Wat is een organogram?

In 1855 ontwierp spoorwegingenieur Daniel McCallum (1815-1878) het eerste moderne organisatieschema. Het was een geïllustreerd diagram van de New York and Erie Railway. McCallum liet het diagram tekenen door tekenaar en ingenieur George Holt Henshaw (1831-1891). McCallum werd geboren in Schotland en was tijdens de Amerikaanse Burgeroorlog generaal-majoor in het leger van de Unie. De Canadees Henshaw werkte voor water- en spoorbedrijven in Canada, de VS en Denemarken.

    

Het duurde nog 50 tot 60 jaar voordat de term organisatieschema algemeen gebruikt werd. Raadgevend ingenieur Willard C. Brinton gebruikte de term in 1914 in zijn boek 'Graphic Methods for Presenting Facts'. Hij prees de waarde van organisatieschema's en pleitte ervoor om ze meer te gebruiken. Deze schema's werden tot de jaren 20 voornamelijk gebruikt in de ingenieurssector, waarna ze ingang vonden in de zakenwereld.

  

De synoniemen organigram en organogram werden vanaf de jaren 60 gebruikt.

Er bestaat daarnaast ook nog een "organigraph". Dit geeft nog steeds de structuur van een bedrijf weer, maar is minder lineair dan een organigram en is bedoeld om associaties en mogelijkheden tussen afdelingen, producten of toeleveringsketens te illustreren.

Wat is de beste benadering voor een organogram? Afhankelijk van je behoeften, je personeel en het type bedrijf is een minder traditioneel organogram mogelijk de beste oplossing voor je. Er zijn drie hoofdtypen: hiërarchisch, matrix en vlak..

• Hiërarchisch organogram: dit is het vaakst voorkomende type en wordt ook hiërarchiediagram genoemd. Bij een hiërarchie staat één groep of persoon aan de top en staan zij met minder macht daaronder, in een piramidevorm. Denk aan een monarchie met een koning of koningin aan het hoofd, of een bedrijf met een CEO. In een hiërarchie is iedereen meestal verbonden met de persoon aan wie ze rapporteren, en met iedereen die aan hen rapporteert.

• Matrixorganogram:  Dit komt meestal alleen voor als mensen meer dan één manager hebben. Een organisatie zou bijvoorbeeld een team grafische ontwerpers kunnen hebben die allemaal aan de hoofdontwerper rapporteren. De grafische ontwerpers werken ook aan andere projecten, die vermoedelijk geleid worden door een aparte projectmanager. In dit geval hebben de grafische ontwerpers twee managers.

• Vlak organogram: Dit type wordt soms ook een horizontaal organogram genoemd. Het heeft weinig of geen middenkader en bestaat meestal uit twee niveaus, namelijk de topbestuurders en de medewerkers. In zulke bedrijven hebben de medewerkers meer verantwoordelijkheid en zijn ze nauwer betrokken bij de besluitvorming.

Relaties in deze schema's worden soms lijnrelaties (of commandostructuur) genoemd en geven leidinggevenden en ondergeschikten weer, maar ook laterale relaties, dus personeel die op hetzelfde niveau staan. Als een lijnrelatie een ononderbroken lijn is, wijst dit op een primaire gezagsrelatie, en stippellijnen zijn secondaire gezagslijnen. Er bestaan geen uitdrukkelijke regels voor de symbolen en lijnen die in een organigram worden gebruikt, het belangrijkste is dat de formele relaties duidelijk zijn.

Deze organogram types hebben elk voordelen en nadelen.  Kort samengevat:

• In een hiërarchisch, verticaal organogram dat van boven naar beneden werkt, zouden gezagslijnen en communicatie duidelijk moeten zijn. Denk daarbij aan het leger als het beste voorbeeld. In de zakenwereld staat de CEO samen met andere chief executives aan de top, met daaronder directeurs, hoge managers, middenkader, teamleiders en uiteindelijk teamleden. Als duidelijkheid en stabiliteit de grote sterkte van deze structuur is, dan kan een mogelijke zwakte de rigiditeit zijn, het niet flexibel genoeg kunnen zijn als dat nodig is. De managementlagen kunnen bedrijven soms ook log maken.

• In een matrixstructuur kunnen de relaties tussen afdelingen productiever zijn. Maar als medewerkers door meerdere mensen of afdelingen geleid worden, kan dit ook verwarring of belangenconflicten veroorzaken.

• In een vlakke, horizontale structuur worden de meeste managementlagen weggenomen, waardoor er een nauwe relatie ontstaat tussen de topmensen en de werknemers. Dit komt vaak voor in kleinere bedrijven, maar is in grotere organisaties meestal niet praktisch. In deze structuur kunnen werknemers een sterker gevoel van teamwork en autonomie krijgen, maar met een kleinere groep kunnen conflicten tussen werknemers meer uitgesproken worden.

Wat is de beste toepassing voor een organogram? Alle soorten organogrammen zijn nuttig om de relaties in je organisatie uit te stippelen en ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe ze essentiële informatie moeten communiceren.

Je kunt organigrammen als volgt gebruiken:

• Communicatie rond organisatie en toezicht, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat werknemers weten aan wie ze moeten rapporteren of dat iedereen het hele bedrijf kan leren kennen. Hier kan het erg nuttig zijn om foto's toe te voegen zodat elke naam ook een gezicht krijgt.

• Herstructurering, bijvoorbeeld als er binnen een team rollen worden veranderd om de talenten van je personeel ten volle te benutten.

• Planning van je personeel, bijvoorbeeld om een nieuw aanwervingsinitiatief uit te werken.

• Resource planning, zoals inefficiëntie tegengaan door functies te herschikken.

• Genealogie, want een stamboom is eigenlijk gewoon een soort organigram. Je kunt voor iedereen in de stamboom foto's, geboorte- en overlijdensdata en links naar meer informatie toevoegen.

Er zijn weinig regels voor organogrammen, dus zijn alle visuele elementen die helpen communiceren meer dan welkom.

• Foto's kunnen medewerkers helpen elkaar te leren kennen en elke naam een gezicht te geven.

• Met verschillende vormen en/of kleuren kun je afdelingen, werkgroepen, functieniveaus en nog veel meer bepalen.

• Bedrijfslogo's zorgen ervoor dat je schema op maat van je bedrijf wordt gemaakt.

• Animaties in PowerPoint kunnen een presentatie echt tot leven brengen terwijl je over de verschillende delen van het schema praat.

• Met 3D-vormen kun jij je schema echt in het oog laten springen.

• Ze zijn snel verouderd, vooral in bedrijven waar er veel verloop is. Online schema's zijn gemakkelijker te wijzigen dan gedrukte versies, maar ook online moeten ze vaak bijgewerkt worden. Dit kan deels opgelost worden met bewerkbare online documenten, of door het proces te automatiseren zodat organogrammen meteen worden bijgewerkt, bijv. als iemand vertrekt of aan de slag gaat.

• Ze tonen alleen formele relaties en niet de informele of sociale relaties van het personeel die ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren in een bedrijf.

• Ze houden geen rekening met managementstijl. Ze tonen wel de gezagslijnen, maar niet hoe dat gezag toegepast wordt.

• 'Organigraphs', die sterk aan organogrammen verwant zijn, kunnen nuttiger zijn als je andere associaties tussen personeel of afdelingen wilt illustreren of ontdekken.

1. Bepaal je doel en bereik. Wil je dat jouw schema een "wie is wie" wordt? Wil je ook foto's en contactgegevens toevoegen, zoals e-maillinks? Breng je het hele bedrijf in kaart, of slechts één afdeling of werkgroep? Wil je misschien meer dan één organogram produceren? Denk na hoe jij je doel het best kunt bereiken.

2. Verzamel de nodige informatie. Er bestaat wellicht een lijst met werknemers waar je het schema op kunt baseren, of een verouderd organogram dat toch als basis kan dienen. Zorg dat je alle contactgegevens, foto's en andere informatie die je wilt gebruiken, bij de hand hebt. Misschien zijn er nog andere informatiebronnen nodig om de gezagslijnen voor je organigram te verduidelijken.

3. Bepaal welk platform je wilt gebruiken om je organigram te bouwen, en hoe je het daarna wilt tonen. Lucidchart biedt een krachtig en gebruiksvriendelijk platform om online schema's te bouwen en te delen. (Je vindt hieronder meer informatie over Lucidchart.)

4. Hou er rekening mee dat het organigram wellicht continu moet worden bijgewerkt. In veel bedrijven veranderen de dingen erg snel, dus moet er een efficiënte manier zijn om het organigram - of de organigrammen - up-to-date te houden. Dat is veel gemakkelijker met een online samenwerkingsplatform als Lucidchart.

• Probeer je organigram op te splitsen in kleinere, gemakkelijke delen. Op die manier is alle informatie samenhangend en kun je ze aan het hoogste niveau linken. Je kunt verschillende delen van je organigram in de volgende categorieën opdelen:  afdeling, team, unit, project, locatie.

• Je kunt jouw schema uitbreiden door de gegevens van personeel of afdelingen toe te voegen. Als je contactgegevens, locatie en andere opmerkingen toevoegt, kan dit de organisatie efficiënter maken en verwarring over wie wat doet, uit de weg ruimen.

• Je kunt kleuren of vormen gebruiken om bepaalde groepen of niveaus te definiëren.

Met Lucidchart kun je eenvoudig organogrammen creëren en zonder moeite vakken, lijnen, labels, kleuren, foto's en andere visuele elementen toevoegen. Alles gebeurt in de cloud en dus kun je gemakkelijk met collega's samenwerken. Jij kunt jouw diagram digitaal of afgedrukt delen. 

Wil je organogrammen creëren die je bedrijfscultuur de nodige aandacht geven? Kies de layout die het beste werkt voor je structuur, werk een ontwerp bij met je bedrijfskleuren en voeg foto's van werknemers toe. Je kunt zelfs links en video's gebruiken om je document dat tikkeltje méér te geven. Probeer het nu zelf: klik hieronder op de organogramsjablonen om aan de slag te gaan. Als je Lucidchart het werk voor je wilt laten doen, kun je automatisch een organogram aanmaken door een CSV-bestand te uploaden.  

Voor een echt dynamische ervaring kun je met Lucidchart organogrammen delen en insluiten op je eigen website. Als je een schema met anderen deelt, kun je ook machtigingen instellen zodat ze het document in real time kunnen bewerken of opmerkingen kunnen achterlaten. Klik op Delen > Insluiten om een insluitcode te genereren voor je website. Als jij je organogram in de editor van Lucidchart bijwerkt, wordt ook de ingesloten versie automatisch aangepast. Kan het nog gemakkelijker?