Modelagem de processos com BPMN


Saiba tudo sobre mapeamento de processos de negócios e descubra como você pode usá-lo de forma efetiva dentro da sua organização.

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O que é mapeamento de processos BPMN?

O mapeamento de processos de negócios descreve os passos de uma empresa para concluir um processo, tais como a contratação de um funcionário ou um pedido e envio de um produto. O mapeamento mostra “quem”, “o que”, “quando”, “onde” e “como” destes passos, e ajuda a analisar o “porquê”. Estes mapas também são chamados de diagramas de processos de negócios e fluxogramas de negócios. Como outros tipos de diagramas, estes mapas usam símbolos definidos, como círculos, retângulos, diamantes e setas para retratar as atividades corporativas.

fluxograma de processos de negócios

O mapeamento de processos de negócios pode ser usado para documentar um processo atual e para modelar um novo. Sua finalidade é demonstrar uma compreensão detalhada do processo, as pessoas, entradas, os controles e saídas, e então, possivelmente, simplificar tudo, torná-lo mais eficiente e/ou melhorar os resultados do processo. Requer tempo e disciplina para realizar este mapeamento, mas o resultado pode ser bastante significativo ao longo do tempo. Hoje, o mapeamento é algo comum no mundo dos negócios, usado para padronizar procedimentos e torná-los mais eficientes, cumprir exigências de auditoria e obter vantagem competitiva.

mapa de processos de negócios

Histórico

O mapeamento de processos de negócios tem sua origem nos anos 1920 e 30. Em 1921, Frank Bunker Gilbreth, engenheiro industrial e especialista em eficiência, apresentou o “gráfico de fluxo de processos” à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME, em inglês). No início dos anos 1930, o engenheiro industrial Allan H. Morgensen utilizou as ferramentas de Gilbreth em suas palestras centradas na simplificação de trabalho, ensinando pessoas da área de negócios como deixar seu trabalho mais eficiente. Na década de 1940, dois alunos de Morgensen, Art Spinanger e Ben S. Graham, difundiram o tema. Spinanger apresentou os métodos de simplificação de trabalho à Procter and Gamble. Graham, diretor da Standard Register Industrial, adaptou gráficos de fluxo de processos ao processamento de informações. Em 1947, a ASME adotou um sistema de símbolos para gráficos de fluxo de processos, inspirado no trabalho de Gilbreth.

Gilbreth  Ben e Allan

Atual propósito e benefícios

O mapeamento de processos de negócios pode ser usado para preparar auditorias de negócios ou para uma venda, reduzir despesas, planejar a automação, entender os impactos de alterações pendentes, realinhar processos relacionados e mensurar e realinhar os esforços de pessoas envolvidas nos processos. Muitas vezes, as empresas pensam que compreendem seus processos, mas descobrem distorções e desvios ao realizar um mapeamento. Ao modelar um novo processo de negócios, o mapeamento é às vezes chamado de modelagem de processos de negócios, ou BPM. (A sigla, em inglês, também significa gerenciamento de processos de negócios, uma área relacionada.) Para mais informações sobre modelagem de processos de negócios, confira este artigo.

Seguem exemplos mais específicos para usos de mapeamento de processos de negócios:

  • Conformidade com a Organização Internacional de Normalização, especificamente à ISO 9001. É usada em auditorias, realizadas por terceiros, da gestão de qualidade de uma organização – e diagramas de processos de negócios são fundamentais para tal. A ISO 9001 busca garantir que um produto de determinada empresa esteja em conformidade com regulamentações governamentais e esteja atendendo às necessidades dos seus clientes.
  • Auditorias internas. As empresas garantem que estão atendendo aos seus padrões estabelecidos, e que seus processos estão alinhados à sua missão e aos seus objetivos.
  • Conformidade com a lei Sarbanes-Oxley de 2002, ou SOX. Também conhecido como Reforma contabilística de empresas de capital aberto e Lei de proteção ao investidor, ela protege o público e acionistas de erros contábeis e práticas fraudulentas. Ela exige que empresas públicas divulguem suas questões de conformidade. Assim como a ISO, o mapeamento de processos de negócios tem papel fundamental na conformidade à SOX.
  • Padronização de processos. Ao documentar um processo, uma empresa pode padronizá-lo para que sempre seja realizado da mesma forma e de maneira otimizada, reduzindo qualquer confusão e ineficiência.
  • Capacitação de funcionários. O mapeamento produz um documento de capacitação padrão em que qualquer pessoa pode consultar e aprender o processo.
  • Melhorando um processo. Após o mapeamento de um processo, ele pode ser analisado para encontrar gargalos e ineficiências. A modelagem de processos de negócios pode ser usada para modelar um processo melhor.
  • Comunicação. O mapeamento fornece uma visualização muito mais fácil de entender do que um texto narrativo. Isso pode ajudar na interpretação e colaboração, seja com uma equipe interna, externa ou com consultores.

Símbolos de mapeamento de processos de negócios

Tarefa/Atividade Tarefa/Atividade
Fluxo Fluxo

Evento

Evento
Porta de entrada Porta de entrada

Confira a lista completa de símbolos BPMN

Mais uma sigla importante: BPMN. É a notação de modelagem de processos de negócios, o conjunto de símbolos e notações de uso comum hoje para a modelagem. Foi desenvolvida pela Iniciativa de gerenciamento de processos de negócios. Descreve os principais componentes de diagramas de processos de negócios, encontrados abaixo:

  • Processo: um conjunto de atividades executadas por pessoas ou sistemas, em uma sequência, monitoradas e modificadas por controles.
  • Tarefa ou Atividade: uma determinada atividade realizada por uma pessoa ou um sistema. É representada por um retângulo com cantos arredondados. Pode tornar-se mais detalhada com subprocessos, loops, compensações e múltiplas instâncias.
  • Participante: pessoa ou sistema que executa uma tarefa ou fornece uma entrada.
  • Fluxo: a sequência, demonstrada por linhas e setas no mapa.
  • Evento: um acionador que inicia, modifica ou completa um processo. Tipos de eventos incluem mensagem, tempo, erro, compensação, sinal, cancelamento, encaminhamento, link e outros. São representados por círculos contendo outros símbolos baseados no tipo de evento.
  • Porta de entrada: ponto de decisão que pode ajustar o caminho com base em condições ou eventos. É representada por diamantes. Pode ser exclusiva ou inclusiva, paralela, complexa ou baseada em dados ou eventos.

Outro conceito importante de mapeamento são as raias, que mostram quem é o responsável por um trabalho específico. Assim como raias em uma piscina, as tarefas são exibidas para um determinado participante em uma raia ou faixa no mapa.

Quer saber mais? Confira este artigo sobre BPMN.

Raia

Metodologia BPMN

Isso exige um compromisso de tempo e energia, mas os resultados da compreensão e análise podem ser enormes. Há quatro etapas principais em uma iniciativa de mapeamento:

  • Identificar o processo. Defina claramente o que está sendo mapeado e o que você espera ganhar com isso. Certifique-se de que o escopo está adequado aos seus objetivos.
  • Reunir informações. Observe e estude os passos envolvidos, entendendo quem, o que, quando, onde e como está ocorrendo tudo. Analise os detalhes necessários. Continue cavando e destrinchando o processo em detalhes mais específicos.
  • Entrevistar participantes e as partes interessadas. Ao realizar o mapeamento, fale com os participantes do processo para entender seus papéis. Muitas vezes, isso contribui para detectar ineficiências, falta de comunicação e melhores maneiras de realizar as atividades.
  • Desenhar os mapas e analisar. Documente tudo em seu software de mapeamento de processos de negócios, e você terá em mãos uma base para uma análise e interpretação detalhadas.

Para realizar um projeto de mapeamento significativo, será necessário ter uma estrutura de apoio primeiro. Como com qualquer projeto, siga estes passos:

  • Criar um escopo do projeto ou declaração de finalidade, explicando o que você pretende realizar e o que espera atingir.
  • Ter um patrocinador executivo para o projeto.
  • Selecionar a equipe que realizará o trabalho.
  • Planejar e conduzir o mapeamento, conforme descrito nos quatro passos acima.

A ideia por trás do gerenciamento de processos de negócios é criar um ciclo de vida de melhoria contínua. Os passos focam modelar, implementar, executar, monitorar e otimizar.

Ciclo de vida BPM

Ressalvas

O mapeamento de processos de negócios é melhor para alguns tipos de processos do que outros. Por exemplo, geralmente não é ideal para a diagramação de processos decisórios. A tomada de decisões em alto nível e de forma aberta muitas vezes tem muitos aspectos intangíveis e variáveis para mapear efetivamente. O mapeamento de processos de negócios é melhor para os outros dois tipos de processos: o transformacional e o transacional, ambos com atividades mais claras e definidas. O transformacional refere-se a processos como a manufatura ou o desenvolvimento de sistemas, que recebem entradas e mudam suas formas, sejam físicas ou virtuais. O transacional refere-se a uma troca, como um processo de vendas ou qualquer outra transação.

Tal como acontece com qualquer tipo de diagrama, há situações em que a utilização de outro método de diagramação pode ser mais apropriado. Por exemplo, um diagrama de fluxo de dados (DFD), popularizado pelos pioneiros da computação Ed Yourdon e Larry Constantine na década de 1970, é preferível para ilustrar como a informação flui em um sistema ou processo. O mapeamento de fluxo de valor (VMS) descreve os passos necessários para entregar um produto ou serviço. Os itens são mapeados de acordo com sua agregação de valor ou não agregação de valor do ponto de vista do cliente, com o objetivo de erradicar itens que não agregam valor. E a Linguagem de modelagem unificada (UML) é utilizada na engenharia de software para visualizar o design de um sistema.

Principais dicas para o mapeamento de processos de negócios

  • Um profissional qualificado, como alguém treinado em Six Sigma, poderá facilitar, em muito, o desenvolvimento de um projeto de mapeamento. Se não houver um profissional como tal na sua empresa, considere trabalhar com um consultor junto com sua equipe interna.
  • Identifique as métricas mais importantes. Isso permitirá que seu mapeamento se comunique efetivamente com os dados.
  • Entreviste uma ou duas pessoas por vez. Se você realizar entrevistas em grupo, algumas pessoas poderão não se comunicar efetivamente ou não se sentir confortáveis em contrariar outra pessoa.
  • Durante a entrevista, continue perguntando como, onde e por quê. Por exemplo: como você passa a maior parte do seu tempo, e por quê? Onde no processo você repete trabalho, e por quê? Você chega a pular passos? Por quê? Onde estão seus pontos críticos, e por quê?
  • Esteja atento a suposições que podem ser falsas. Continue fazendo perguntas até chegar à resposta definitiva.
  • Depois de desenhar seu mapa, valide-o com uma revisão junto aos participantes e suas outras fontes de dados.

Desenhando seu mapa

Para um processo simples, você pode começar com post-its, um quadro branco ou um mapa desenhado à mão. No entanto, você pode encontrar limitações rapidamente na medida em que aumenta sua complexidade. Com software gráfico, você pode desenhar mapas profissionais que permitem documentar mais detalhes. Você também poderá fazer discriminações posteriores com os mapas de processos de negócios de multiníveis, geralmente variando do nível 0 (visão global) aos níveis 1 a 4, detalhando subprocessos, tarefas e fluxos. Às vezes, uma tabela de sequência pode ser a melhor maneira de complementar um mapa ao mostrar uma série de passos. O software de mapas oferece as formas de que você precisa para mapear o processo.

Como fazer mapeamento no Lucidchart

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