Alles over PERT-diagrammen

PERT is de afkorting van 'Program Evaluation and Review Technique'. Een PERT-diagram is een hulpmiddel voor projectbeheer dat wordt gebruikt om de afzonderlijke taken te analyseren die nodig zijn om een project af te ronden. PERT-diagrammen zijn bedoeld voor grootschalige projecten en zijn ontworpen om te bepalen hoeveel tijd nodig is om elke taak te voltooien, waarbij de kortste, langste en meest waarschijnlijke tijdsduur worden geschat.

PERT-diagrammen bieden een duidelijk visueel inzicht in de vereiste tijd en de afhankelijkheden tussen taken, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen over de taakvolgorde, deadlines en meer. Met behulp van deze uitgebreide kaart van je taken en deadlines kunnen jij en je team het project in minder tijd afronden, met minder verspilling en onduidelijkheid, wat betere resultaten oplevert voor je team en je klanten.

PERT-diagrammen kunnen handig zijn bij niet-routinematige of tijdgevoelige projecten met veel onderling afhankelijke taken. 

Een PERT-diagram kan je helpen het volgende te doen:

• De tijdslimieten voor je team verduidelijken. 
• Een gedetailleerd overzicht bieden van de volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd.
• De tijd en middelen binnen je team effectiever beheren. 
• Verspilling voorkomen en de kosten verlagen tijdens het project.

Het grootste voordeel van het gebruik van een PERT-diagram is misschien wel de potentiële hogere tevredenheid van werknemers en klanten. Bij effectief gebruik kunnen de gecontextualiseerde gegevens in PERT-diagrammen het besluitvormingsproces vereenvoudigen en je team een gevoel van verantwoordelijkheid geven met betrekking tot de projectvereisten. Dit betekent minder stress, minder gemiste deadlines en meer tijd voor het volgende project.

Wat is het verschil tussen een Gantt-diagram en een PERT-diagram?

Zowel PERT-diagrammen als Gantt-diagrammen zijn visuele hulpmiddelen die worden gebruikt voor projectbeheer, maar er zijn een paar duidelijke verschillen tussen de twee diagrammen. Het belangrijkste is dat PERT-diagrammen meestal worden gebruikt voordat een project begint om een groter project op te splitsen in kleinere taken, terwijl Gantt-diagrammen tijdens een project worden gebruikt om taken op datum te plannen en weer te geven hoeveel werkzaamheden er zijn voltooid. 

Overweeg het gebruik van een PERT-diagram in plaats van een Gantt-diagram als je je wilt concentreren op het visualiseren van onderlinge afhankelijkheden, het kritieke pad van je project wilt bepalen of de duur van je project nauwkeurig wilt inschatten.

De onderstaande modellen brengen de verschillen tussen een PERT-diagram en een Gantt-diagram in beeld:

Voorbeeld van een PERT-diagram:

Voorbeeld van een Gantt-diagram:

PERT-diagrammen en de kritieke-padmethode (CPM) zijn beide projectmanagementmethoden die zich sterk richten op de stroom en volgorde van taken binnen grootschalige projecten. Beide kunnen effectieve hulpmiddelen zijn voor het plannen van projecten en het verhogen van de efficiëntie. 

Het belangrijkste verschil tussen PERT en CPM is dat PERT-diagrammen doorgaans worden gebruikt om te bepalen hoeveel tijd er nodig is om een project te voltooien, terwijl CPM meer geschikt is voor voorspelbare projecten die regelmatig voorkomen. Om het nog specifieker te maken: PERT-diagrammen zijn een methode voor het plannen en beheren van tijd, terwijl CPM wordt gebruikt om kosten en tijd te beheersen.

Voor maximale voordelen kun je overwegen CPM te gebruiken in combinatie met PERT-diagrammen. Door beide in je projectmanagementstrategie te implementeren, bied je je team een realistische deadline en een optimale processtroom voor de best mogelijke resultaten.

De volgende lijst bevat veelgebruikte symbolen, pictogrammen en termen in PERT-diagrammen:

• PERT-diagram: een PERT-diagram gebruikt de symbolen en notaties van programma-evaluatie- en -beoordelingstechnieken om de stroom van afhankelijke taken en andere gebeurtenissen in een project weer te geven.

• PERT-gebeurtenis: een punt in een PERT-diagram dat de voltooiing of start van een of meer taken markeert. Dit punt kan pas plaatsvinden als alle activiteiten die tot die gebeurtenis hebben geleid, zijn voltooid.

• Voorgaande gebeurtenis: een gebeurtenis die onmiddellijk voorafgaat aan een andere gebeurtenis binnen je project, zonder dat er een andere gebeurtenis tussenkomt.

• Opvolgende gebeurtenis: een gebeurtenis die onmiddellijk volgt op een andere gebeurtenis, zonder dat er een andere gebeurtenis tussenkomt.

• Kritiek pad: het pad tussen de eerste en de laatste gebeurtenis in je project, inclusief alle taken en de duur ervan, die samen de langste totale projectduur vormen. Door de langst mogelijke duur te bepalen, kun je vervolgens de kortst mogelijke tijd bepalen waarin je project kan worden voltooid.

• Kritieke-padactiviteit: projecttaken die op tijd moeten beginnen en eindigen, zodat je project op tijd wordt afgerond.

• Kritiek pad crashen: extra middelen aan het project toevoegen om activiteiten te voltooien en de planning ervan te verkorten.

• Snelle tracking: projectactiviteiten die aanvankelijk opeenvolgend moesten worden voltooid, maar tegelijkertijd worden uitgevoerd om tijd te besparen. 

• Vertragingstijd: de vertraging tussen taken die een onderlinge afhankelijkheid hebben.

• Doorlooptijd: de tijd die nodig is om een taak of een groep onderling afhankelijke taken te voltooien.

Symbool	Symboolnaam	Beschrijving
	Afsluiter	Geeft begin- en eindpunten aan
	Knooppunt (rond)	Wordt gebruikt om gebeurtenissen of mijlpalen weer te geven en bevat een getal
	Knooppunt (rechthoekig)	Wordt gebruikt om gebeurtenissen of mijlpalen weer te geven en bevat een getal
	Taak (tabel)	Bevat tijdschattingen, verwachte start- en einddatums en de taakeigenaar
	Lijnconnector	Richtingspijlen die worden gebruikt om afhankelijkheden opeenvolgend weer te geven
	Stippellijnconnector	Richtingspijlen die worden gebruikt om afhankelijkheden aan te geven waarvoor geen resources nodig zijn
	Banen/containers	Gebruikt om het PERT-diagram op te delen in verschillende zones, die elk verschillende delen van het project vertegenwoordigen

Er zijn een aantal variabelen die de voltooiing van taken kunnen beïnvloeden, waardoor het moeilijk is om in te schatten hoe lang het zal duren om een project af te ronden. Gebruikers van PERT-diagrammen vertrouwen meestal op vier standaardberekeningen bij het bepalen van de juiste doorlooptijd van hun projecten:

• Optimistische tijd (O): de kleinst mogelijke hoeveelheid tijd die nodig is om een taak uit te voeren.
• Meest waarschijnlijke tijd (M): een onderbouwde schatting van hoelang het zal duren om een taak zonder problemen of vertragingen te voltooien
• Pessimistische tijd (P): de maximale hoeveelheid tijd die nodig is om een taak uit te voeren.
• Verwachte tijd (E): een redelijke schatting van hoe lang het zal duren om een taak te voltooien, rekening houdend met mogelijke problemen of vertragingen.

De basisformule voor PERT-schattingen om de verwachte tijd te bepalen is E= (O + 4M + P)/6.

Zodra je elke tijdsinschatting hebt bepaald, kun je de PERT-formule gebruiken om de duur van een project effectiever te berekenen. 

Laten we de verbouwing van een huis als voorbeeld nemen. Als je optimistische tijdsinschatting 160 dagen is, je pessimistische tijdsinschatting 365 dagen en je meest waarschijnlijke tijdsinschatting 200 dagen, ziet je formule er als volgt uit:

E = (160 + 4 x 200 + 365)/6 

Je kunt dus inschatten dat de verbouwing van je huis ongeveer 221 dagen zal duren.
 

Als je hebt besloten om een PERT-diagram te implementeren in je volgende project, gebruik dan een visuele werkruimte en doorloop de volgende stappen om een volledig nieuw PERT-diagram te maken:

1. Stel je taken vast: Maak een gedetailleerde lijst van de taken die moeten worden voltooid binnen je project. Dit gaat het gemakkelijkst als je de reikwijdte van je project volledig hebt bepaald en hebt vastgesteld welke taken kritiek zijn en welke niet. 
2. Bereken de tijd: Bepaal de optimistische, pessimistische en meest waarschijnlijke tijdsduur van elke taak. Zodra dit voor elke taak is berekend, kun je de geschatte duur van het project berekenen.
3. Plaats je taken in een projectnetwerkdiagram: Zet je taken in je diagram samen met de geschatte doorlooptijd. Dit diagram biedt een visuele tijdlijn van je project en helpt je het kritieke pad van je project te bepalen.

Je gebruikt een PERT-analyse om te bepalen hoe waarschijnlijk het is dat je project op tijd is afgerond. Om een PERT-analyse uit te voeren, gebruik je de standaarddeviatie om de mate van variatie in je gegevens te bepalen. 

De formule voor de standaarddeviatie is: (P - O)/6

Hoe lager je standaarddeviatie, hoe meer vertrouwen je kunt hebben in je verwachte voltooiingsdatum.

Gebruik een van de onderstaande sjablonen voor PERT-diagrammen en pas ze aan je eigen behoeften aan.

Eenvoudig PERT-diagram

Deze sjabloon bevat een eenvoudig PERT-diagramontwerp met 'activiteit op pijl'. Elke pijl is gelabeld met de bijbehorende taak en de verwachte tijdsduur, en het kritieke pad van het project is duidelijk gelabeld.

Netwerk-PERT-diagram

Deze PERT-diagramsjabloon toont taakknooppunten in een netwerkdiagram. Elk knooppunt bevat meer gedetailleerde informatie over de taak, inclusief tijdschattingen, duur en start- en eindtijden.

Verticaal PERT-diagram

Dit is een ander voorbeeld van een eenvoudig PERT-diagram met een verticale lay-out. In dit voorbeeld worden ook cirkelvormige knooppunten gebruikt om de taakvolgorde weer te geven, waarbij het kritieke pad is gemarkeerd met een rode contour.

De kritieke-padmethode, ook bekend als de CPM (Critical Path Method), kan een nuttige tool zijn om complexe projecten, en de hoeveelheid tijd die nodig is voor individuele taken, beter in te plannen en te beheren. CPM geeft de specifieke volgorde van handelingen aan, die onvermijdelijk bepaalt hoeveel tijd nodig is voor het project dat u aan het inplannen bent. Dit is vooral nuttig als u projecten beheert met overlapping, een lange tijdsduur of zelfs vertraging, omdat u een project kunt benaderen op basis van individuele taken, die u kunt visualiseren in een stroomdiagram, waarna u de tijdsduur van elke individuele taak nauwkeurig in kunt schatten. In veel gevallen kiezen projectmanagers ervoor om PERT en de CPM te combineren zodat ze elke taak beter kunnen visualiseren, inclusief hun plek in de volgorde en de verwachte tijdsduur.

Als je de kritieke-padmethode gebruikt in combinatie met PERT-diagrammen, kun je de manier waarop je projecten beheert aanzienlijk verbeteren en krijg je een realistische deadline en processtroom. Breng je project in kaart met een PERT-diagram en gebruik de CPM in de laatste stap om de tijdstippen van voltooiing van je taken in te schatten. Wanneer je een PERT-diagram maakt, geef je ruwe schattingen aan elke taak of elk scenario. Daarbij is het een goed idee om zowel de langst als de kortst mogelijke tijdsduur van elke activiteit in te schatten. Het is ook verstandig om rekening te houden met vertraging en de langst mogelijke tijdsduren van taken in te schatten als er kansen op tegenslagen zijn.

Zodra je de taken van het project op volgorde hebt gezet en de geschatte tijdsduren hebt toegepast, kun je een PERT-diagram maken met je geschatte tijdsduren.

In dit voorbeeld hebben we een PERT-diagram gemaakt met acht taken, waarbij elke taak een andere geschatte tijdsduur heeft.

Klik hier om deze sjabloon aan te passen

Zodra we de verschillende padopties met hun tijdschema's van begin tot voltooiing hebben vastgesteld, zien we dat de meest kritieke paden A en G zijn, omdat ze de langste duur tot voltooiing hebben, waarbij verschillende andere taken afhankelijk zijn van pad A en daarom de geschatte tijd van voltooiing verhogen.

Nu hebben we de optie om dieper in te gaan op het proces van de individuele taken en om potentiële gebieden te identificeren waarop tijd kan worden bespaard, of om een nauwkeurige schatting te maken van de resterende tijdsduur.

Pas de kritieke-padmethode toe op je PERT-diagrammen wanneer je projecten inplant en doe je voordeel met de realistische verwachtingen en deadlines die deze benadering kan bieden.

De kritieke-padmethode, of -analyse, is samen met PERT ontwikkeld. Beide technieken worden gebruikt om projecten binnen een bepaald tijdsbestek te beheren. De kritieke-padmethode berekent het langste pad dat mogelijk is met je geplande activiteiten, en berekent vervolgens de tijdslimieten voor elke activiteit. De projectmanager kan deze trajecten vervolgens onderzoeken en bepalen welke stappen genomen moeten worden om de efficiëntie te verhogen. Probeer CPM te gebruiken voor projectbeheer en planning. Je organisatie bespaart tijd en geld door zich aan de uiterst nauwkeurige schattingen te houden

• Bepaal welke taken het belangrijkst zijn en het langst duren binnen een project.
• Verkort de doorlooptijd door taken te vinden waarvan je de tijdsduur kunt veranderen, maar die gelijk moeten blijven om de vastgestelde deadline te halen.
• Vergelijk de geplande voortgang met de daadwerkelijke voortgang.