Beim Durchlaufen eines Vinyasas während einer schweißtreibenden Yogastunde in einem abgedunkelten Raum stellte ich fest, dass ich ein absoluter Nerd bin, was Flussdiagramme angeht. Der Yogalehrer ermutigte uns, unseren Kopf freizumachen und „den Prozess einfach durch uns hindurchfließen zu lassen“. Doch anstatt meinen Kopf freizumachen, schweiften meine Gedanken sofort ab: „Prozessfluss? Dafür muss es doch ein Yoga-Flussdiagramm geben.“ Und tatsächlich, es gibt wirklich eins.

Es gibt für jede Art von Prozess ein Flussdiagramm. Für Unternehmen gibt es sogar eine eigene Sprache für Prozessflussdiagramme. Sie heißt Business Process Model and Notation (Geschäftsprozessmodell und ‑notation) oder einfach nur BPMN 2.0. Wenn Sie jedoch zu den Geschäftsleuten mit ständig ausgebuchtem Terminkalender zählen, steht das Erlernen einer neuen Diagrammsprache sicherlich nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste. Und das wird sich so schnell wohl auch nicht ändern. Lassen Sie mich Ihnen also einen Gefallen tun und die BPMN für Sie herunterbrechen.

Wenn die Begriffe „überfordert“, „frustriert“ oder „prokrastinierend“ auf Ihre Haltung zu BPMN-Fluss-diagrammen zutreffen, dann sind Sie hier genau richtig. Heute stelle ich Ihnen nämlich „BPMN-Diagramme: Tutorial für Dummies“ vor.

Der Mehrwert von BPMN-Diagrammen

Der größte Vorteil bei der Verwendung von BPMN besteht darin, dass es sich um eine standardisierte Diagrammsprache handelt. Ähnlich wie die UML-Diagramme für die Softwaremodellierung standardisiert hat, so hoffen die Schöpfer von BPMN, dass diese grafische Spezifikationssprache dasselbe für die Geschäftsprozessmodellierung tut. Wenn Sie also BPMN lernen, werden Sie Diagramme erstellen und teilen können, die die Stakeholder in Ihrem Unternehmen umgehend verstehen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie in der Lage sein werden, die Diagramme Ihrer Teammitglieder besser nachzuvollziehen.

Das Interesse an BPMN hat in den letzten 10 Jahren erheblich zugenommen. Eine von BPTrends durchgeführte Studie ergab, dass im Jahr 2005 lediglich 20 % aller befragten Unternehmen daran interessiert waren, BPMN Notation einzuführen, während im Jahr 2015 bereits 64 % der Unternehmen Interesse zeigten. Gleichzeitig nahm das Interesse an allen anderen Modellierungssprachen ab. Es steht demnach außer Frage, dass Ihnen das Erlernen von BPMN einen Mehrwert in der Geschäftswelt verschaffen wird, ganz besonders, wenn Sie sich für Prozessmanagement interessieren.

Die grundlegenden Formen in BPMN-Diagrammen

Die BPMN Notation umfasst Dutzende spezifische Formen. Diese lassen sich in einige wenige Hauptgruppen einteilen: Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Konnektoren, Pools und Artefakte.

Events

Jedes BPMN-Diagramm beginnt und endet mit einem Ereignis. Ereignisse können auch in der Mitte eines Prozesses auftreten und ein Symbol beinhalten, dass die Art des Ereignisses darstellt. Weitere Informationen zu Ereignissen finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden.

Aktivitäten

Aktivitäten werden mithilfe von Rechtecken wiedergegeben. Sie sollten immer im Format „Substantiv + Verb“ beschriftet werden, um eine Aktivität darzustellen. Sehen Sie sich unseren Leitfaden an, um mehr zu erfahren.

Gateways

Gateways spalten Prozessflüsse auf und vereinen sie wieder miteinander. Sie werden in Form eines Diamanten dargestellt und können mit Symbolen versehen sein, die die Bedingungen für das Aufspalten und Wiedervereinen der Prozessflüsse genauer beschreiben. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu spezifischen Gateways.

Konnektoren

Konnektoren, auch bekannt als Linien, geben die Fließrichtung von einem Element im BPMN-Diagramm zum nächsten an. Verschiedene Linienstrukturen verdeutlichen den Unterschied zwischen einem Aktivitätenfluss und einem Nachrichtenfluss. Weitere Details können Sie hier einsehen.

Pools

Genau wie bei den Olympischen Spielen werden auch die BPMN-Pools in unterschiedliche Schwimmbahnen bzw. Verantwortungsbereiche unterteilt. Pools und Verantwortungsbereiche werden verwendet, um zu veranschaulichen, welche Gruppen oder Einzelpersonen für einen bestimmten Prozessabschnitt verantwortlich sind. Jedes BPMN-Diagramm muss mindestens einen Pool mit einem Verantwortungsbereich umfassen.

Artefakte

Mithilfe von Artefakten lassen sich einem BPMN-Diagramm zusätzliche Informationen hinzufügen. Dazu zählen Anmerkungen, Gruppen und Datenobjekte, über die Sie in unserem umfangreichen Leitfaden Genaueres nachlesen können.

Das Zeichnen von BPMN-Diagrammen

Bevor Sie mit Ihrem BPMN-Diagramm beginnen, sollten Sie den Umfang des Prozesses definieren, den Sie mithilfe des Diagramms abbilden möchten. Dieser wichtige Schritt entscheidet darüber, wie tief Sie bei Ihrem Diagramm ins Detail gehen müssen. Übergeordnete Diagramme sollten so allgemein wie möglich gehalten werden. Für weitere Details sollten Teilprozesse sowie zusätzliche Dokumentationen genutzt werden.

Wenn Sie den Umfang erst einmal genau festgelegt haben, ist es an der Zeit, ein Dokument in Lucidchart zu öffnen und Ihrer Arbeitsfläche per Drag and Drop Formen hinzuzufügen. Wenn Sie noch kein Konto bei Lucidchart besitzen, haben Sie jetzt die Möglichkeit, kostenlos ein Konto einrichten.

Ihre erste Form sollte ein Startereignis sein. Da Sie wissen, dass Ihr Diagramm mit einem Endereignis abschließen wird, können Sie bereits eines auf Ihre Arbeitsfläche ziehen. Ich habe mich bei meinen für die Farben Grün und Rot entschieden. Selbst wenn Sie keine Farben verwenden, lassen sich das Start- und Endereignis gut anhand der Dicke ihrer Umrandung unterscheiden. Die standardmäßige Notation für Ereignisse sieht eine dünne Umrandung für Startereignisse, eine dicke Umrandung für Endereignisse und eine doppelte, kreisförmige Umrandung für Zwischenereignisse vor.

Fügen wir als Nächstes eine Aktivität hinzu und geben ihr einen Namen im Format „Substantiv + Verb“ (im Englischen „Verb + Substantiv“ wie unten dargestellt).

Jedes BPMN-Diagramm muss über mindestens einen Pool mit einem Verantwortungsbereich verfügen. Ergänzen wir also einen.

Voilà! Schon haben Sie ein vollständiges BPMN-Diagramm. Es ist selbstverständlich noch sehr vereinfacht. Gehen wir deshalb noch etwas mehr ins Detail.

Dieses BPMN-Beispiel ist zwar immer noch recht einfach gehalten, veranschaulicht jedoch einige wichtige Punkte und Funktionen, die Sie bei der Erstellung Ihres eigenen BPMN-Diagramms im Hinterkopf behalten sollten:

• Die Flussrichtung Ihres Diagramms sollte konsistent sein. Wie Sie oben erkennen können, fließt das Diagramm immer von rechts nach links und niemals von oben nach unten, selbst wenn Sie zwischen Pools und Verantwortungsbereichen hin- und herspringen.
• Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Konnektoren niemals überschneiden. Wenn die Flussrichtung Ihres Diagramms konsistent ist, sollte sich dieser Punkt relativ leicht umsetzen lassen.
• Im Bereich „Customer“ (Kundschaft) haben wir ein Gateway verwendet, um abzubilden, was während einer langen Wartezeit im chinesischen Restaurant passiert. Schauen Sie sich an, wie das primäre Szenario auf einer Ebene verläuft, während die Ausnahme oben angehängt wird. Dadurch, dass zuerst das primäre Szenario skizziert wird, bleibt Ihr BPMN Diagramm übersichtlich und einfach zu interpretieren.
• Fügen Sie separate Endereignisse für unterschiedliche Endzustände ein. Für den Pool „Customer“ (Kundschaft) gibt es beispielsweise zwei Endereignisse: Das eine steht für den erfolgreichen Endzustand (chinesisches Essen essen), wohingegen das andere einen erfolglosen Endzustand ausdrückt (lange Wartezeit und kein chinesisches Essen).
• Jeder Pool sollte nur aus einem Prozess bestehen. Dieses BPMN-Diagramm stellt zwei interagierende Prozesse dar. Bei dem einen handelt es sich um den Prozess der Kundschaft und bei dem anderen um den Prozess des Restaurants. Für beide Beteiligte gibt es also jeweils einen eigenen Pool.
• Wenn zwei Pools miteinander interagieren, verwenden Sie gestrichelte Nachrichtenkonnektoren statt durchgehender Sequenzkonnektoren.

BPMN-Tuorial:Expertentipps

BPMN-Experten haben einige Tipps für die professionelle Erstellung von Diagrammen parat.

Erstens: Halten Sie Ihre Diagramme so einfach wie möglich, indem Sie den Umfang eines jeden BPMN genau definieren. Die Erstellung von BPMN-Diagrammen für Teilprozesse und weitere untergeordnete Teilprozesse ermöglicht es Ihnen, weiter ins Detail zu gehen. Diese Teilprozesse lassen sich besonders einfach in Lucidchart gestalten. Entwerfen Sie ein übergeordnetes Diagramm und kreieren Sie dann zusätzliche Tabs, um separate, detailliertere Diagramme zu erarbeiten. Danach können Sie alle Diagramme über Hotspots miteinander verlinken.

Zweitens: Fügen Sie zusätzliche Details über separate Dokumentationen hinzu und sorgen Sie so dafür, dass Ihre Diagramme übersichtlich bleiben. Erläutern Sie Prozessanforderungen zum Beispiel in einem Google Doc und verlinken Sie es dann mit Ihrem Lucidchart Dokument. Dank der Verlinkungen können Sie all Ihre Informationen in einer Quelle miteinander verknüpfen, ohne Ihr Diagramm zu überladen.

Drittens: Wenn Sie Ihr BPMN-Diagramm ausdrucken, sollte es auf eine Seite passen. Lucidchart erleichtert Ihnen diese Aufgabe, da es mit einer Funktion ausgestattet ist, die das Diagramm für den Druck anpasst. Markieren Sie dazu einfach Ihr Diagramm, gehen Sie zu den Seiteneinstellungen, wählen Sie Ihre gewünschte Papiergröße aus und klicken Sie dann auf das Symbol, auf dem „Fit“ (Anpassen) steht. Lucidchart verkleinert oder vergrößert Ihr Diagramm daraufhin so, dass es auf die von Ihnen gewählte Papiergröße passt.

Zu guter Letzt: Achten Sie bei Ihren Diagrammen auf die Versionskontrolle. Wenn Sie einen Prozess abgeschlossen haben, gehen Sie sicher, dass er genau so bleibt, wie Sie ihn gestaltet haben. Lucidchart unterstützt Sie bei der Versionskontrolle, denn Sie entscheiden, wer zum Bearbeiten, Kommentieren und Ansehen von Diagrammen berechtigt ist. Selbst wenn es einmal zu unerwarteten Änderungen kommen sollte, können Sie dank des Versionsverlaufs zu älteren Versionen zurückkehren.

Teilen Sie uns Ihre besten BPMN-Tipps in den Kommentaren mit!