Diagram Illustration

Inhoud

Een proceskaart is een tool voor planning en beheer waarmee u de werkstroom visueel beschrijft. Proceskaarten laten een reeks evenementen zien die tot een eindresultaat leiden. Een proceskaart wordt ook wel een stroomdiagram, processtroomdiagram, procesdiagram, functioneel procesdiagram, functioneel stroomdiagram, procesmodel, werkstroomdiagram, bedrijfsstroomdiagram of processtroomdiagram genoemd. Dit type diagram laat zien wie er betrokken is bij een proces en wat het inhoudt en kan gebruikt worden in ieder bedrijf of organisatie. Het maakt zichtbaar waar een proces verbeterd kan worden.

Doel van proceskaarten

Het doel van processen in kaart brengen is dat organisaties en bedrijven de efficiëntie verhogen. Proceskaarten geven inzicht in een proces, helpen teams om te brainstormen over ideeën voor procesverbetering, verbeteren de communicatie en leveren procesdocumentatie op. Door processen in kaart te brengen, worden inefficiënties, herhalingen en vertragingen zichtbaar. Ze helpen om de grenzen, eigendom, verantwoordelijkheid en effectitiviteitsmaatregelen of metriek van een proces te bepalen.

Begrijpen van processen

Een van de doelen van processen in kaart brengen is om beter inzicht te krijgen in een proces. Het onderstaande stroomdiagram is een goed voorbeeld van het gebruik van proceskaarten om een proces te begrijpen en verbeteren. In dit diagram is het proces het maken van pasta. Hoewel dit een zeer vereenvoudigd voorbeeld van een proceskaart is, gebruiken veel bedrijven vergelijkbare diagrammen om processen te begrijpen en procesefficiëntie te verhogen, bijvoorbeeld bij werkzaamheden, financiën, toeleverketens, verkoop, marketing en accounting.

Voorbeeld van een proceskaart

Voordelen van proceskaarten

Proceskaarten lichten verspilling uit, stroomlijnen werkprocessen en bouwen begrip op binnen uw bedrijf. Met proceskaarten kunt u de belangrijke details van een proces visueel overbrengen zonder uitgebreide schriftelijke richtlijnen.

Stroomdiagrammen en proceskaarten worden gebruikt om:

  • het begrip van een proces te verbeteren
  • te analyseren hoe een proces verbeterd kan worden
  • anderen te laten zien hoe een proces verloopt
  • de communicatie te verbeteren tussen individuen die betrokken zijn bij hetzelfde proces
  • procesdocumentatie te leveren
  • projecten te plannen

Proceskaarten kunnen tijd besparen en projecten vereenvoudigen omdat ze:

  • het projectontwerp versnellen
  • ideeën, informatie en gegevens effectief communiceren
  • helpen bij probleemoplossing en besluitvorming
  • problemen en mogelijke oplossingen identificeren
  • snel en economisch gebouwd kunnen worden
  • processen in stappen opsplitsen en eenvoudig te volgen symbolen gebruiken
  • gedetailleerde verbindingen en reeksen laten zien
  • een proces helemaal laten zien, van begin tot eind

Proceskaarten helpen u om de belangrijke kenmerken van een proces te begrijpen zodat u nuttige data kunt produceren om te gebruiken bij probleemoplossing. Proceskaarten helpen u om strategisch belangrijke vragen te stellen waarmee u elk proces kunt verbeteren.

Soorten proceskaarten

Proceskaarten worden gebruikt om uw proces naar anderen te communiceren. U kunt er mee bouwen aan een beter begrip. De meestvoorkomende soorten proceskaarten zijn:

  • Activiteitsproceskaart: geeft de activiteiten weer die waarde toevoegen of die geen waarde toevoegen in een proces
  • Gedetailleerde proceskaart: geeft een meer gedetailleerde kijk op iedere stap in het proces
  • Documentkaart: documenten zijn de input en output in een proces
  • High-level proceskaart: de weergave van een proces op hoog niveau, waaronder de interacties tussen Leverancier, Input, Proces, Output, Klant (SIPOC: Supplier, Input, Proces, Output, Customer)
  • Weergegeven proceskaart: geeft de huidige (current) en/of toekomstige (future) staat van processen weer om plekken voor procesverbetering aan te wijzen
  • Zwembaankaart (of functieoverschrijdende kaart): splitst de verantwoordelijkheden voor subprocessen in het proces uit
  • Waardetoegevoegd kettingdiagram: vakken zonder verbindingen die een vereenvoudige versie van een proces weergeven voor een snel inzicht
  • Value Stream Map: een techniek voor efficiënt (lean) management waarbij processen geanalyseerd en verbeterd worden om een product te maken of om een service te leveren aan een klant.
  • Werkstroomdiagram: een werkproces weergegeven in 'stroom'-formaat, zonder UML-symbolen.

Proceskaartsymbolen

Belangrijke elementen van het in kaart brengen van processen zijn acties, activiteitsstappen, beslissingspunten, functies, invoer/uitvoer, betrokken mensen, procesmetingen en vereiste tijd. In een proceskaart worden eenvoudige symbolen gebruikt om belangrijke proceselementen te beschrijven. Elk proceselement wordt weergegeven door een specifiek symbool zoals een pijl, cirkel, diamant, vierkant, ovaal of rechthoek. Deze symbolen komen uit de Unified Modeling Language of UML, een internationale norm voor het tekenen van proceskaarten.Voorbeeld van proceskaartsymbolen

Bedrijfsproceskaarten

In het bedrijfsleven is een proces een groep gerelateerde taken die plaatsvinden als gevolg van een gebeurtenis. Deze taken leveren een gewenst resultaat op voor de klant. Proceskaarten kunnen op allerlei vlakken van het bedrijf worden ingezet: verbeteren van bedrijfsprocessen, opnieuw ontwerpen van bedrijfsprocessen, re-engineering, training, kwaliteitsverbetering, simulatie, informatietechnologie, werkmeting, documentatie, procesanalyse, operationeel procesontwerp, procesintegratie, acquisities, fusies en verkopen van ondernemingen. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan ook helpen om te voldoen aan eisen op het gebied van fabricage en dienstverlening zoals bijvoorbeeld ISO 9000 (Internationale Organisatie voor Standardisatie) of ISO 9001.

Een proceskaart creëren

Het in kaart brengen van processen is tegenwoordig gestroomlijnd dankzij software die meer inzicht in de processen geeft. Proceskaarten kunnen gecreëerd worden in gewone programma's als Microsoft Word, PowerPoint of Excel, maar er zijn andere programma's die geschikter zijn voor het maken van een proceskaart. Bij proceskaarten draait het erom uw proces aan anderen te communiceren om uw managementdoelen te halen. Als u weet hoe u een proces in kaart kunt brengen, bouwt u aan een betere communicatie en inzicht binnen uw organisatie.

Stap 1: Identificeer het probleem

  • Welk proces moet worden gevisualiseerd?
  • Plaats de titel bovenaan het document.

Stap 2: Brainstorm over betrokken activiteiten

  • Op dit moment is de volgorde van de stappen nog niet belangrijk, maar het kan helpen om te onthouden welke stappen er voor uw proces nodig zijn.
  • Bepaal hoe gedetailleerd u het proces gaat bekijken.
  • Bepaal wie wat doet en wanneer het wordt gedaan.

Stap 3: Bepaal de grenzen

  • Waar of wanneer begint het proces?
  • Waar of wanneer zal het proces stoppen?

Stap 4: Bepaal de stappen en plaats ze in volgorde

  • Het is handig om uw beschrijving te beginnen met een werkwoord.
  • U kunt ervoor kiezen de algemene stroom weer te geven of elke gedetailleerde actie of beslissing te laten zien.

Stap 5: Teken de basissymbolen van een stroomdiagram

Elk element in een proceskaart wordt weergegeven door een specifiek stroomdiagramsymbool. Vervolgens kunt u met Lucidchart in uw proceskaart vormen aanmaken en verplaatsen, labels en opmerkingen toevoegen en zelfs kiezen voor een aangepaste stijl.

  • Ovalen tonen het begin of het einde van een proces.
  • Rechthoeken tonen een bewerking of activiteit die gedaan moet worden.
  • Pijlen geven de stroomrichting aan.
  • Ruiten tonen een punt waar een beslissing moet worden genomen. Pijlen die vertrekken uit een ruit worden meestal aangeduid met ja of nee. Er vertrekt slechts één pijl uit het activiteitssymbool.  Als er meer pijlen nodig zijn, gebruikt u beter een ruitvorm.
  • In een paralellogram wordt invoer of uitvoer getoond.

Stap 6: Voltooi het procesdiagram

  • Beoordeel het stroomdiagram samen met andere belanghebbenden (teamleden, werknemers, leidinggevenden, leveranciers, klanten, enz.) en kom tot een consensus.
  • Geef uw diagram een titel en noteer de datum (en andere belangrijke gegevens) om er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.
  • Stel uzelf de volgende vragen:
    • Wordt het proces uitgevoerd zoals het moet?
    • Zullen de teamleden het opgetekende proces volgen?
    • Gaat iedereen akkoord met stroom van de proceskaart?
    • Zijn bepaalde stappen overbodig?
    • Ontbreken er stappen?

Proceskaarten bieden waardevolle inzichten in hoe bedrijven en organisaties hun processen kunnen verbeteren. Wanneer belangrijke informatie visueel wordt gepresenteerd, wordt een project beter begrepen en wordt samenwerken gemakkelijker.