Wat is een organigram?


Wat is een organigram? Een organigram toont de interne structuur van een organisatie of bedrijf. De werknemers en functies worden weergegeven door rechthoeken of andere vormen, soms ook met foto's, contactgegevens, e-mailadres, links, pictogrammen en afbeeldingen. Rechte of gebogen lijnen verbinden de verschillende niveaus. Dit creëert een duidelijke visuele weergave van de hiërarchie en rang van de verschillende mensen, functies en afdelingen die samen de organisatie vormen.

Organigrammen zijn soms ook gekend als organisatieschema's en worden soms als organogram geschreven. Maar wees gerust: deze namen wijzen op één soort schema.

Geschiedenis

In 1855 ontwierp spoorwegingenieur Daniel McCallum (1815-1878) het eerste moderne organisatieschema. Het was een geïllustreerd diagram van de New York and Erie Railway. McCallum liet het diagram tekenen door tekenaar en ingenieur George Holt Henshaw (1831-1891). McCallum werd geboren in Schotland en was tijdens de Amerikaanse Burgeroorlog generaal-majoor in het leger van de Unie. De Canadees Henshaw werkte voor water- en spoorbedrijven in Canada, de VS en Denemarken.

    

Het duurde nog 50 tot 60 jaar voordat de term organisatieschema algemeen gebruikt werd. Raadgevend ingenieur Willard C. Brinton gebruikte de term in 1914 in zijn boek 'Graphic Methods for Presenting Facts'. Hij prees de waarde van organisatieschema's en pleitte ervoor om ze meer te gebruiken. Deze schema's werden tot de jaren 20 voornamelijk gebruikt in de ingenieurssector, waarna ze ingang vonden in de zakenwereld.

  

De synoniemen organigram en organogram werden vanaf de jaren 60 gebruikt.

Er bestaat daarnaast ook nog een "organigraph". Dit geeft nog steeds de structuur van een organisatie weer, maar is minder lineair dan een organigram en is bedoeld om associaties en mogelijkheden tussen afdelingen, producten of toeleveringsketens te illustreren.

Soorten organigrammen

Wat is de beste benadering voor een organigram? Afhankelijk van uw behoeften en het type organisatie is een minder traditioneel organigram mogelijk de beste oplossing voor u. Er zijn drie hoofdtypen:hiërarchisch, matrix en vlak..

  • Hiërarchisch organigram: dit is het vaakst voorkomende type en wordt ook hiërarchiediagram genoemd. Bij een hiërarchie staat één groep of persoon aan de top en staan zij met minder macht daaronder, in een piramidevorm. Denk aan een monarchie met een koning of koningin aan het hoofd, of een bedrijf met een CEO. In een hiërarchie is iedereen meestal verbonden met de persoon aan wie ze rapporteren, en met iedereen die aan hen rapporteert.

  • Matrixorganigram:  Dit komt meestal alleen voor als mensen meer dan één manager hebben. Een organisatie zou bijvoorbeeld een team grafische ontwerpers kunnen hebben die allemaal aan de hoofdontwerper rapporteren. De grafische ontwerpers werken ook aan andere projecten, die vermoedelijk geleid worden door een aparte projectmanager. In dit geval hebben de grafische ontwerpers twee managers.

  • Vlak organigram: Dit type wordt soms ook een horizontaal organigram genoemd. Het heeft weinig of geen middenkader en bestaat meestal uit twee niveaus, namelijk de topbestuurders en de medewerkers. In zulke bedrijven hebben de medewerkers meer verantwoordelijkheid en zijn ze nauwer betrokken bij de besluitvorming.

Relaties in deze schema's worden soms lijnrelaties (of commandostructuur) genoemd en geven leidinggevenden en ondergeschikten weer, maar ook laterale relaties, dus mensen die op hetzelfde niveau staan. Als een lijnrelatie een ononderbroken lijn is, wijst dit op een primaire gezagsrelatie, en stippellijnen zijn secondaire gezagslijnen. Er bestaan geen uitdrukkelijke regels voor de symbolen en lijnen die in organigrammen worden gebruikt, het belangrijkste is dat de formele relaties duidelijk zijn.

Voor- en nadelen van verschillende soorten organigrammen

Deze organigramtypes hebben elk voordelen en nadelen.  Kort samengevat:

  • In een hiërarchisch, verticaal organigram dat van boven naar beneden werkt, zouden gezagslijnen en communicatie duidelijk moeten zijn. Denk daarbij aan het leger als het beste voorbeeld. In de zakenwereld staat de CEO samen met andere chief executives aan de top, met daaronder directeurs, hoge managers, middenkader, teamleiders en uiteindelijk teamleden. Als duidelijkheid en stabiliteit de grote sterkte van deze structuur is, dan kan een mogelijke zwakte de rigiditeit zijn, het niet flexibel genoeg kunnen zijn als dat nodig is. De managementlagen kunnen bedrijven soms ook log maken.

  • In een matrixstructuur kunnen de relaties tussen afdelingen productiever zijn. Maar als medewerkers door meerdere mensen of afdelingen geleid worden, kan dit ook verwarring of belangenconflicten veroorzaken.

  • In een vlakke, horizontale structuur worden de meeste managementlagen weggenomen, waardoor er een nauwe relatie ontstaat tussen de topmensen en de werknemers. Dit komt vaak voor in kleinere bedrijven, maar is in grotere organisaties meestal niet praktisch. In deze structuur kunnen werknemers een sterker gevoel van teamwork en autonomie krijgen, maar met een kleinere groep kunnen conflicten tussen werknemers meer uitgesproken worden.

Toepassingen van organigrammen

Wat is de beste toepassing voor een organigram? Alle soorten organigrammen zijn nuttig om de relaties in uw organisatie uit te stippelen en ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe ze essentiële informatie moeten communiceren.

U kunt organigrammen als volgt gebruiken:

  • Communicatie rond organisatie en toezicht, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat werknemers weten aan wie ze moeten rapporteren of dat iedereen het hele bedrijf kan leren kennen. Hier kan het erg nuttig zijn om foto's toe te voegen zodat elke naam ook een gezicht krijgt.

  • Herstructurering, bijvoorbeeld als er binnen een team rollen worden veranderd om ieders talenten ten volle te benutten.

  • Personeelsplanning, bijvoorbeeld om een nieuw aanwervingsinitiatief uit te werken.

  • Resourceplanning, zoals inefficiëntie tegengaan door functies te herschikken.

  • Genealogie, want een stamboom is eigenlijk gewoon een soort organigram. U kunt voor iedereen in de stamboom foto's, geboorte- en overlijdensdata en links naar meer informatie toevoegen.

Organigrammen voor een visuele benadering

Er zijn weinig regels voor organigrammen, dus zijn alle visuele elementen die helpen communiceren meer dan welkom.

  • Foto's kunnen mensen helpen elkaar te leren kennen en elke naam een gezicht te geven.
  • Met verschillende vormen en/of kleuren kunt u afdelingen, werkgroepen, functieniveaus en nog veel meer bepalen.

  • Bedrijfslogo's zorgen ervoor dat uw schema op maat van uw bedrijf wordt gemaakt.

  • Animaties in PowerPoint kunnen een presentatie echt tot leven brengen terwijl u over de verschillende delen van het schema praat.

  • Met 3D-vormen kunt u uw schema echt in het oog laten springen.

Beperkingen van organigrammen

  • Ze zijn snel verouderd, vooral in bedrijven waar er veel verloop is. Online schema's zijn gemakkelijker te wijzigen dan gedrukte versies, maar ook online moeten ze vaak bijgewerkt worden. Dit kan deels opgelost worden met bewerkbare online documenten, of door het proces te automatiseren zodat organigrammen meteen worden bijgewerkt, bijv. als iemand vertrekt of aan de slag gaat.
  • Ze tonen alleen formele relaties en niet de informele of sociale relaties die ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren in een bedrijf.

  • Ze houden geen rekening met managementstijl. Ze tonen wel de gezagslijnen, maar niet hoe dat gezag toegepast wordt.

  • 'Organigraphs', die sterk aan organigrammen verwant zijn, kunnen nuttiger zijn als u andere associaties tussen mensen of afdelingen wilt illustreren of ontdekken.

Een eenvoudig organigram plannen en uittekenen

  1. Bepaal uw doel en bereik. Wilt u dat uw schema een "wie is wie" wordt? Wilt u ook foto's en contactgegevens toevoegen, zoals e-maillinks? Brengt u het hele bedrijf in kaart, of slechts één afdeling of werkgroep? Wilt u misschien meer dan één organigram produceren? Denk na hoe u uw doel het best kunt bereiken.
  2. Verzamel de nodige informatie. Er bestaat wellicht een lijst met werknemers waar u het schema op kunt baseren, of een verouderd organigram dat toch als basis kan dienen. Zorg dat u alle contactgegevens, foto's en andere informatie die u wilt gebruiken, bij de hand hebt. Misschien zijn er nog andere informatiebronnen nodig om de gezagslijnen voor uw organigram te verduidelijken.

  3. Bepaal welk platform u wilt gebruiken om uw organigram te bouwen, en hoe u het daarna wilt tonen. Lucidchart biedt een krachtig en gebruiksvriendelijk platform om online schema's te bouwen en te delen. (U vindt hieronder meer informatie over Lucidchart.)

  4. Hou er rekening mee dat het organigram wellicht continu moet worden bijgewerkt. In veel bedrijven veranderen de dingen erg snel, dus moet er een efficiënte manier zijn om het organigram - of de organigrammen - up-to-date te houden. Dat is veel gemakkelijker met een online samenwerkingsplatform als Lucidchart.

Meer tips voor organigrammen

  • Probeer uw organigram op te splitsen in kleinere, gemakkelijke delen. Op die manier is alle informatie samenhangend en kunt u ze aan het hoogste niveau linken. U kunt verschillende delen van uw organigram in de volgende categorieën opdelen:  afdeling, team, unit, project, locatie.
  • U kunt uw schema uitbreiden door de gegevens van mensen of afdelingen toe te voegen. Als u contactgegevens, locatie en andere opmerkingen toevoegt, kan dit de organisatie efficiënter maken en verwarring over wie wat doet, uit de weg ruimen.

  • U kunt kleuren of vormen gebruiken om bepaalde groepen of niveaus te definiëren.

Organigrammen met Lucidchart

Met Lucidchart kunt u eenvoudig organigrammen creëren en zonder moeite vakken, lijnen, labels, kleuren, foto's en andere visuele elementen toevoegen. Alles gebeurt in de cloud en dus kunt u gemakkelijk met collega's samenwerken. U kunt uw diagram digitaal of afgedrukt delen. 

Wilt u organigrammen creëren die uw bedrijfscultuur de nodige aandacht geven? Kies de layout die het beste werkt voor uw structuur, werk een ontwerp bij met uw bedrijfskleuren en voeg foto's van werknemers toe. U kunt zelfs links en video's gebruiken om uw document dat tikkeltje méér te geven. Probeer het nu zelf: klik hieronder op de organigramsjablonen om aan de slag te gaan. Als u Lucidchart het werk voor u wilt laten doen, kunt u automatisch een organigram aanmaken door een CSV-bestand te uploaden.  

Voor een echt dynamische ervaring kunt u met Lucidchart organigrammen delen en insluiten op uw eigen website. Als u een schema met anderen deelt, kunt u ook machtigingen instellen zodat ze het document in real time kunnen bewerken of opmerkingen kunnen achterlaten. Klik op Delen > Insluiten om een insluitcode te genereren voor uw website. Als u uw organigram in de editor van Lucidchart bijwerkt, wordt ook de ingesloten versie automatisch aangepast. Kan het nog gemakkelijker?