Cómo crear un mapa de procesos

Crear un mapa de procesos ayuda a organizar los procesos y hace que la información sea visible para todos. Al crear un mapa de procesos o diagrama de flujo, estás produciendo un ejemplo visual del proceso para entenderlo mejor y ver cuáles son las áreas que se pueden mejorar. Los diagramas de flujo para mejorar un proceso fueron introducidos por primera vez en 1921 por Frank Gilbreth en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME – American Society of Mechanical Engineers).

Es importante incluir a todos los involucrados en el proceso: empleados, proveedores, clientes y supervisores. Todos los que participan deben entender claramente cuáles son los objetivos del proceso, aceptar las fechas de entrega y tener algún conocimiento sobre la creación de mapas de procesos básicos. Puedes generar un diagrama de flujo a mano o con un software como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio o Microsoft PowerPoint; sin embargo, hay otros programas diseñados específicamente para crear un diagrama de flujo de procesos. Usar un software de creación de mapas de procesos, en especial, un software basado en la nube como Lucidchart, hace que sea fácil crear, guardar y compartir tu trabajo. Seguir estos pasos básicos para crear mapas de procesos hará que sean más fáciles de generar y comprender.

• Paso 1: Identifica el problema:

  • ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar? Escribe su nombre en la parte superior del documento.

• Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que estarán involucradas:

  • En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los pasos necesarios para tu proceso. Decide qué nivel de detalle deseas incluir. Determina quién hace qué y cuándo se hace.

• Paso 3: Establece los límites:

  • ¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
  • ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?

• Paso 4: Determina y ordena los pasos:

  • Es útil usar un verbo para comenzar la descripción. Puedes mostrar el flujo general o cada decisión o acción detallada.

• Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:

  • Cada elemento de un mapa de procesos está representado con un símbolo específico de los diagramas de flujo, que en conjunto representan los símbolos de los mapas de procesos:  
    • Los

      óvalos

      muestran el principio o el final de un proceso.
    • Los

      rectángulos

      muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
    • Las

      flechas

      representan la dirección del flujo.
    • Los

      diamantes

      muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que se desprenden de los diamantes, por lo general, tienen la etiqueta "Sí" o "No". Solo una flecha sale del recuadro de una actividad. Si se necesita más, probablemente debas usar un diamante de decisión.
    • Los

      paralelogramos

      muestran entradas o salidas.

• Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso

  • Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que todos estén de acuerdo.
  • Asegúrate de haber incluido información gráfica importante, como un título y una fecha, para que sea fácil tener una referencia.
  • Preguntas útiles:
    • ¿El proceso se está ejecutando como debería?
    • ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito?
    • ¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?
    • ¿Hay algo que sea redundante?
    • ¿Hay algún paso que falte?

Para ayudar con la organización del mapa de procesos, puedes numerar los mapas de procesos y los pasos de los mismos. A continuación te mostramos un ejemplo de la convención numérica de los mapas de procesos:

• Proceso 1

  • Subproceso 1.1
    • Subproceso 1.1.1
    • Subproceso 1.1.2
    • Subproceso 1.1.3
  • Subproceso 1.2
    • Subproceso 1.2.1
    • Subproceso 1.2.2

• Proceso 2

  • Subproceso 2.1
    • Subproceso 2.1.1
    • Subproceso 2.1.2

• Proceso 3

  • Subproceso 3.1
    • Subproceso 3.1.1
    • Subproceso 3.1.2
  • Subproceso 3.2
    • Subproceso 3.2.1

Los mapas de procesos ofrecen información útil y valiosa sobre cómo un negocio o una organización puede mejorar los procesos. Cuando se presenta información importante de forma visual, la colaboración y la comprensión aumentan en cualquier proyecto.