête-t-il ?

• Étape 4 : déterminez et séquencez les étapes

  • ​Un verbe est utile pour commencer la description. Vous pouvez montrer soit le flux général, soit chaque action ou décision.

• Étape 5 : dessinez les symboles de base du schéma

  • ​Chaque élément d'une carte de processus est représenté par un symbole d'organigramme spécifique. Réunis, ils représentent les symboles de cartographie des processus :  

    • Les ellipses

      montrent le début ou la fin d'un processus.

    • Les rectangles

      représentent une opération ou une activité devant être effectuée.

    • Les flèches

      indiquent la direction du flux.

    • Les losanges

      indiquent un point où une décision doit être prise. Les flèches qui partent d'un losange portent généralement l'intitulé « oui » ou « non ». Une seule flèche part d'un bloc d'activité. S'il vous en faut plus, vous devriez probablement utiliser un losange de décision.

    • Les parallélogrammes

      indiquent les entrées et sorties.

• Étape 6 : Finaliser le diagramme de processus

  • Passez en revue votre cartographie avec d'autres intervenants (coéquipiers, employés, superviseurs, fournisseurs, clients, etc.) pour vous assurer que tout le monde est d'accord.
  • Assurez-vous de bien avoir inclus les informations importantes comme un titre et la date, ce qui rendra le document facile à retrouver.
  • Quelques questions utiles :
    • Le processus est-il exécuté comme il se doit ?
    • Les membres de l'équipe vont-ils suivre le processus cartographié ?
    • Est-ce que tout le monde est d'accord sur le flux du schéma ?
    • Y a-t-il des redondances ?
    • Manque-t-il des étapes ?

Pour vous aider dans l'organisation de votre cartographie de processus, vous pouvez numéroter les schémas et les étapes des processus. Voici un exemple de convention de numérotation :

• Processus 1

  • Sous-processus 1.1
    • Sous-processus 1.1.1
    • Sous-processus 1.1.2
    • Sous-processus 1.1.3
  • Sous-processus 1.2
    • Sous-processus 1.2.1
    • Sous-processus 1.2.2

• Processus 2

  • Sous-processus 2.1
    • Sous-processus 2.1.1
    • Sous-processus 2.1.2

• Processus 3

  • Sous-processus 3.1
    • Sous-processus 3.1.1
    • Sous-processus 3.1.2
  • Sous-processus 3.2
    • Sous-processus 3.2.1

Les diagrammes de processus fournissent des informations précieuses sur la façon dont une entreprise ou une organisation peut améliorer ses procédés. La représentation visuelle des informations importantes favorise la compréhension et la collaboration pour tous types de projets.