Que vous cherchiez à améliorer un flux de travail, à faire du brainstorming pour un projet scolaire ou à garder le contact avec votre équipe lorsque vous télétravaillez, Lucidchart est la solution idéale pour un travail collaboratif à distance efficace.

Nos experts vous font part de leurs sept conseils pour profiter au maximum de la plateforme de travail collaboratif Lucidchart.

1.Comment créer un espace de travail collaboratif virtuel

Transformez vos documents Lucidchart en un espace de partage et de travail collaboratif accueillant des ateliers de brainstorming et de tableau blanc, ou d’autres activités en temps réel avec votre équipe. Il vous suffit de cliquer sur le bouton orange Partager et de renseigner l’adresse e-mail de vos collègues pour leur donner accès.

En ouvrant le document simultanément, vous aurez tous accès au même espace de travail collaboratif à distance que vous pourrez utiliser pour consigner vos idées et coordonner vos efforts.

Pour savoir où travaillent les autres membres de l’équipe, repérez les curseurs collaboratifs portant leur nom. Vous pouvez également cliquer sur les icônes représentant des initiales dans le coin supérieur droit de l’éditeur Lucidchart afin de zoomer automatiquement sur l’emplacement de l’utilisateur concerné.

2. Définir des autorisations pour protéger vos documents et donner aux utilisateurs un accès adapté

Vous souhaitez avoir la garantie que vos collègues peuvent consulter les informations dont ils ont besoin sans effectuer des modifications que vous n’approuvez pas ?

Dans Lucidchart, vous pouvez facilement attribuer des autorisations de modification et d’accès appropriées. Après avoir créé un document, vous pouvez le partager avec d’autres utilisateurs en leur accordant l’un des quatre niveaux d’autorisation suivants : peut modifier et partager, peut modifier, peut commenter, et peut consulter. Vous pouvez définir différents niveaux d’autorisation pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.

En outre, vous pouvez modifier ces autorisations à tout moment. En fonction de l’état d’avancement de votre projet, vous pouvez ajouter ou supprimer des collaborateurs, et modifier leur autorisation d’accès au document afin de leur permettre de participer plus ou moins activement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les projets en plusieurs parties qui nécessitent des collaborateurs différents à chaque phase : elle évitera à votre équipe de s’emmêler les pinceaux.

3. Attribuer des couleurs pour identifier l’auteur de chaque contribution et organiser votre travail

Lorsque plusieurs collaborateurs travaillent simultanément sur le même document, il peut être difficile de suivre les modifications apportées par chacun. Pour organiser efficacement votre document collaboratif, attribuez une couleur spécifique à chaque personne. Demandez simplement à chacune d’entre elles de choisir une couleur (par exemple, Jean en vert, Sarah en rouge, Dominique en violet), puis de s’y tenir pour chaque forme qu’elles ajoutent au document.

Pour ne pas perdre le fil, vous pouvez également créer une petite légende dans Lucidchart afin de suivre la répartition des couleurs au sein de votre équipe !

4. Laisser des commentaires sur les formes pour orienter vos échanges

Les commentaires sont un excellent moyen pour les collaborateurs de communiquer sur les différents éléments d’un diagramme sans en modifier le contenu. Par exemple, si vous souhaitez qu’une forme spécifique affiche un style différent, vous pouvez formuler votre suggestion dans un commentaire et @mentionner le concepteur du document. Cet utilisateur en sera informé et sera dirigé vers l’élément précis que vous avez signalé afin de répondre à votre message.

Nous vous recommandons de marquer les commentaires comme « résolus » lorsque les actions nécessaires ont été prises. Mais rassurez-vous : vous pourrez toujours les consulter et même les rouvrir à tout moment. Vous avez à tout moment accès aux conversations et aux décisions prises dans votre diagramme.

5. Attribuer un statut au document pour que tous les intervenants soient en phase

Les statuts de document permettent de suivre l’évolution d’un document, surtout lorsque plusieurs utilisateurs interviennent à des moments différents. Grâce à la fonctionnalité de statut de Lucidchart, vous pouvez marquer vos documents avec des indications telles que « brouillon », « en attente de révision » et « approuvé » directement sur la page qui leur est dédiée.

Les statuts sont particulièrement utiles si vous devez partager vos documents avec des clients ou des dirigeants. Vous éviterez ainsi de leur présenter par erreur une version inachevée !

6. Utiliser des dossiers partagés ou des dossiers d’équipe pour aider vos collaborateurs à accéder rapidement et facilement à vos documents.

Stockez vos documents dans des dossiers partagés ou des dossiers d’équipe pour permettre à vos collaborateurs de les trouver et d’y accéder facilement.

Les dossiers partagés sont utiles pour la collaboration en petits groupes, tandis que les dossiers d’équipe sont parfaits pour les organisations qui possèdent un compte Entreprise. Ces deux types de dossiers vous permettront de gagner du temps et de l’argent en simplifiant votre gestion. En effet, il suffit d’ajouter un document à un dossier pour que les autorisations de partage de ce dernier lui soient attribuées.

7. Communiquer des URL de publication aux membres de l’équipe qui n’ont pas Lucidchart

Vous avez besoin de partager votre document avec quelqu’un qui n’a pas de compte Lucidchart ? Nous avons tout prévu ! Au-delà de ses fonctions de collaboration et de partage, Lucidchart vous permet de publier votre document sur une page exclusive qui sera constamment mise à jour pour refléter les modifications apportées. Vous pouvez même publier une section spécifique de votre diagramme si vous souhaitez que vos destinataires n’en voient qu’une partie.

Vous savez désormais comment créer un espace de travail collaboratif et pouvez passer à la vitesse supérieure. En appliquant ces sept conseils pratiques, vous avez toutes les cartes en main pour devenir un expert en travail collaboratif à distance sur Lucidchart.

What’s more, you can modify your document’s permissions at any time. Based on the stage of your project, you can add or remove collaborators from the document and change the permission level of a collaborator to increase or decrease their document capabilities. This functionality is particularly useful for multi-part projects that require different collaborators at each stage.

3. Create a diagram key to add clarity to your document

Diagram keys allow you to add a legend for what specific shapes and colors mean in your diagram, giving collaborators clarity and context when they join your document. 

To add a diagram key, select the diagram key shape from the standard shape library and drag it onto the canvas. From there you can customize your key with different shapes, colors, and text.

 

4. Leave shape-specific comments to focus your conversations

Comments are a great way for collaborators to communicate about the specific components of a diagram without affecting the diagram’s contents. For example, if you would like to recommend a stylistic modification to a specific shape, you can make the suggestion in a comment and @mention the doc owner. Doing so will notify the other person, who will be able to navigate to the specific diagram component that you have flagged and reply to your comment.

We recommend marking comments as “resolved” if the necessary actions have been taken, but don’t fret—you can look at resolved comments and even reopen them at any time. You will always have access to the conversations and decisions made in the diagram. 

5. Record and embed a video that provides context for asynchronous collaborators

Using our Loom and CloudApp integrations, you can make, embed, and play video recordings in your Lucidchart documents to ensure your message, tone, and direction is captured accurately for collaborators—especially those working asynchronously.

Quickly record videos of your screen and camera by clicking the camera icon in the top-right corner of your canvas.

6. Assign document status to keep everyone on the same page

Document statuses keep track of the progress of a document, especially if multiple people are working on it at different times. With document status in Lucidchart, you can easily assign statuses such as “draft,” “pending review,” and “complete” directly to documents on the documents page.  

Statuses are particularly useful if you are going to be sharing your documents with clients or executives—you don’t want to show them an unfinished version by mistake! 

7. Use team folders to help your team access your documents quickly and easily

Make it super easy for collaborators to find and access documents by storing documents in shared folders or team folders! 

Shared folders are helpful for small-group collaboration, while team folders are great for businesses that have Enterprise accounts. Both will save you time and organization costs, as when you add a document to a folder or drive, it will inherit the folder or drive's sharing permissions.

Bonus tip: If you’re really want to uplevel your team resources, try setting up Team Spaces within Lucid. A space serves as a vitual home base for your team to come back to for shared resources, launching work, and more.

8. Share published URLs with team members who don’t have Lucidchart

Need to share your document with someone that doesn’t have a Lucidchart account? No problem! Beyond its collaboration and sharing features, Lucidchart allows you to publish your document to a unique URL that will be constantly updated with changes to the document. You can even publish a specific section of your diagram if you only want your audience to see a portion of it. 

What are you waiting for? With these seven collaboration tips under your belt, you are equipped to be a Lucidchart collaboration champion.