¿Cuál es la diferencia entre un proceso y un procedimiento operativo estándar?
Los procesos y los procedimientos incluyen instrucciones paso a paso que te permiten desempeñar una tarea específica de manera correcta. El proceso suele funcionar en un nivel más elevado mientras que el procedimiento operativo estándar toma los elementos de un proceso de alto nivel y agrega tareas más detalladas y específicas, y flujos de proceso adaptados a los estándares de la compañía o de la industria.
Tal vez solo necesites un proceso si solo precisas que tu audiencia conozca lo que se debe hacer para lograr el resultado deseado.
Por ejemplo, no necesitas un SOP para programar una máquina de percusión porque hay demasiadas variables. No hay sonidos de percusión estándar que debas usar para crear un ritmo. Todo lo que necesitas es un proceso paso a paso que describa cómo seleccionar un sello de tiempo, un tempo, y los sonidos que te conviene usar y cómo componer esos sonidos para que formen un patrón que te guste. Este proceso básico deja que tú despliegues tu propia creatividad.
En un SOP, también describen lo que debe suceder para lograr un resultado. Además, debes incluir pasos más detallados e información sobre quién, dónde y cuándo. Estos son algunos motivos por los que podrías necesitar un SOP:
- Para asegurarte de que se cumplan los estándares de cumplimiento.
- Para maximizar los requisitos de producción.
- Para cerciorarte de que el procedimiento no tenga efectos adversos en el entorno.
- Para garantizar la seguridad.
- Para seguir un cronograma.
- Para evitar fallas de fabricación.
- Para usarlo como capacitación.
Por ejemplo, tal vez debas crear un SOP para las personas que redactan las notas de publicación. El SOP podría incluir:
- La información que debe incluirse (reparaciones de bugs, funciones nuevas, problemas conocidos).
- La información que no debe incluirse (reparaciones o mejoras que no son notorias para el cliente).
- Cuándo debe recopilarse la información (cuántas semanas o días antes de la publicación).
- Quién recopila la información (redactor, gerente de producto, evaluador).
- Qué formato debe emplearse para el resultado (HTML, PDF).
- Cómo funciona el ciclo de revisión (cuándo se enviará el documento para su revisión, quién revisa el documento, cuánto tiempo demora la revisión, cuánto tiempo hay para implementar las ediciones).
- Quién debe aprobar el documento (líderes de equipo, propietarios del producto, gerentes sénior).
¿Cómo se redacta un documento del procedimiento operativo estándar?
Independientemente del tipo de negocio al que te dediques, debes tener documentos de SOP bien definidos que permitan que tus empleados comprendan cómo desempeñar sus tareas de rutina con seguridad, en cumplimiento con las reglamentaciones y de manera uniforme, sin importar quién haga la tarea.
No hay un documento oficial del procedimiento operativo estándar que te enseñe cómo redactar un SOP. No obstante, hay algunos pasos que puedes seguir para organizar tus pensamientos y planificar el curso más eficiente para estandarizar tus procedimientos.
Paso 1: Empieza teniendo presente el final
Define cuál es el resultado final y la meta del SOP que estás redactando. Por ejemplo, si estás redactando un documento que describe los procedimientos para cerrar un restaurante cada noche, la meta es cerrar el edificio hasta que llegue el personal de preparación por la mañana.
Este paso no incluye detalles como limpiar los pisos o activar los sistemas de alarma. Solo quieres identificar lo que logrará el procedimiento.
Todas las organizaciones tienen procesos y procedimientos que se repiten todos los días, todas las semanas y todos los meses. Cuando definas tus metas, pregúntate si se necesita un documento de SOP para esa meta en particular. O, ve si ya se ha creado un SOP para lograr la meta y tal vez solo necesites revisarlo y pensar maneras para mejorarlo.
Pregúntate si hay un motivo específico por el que esta meta debería acompañarse con un documento del procedimiento operativo estándar.
Si sabes lo que quieres que logre tu SOP, es mucho más fácil escribir una guía y definir los detalles.
Paso 2: Elige un formato
Es muy probable que tu compañía tenga documentos de SOP que hayan sido redactados para otros procedimientos en el pasado. Puedes simplemente usar esos documentos como plantillas para las pautas de formato preferidas.
Si no tienes ningún documento para usar como referencia, prueba alguna de estas ideas:
- Un formato simple de pasos: Usa este formato para los procedimientos de rutina que son breves y fáciles de seguir. Además de las pautas de seguridad y otros documentos obligatorios, este tipo de formato es, en general, una lista numerada o con viñetas con oraciones breves y simples que son claras y fáciles de seguir para el lector.
- Un formato de pasos jerárquicos: Si tus procedimientos tienen muchos pasos que implican algunas decisiones, tal vez te convenga usar el formato de pasos jerárquicos. Suele ser una lista con viñetas o numerada de los principales pasos, seguida por un conjunto de pasos secundarios específicos.
- Un formato de diagrama de flujo: Tal vez debas usar un diagrama de flujo para mapear y planificar procedimientos que incluyen muchos posibles resultados. Esta es una buena opción cuando no siempre es posible predecir los resultados.
Lucidchart puede ofrecerte la plantilla perfecta para ayudarte a crear diagramas de flujo, mapas mentales y cualquier otro documento que te permita visualizar cómo se desarrollará tu SOP. Ve nuestros ejemplos que pueden incluirse como parte de un SOP que califique y procese los posibles contactos de ventas.
