Een proceskaart maken


Proceskaarten brengen alle stappen en beslissingen in een bepaald proces in beeld. Een proceskaart of stroomdiagram beschrijft de stroom materialen en informatie, geeft de taken van een proces weer, toont de beslissingen die in de keten moeten worden gemaakt en maakt essentiële verbanden tussen processtappen zichtbaar.

Wilt u een eigen diagram maken? Probeer Lucidchart. Het is snel, eenvoudig en volledig gratis.

Waarom een proceskaart?

Het creëren van een proceskaart helpt bij het organiseren van processen en maakt informatie voor iedereen zichtbaar. Met een proceskaart of stroomdiagram maakt u een visueel voorbeeld van uw proces om het beter te begrijpen en inzicht te krijgen in wat beter kan. Het gebruik van stroomdiagrammen om een ​​proces te verbeteren, werd voor het eerst geïntroduceerd in 1921 door Frank Gilbreth aan de American Society of Mechanical Engineers (ASME).

Voorbeeld van een proceskaart

Proceskaarten voorbereiden

Het is belangrijk om iedereen te betrekken die deel uitmaakt van het proces: werknemers, leveranciers, klanten en toezichthouders. Alle betrokkenen moeten duidelijk begrijpen wat de doelstellingen van het proces zijn, het eens zijn met de deadlines en een basiskennis hebben over proceskaarten. U kunt uw stroomdiagram manueel maken, of in een softwareprogramma zoals Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio of Microsoft PowerPoint. Er zijn echter ook andere softwareprogramma's die speciaal ontworpen zijn voor het maken van een processtroomdiagram. Met behulp van speciale software voor het maken van proceskaarten, in het bijzonder cloudgebaseerde software zoals Lucidchart, kunt u uw werk gemakkelijk creëren, opslaan en delen. Volg deze basisstappen om gemakkelijker proceskaarten te maken en ze beter te begrijpen.

Stappen voor het maken van een proceskaart

  • Stap 1: Identificeer het probleem:
    • Welk proces moet worden gevisualiseerd? Plaats de titel bovenaan het document.
  • Stap 2: Brainstorm over alle betrokken activiteiten:
    • Op dit moment is de volgorde van de stappen nog niet belangrijk, maar het kan helpen om te onthouden welke stappen er voor uw proces nodig zijn. Bepaal hoe gedetailleerd u het proces gaat bekijken. Bepaal wie wat doet en wanneer het wordt gedaan.
  • Stap 3: Bepaal de grenzen:
    • Waar of wanneer begint het proces?
    • Waar of wanneer zal het proces stoppen?
  • Stap 4: Bepaal de stappen en plaats ze in volgorde:
    • Het is handig om uw beschrijving te beginnen met een werkwoord. U kunt ervoor kiezen de algemene stroom weer te geven of elke gedetailleerde actie of beslissing te laten zien.
  • Stap 5: Teken de basissymbolen van een stroomdiagram:
    • Elk element in een proceskaart wordt weergegeven door een specifiek stroomdiagramsymbool; samen worden ze proceskaartsymbolen genoemd:  
      • Ovalen tonen het begin of het einde van een proces.
      • Rechthoeken tonen een bewerking of activiteit die gedaan moet worden.
      • Pijlen geven de stroomrichting aan.
      • Ruiten tonen een punt waar een beslissing moet worden genomen. Pijlen die vertrekken uit een ruit worden meestal aangeduid met ja of nee. Er vertrekt slechts één pijl uit het activiteitssymbool.  Als er meer pijlen nodig zijn, gebruikt u beter een ruitvorm.
      • Parallellogrammen tonen de input of output.

Veelgebruikte proceskaartsymbolen

  • Stap 6: Voltooi het procesdiagram
    • Bekijk het stroomdiagram met andere stakeholders (teamleden, werknemers, toezichthouders, leveranciers, klanten, enz.) om ervoor te zorgen dat iedereen ermee instemt.
    • Geef uw diagram een titel en noteer de datum (en andere belangrijke gegevens) om er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.
    • Stel uzelf de volgende vragen:
      • Wordt het proces uitgevoerd zoals het moet?
      • Zullen de teamleden het opgetekende proces volgen?
      • Gaat iedereen akkoord met stroom van de proceskaart?
      • Zijn bepaalde stappen overbodig?
      • Ontbreken er stappen?

Nummeringsconventies

Voor een betere organisatie van proceskaarten kunt u met nummering werken. Hieronder vindt u een voorbeeld van een nummeringssysteem:

  • Proces 1
    • Subproces 1.1
      • Subproces 1.1.1
      • Subproces 1.1.2
      • Subproces 1.1.3
    • Subproces 1.2
      • Subproces 1.2.1
      • Subproces 1.2.2
  • Proces 2
    • Subproces 2.1
      • Subproces 2.1.1
      • Subproces 2.1.2
  • Proces 3
    • Subproces 3.1
      • Subproces 3.1.1
      • Subproces 3.1.2
    • Subproces 3.2
      • Subproces 3.2.1

Proceskaarten bieden waardevolle inzichten in hoe bedrijven en organisaties hun processen kunnen verbeteren. Wanneer belangrijke informatie visueel wordt gepresenteerd, wordt een project beter begrepen en wordt samenwerken gemakkelijker.